Administración de Empresas: El Proceso Administrativo

Las empresas emplean una serie de factores productivos para obtener un producto final, pero debe existir una función que los combine e integre a las demás funciones para que se asegure del buen funcionamiento de la empresa. La función de la administración de empresas es un proceso que tratará de combinar de la forma más eficiente posible los recursos humanos y materiales de la empresa para conseguir los objetivos establecidos, sin perder de vista el entorno, siempre cambiante. Los administradores deben ser eficaces y eficientes.

Las actividades realizadas por los administradores son diversas, aunque suelen destacar cuatro tareas fundamentales que todos los directivos realizan en su quehacer diario, y que constituyen el proceso de administración de la empresa:

Planificación

Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo, así como diseñar las acciones a seguir para conseguirlos.

Organización

Establecer una estructura empresarial que permita desempeñar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos planteados. Esto implica establecer relaciones entre las partes de la empresa y las personas que trabajan en ella.

Gestión o Dirección

Consiste en guiar las acciones de las personas para lograr el mayor rendimiento posible y alcanzar los objetivos. Para el desempeño de esta función, el directivo debe ejercer liderazgo y motivar a las personas de la empresa, de forma que se impliquen en la actividad.

Control

Evaluar el grado de consecución de los planes, o sea, medir los resultados obtenidos por los planes y compararlos con los resultados esperados o establecidos en los mismos y, si se necesita, emprender las medidas necesarias para corregir las desviaciones producidas.

Toma de Decisiones en la Empresa

Dentro de las funciones que cumple el directivo de una empresa, existe una actividad de vital importancia que realiza de forma constante y es la toma de decisiones. Esto consiste en elegir una alternativa o método de acción entre varias alternativas posibles, transformar una información en acción. No todas las decisiones que se toman tienen la misma importancia. A diario se presentan decisiones sobre cuestiones rutinarias, que pueden resolverse de la manera habitual, rutinaria, por intuición y experiencia. Pero en ocasiones, los directivos deben tomar decisiones estratégicas, que son de vital importancia para el desarrollo de la empresa y el logro de los objetivos. Con estas decisiones depende el éxito o fracaso de la empresa, por lo que para tomarlas debe seguirse un proceso meditado y racional.

Etapas de la Toma de Decisiones:

1. Determinar la necesidad de una decisión, es decir, identificar el problema que se está presentando y establecer los objetivos que se persiguen.
2. Recabar información acerca de la toma de decisión y elaborar previsiones de lo que puede suceder.
3. Establecer las posibles alternativas que pueden adoptarse.
4. Evaluar las posibles alternativas, teniendo en cuenta el tiempo y recursos necesarios, así como el entorno interno y externo de la empresa.
5. Seleccionar una alternativa de las opciones estudiadas.
6. Ejecución: poner en práctica la alternativa seleccionada es casi tan importante como la decisión en sí misma. Hay que informar a todo el personal y contar con su apoyo para que la implantación se lleve a cabo de forma correcta.
7. Control: evaluar los resultados de la decisión de forma periódica y compararlos con los objetivos para, en caso de desviación, tomar las medidas correctoras necesarias.

Planificación y Control

La función de planificación y control están muy ligadas. La función de planificación establece unos objetivos, y la finalidad del control consiste en detectar desviaciones con respecto a los objetivos previstos, con la intención de corregirlas antes de que se produzcan consecuencias negativas.

Planificación

Es la primera función que el directivo de una empresa debe realizar, ya que supone el paso previo al resto de actuaciones. Planificar es marcar los objetivos de la empresa global y sus distintas unidades, fijar las estrategias que se van a seguir para conseguirlos, establecer las políticas de la empresa y los criterios de decisión, todo siempre encaminado a la consecución de los fines o metas de la empresa. Con la planificación se consigue disminuir la incertidumbre que un entorno cambiante produce, mejorando la respuesta de la empresa ante imprevistos surgidos, minimizando los costes de peligros que puedan acontecer y asegurando el aprovechamiento de oportunidades que puedan surgir en los mercados. Además, permite mejorar la eficiencia, aprovechar mejor la capacidad productiva de la empresa, facilita la comunicación interna de sus miembros y facilita el control de resultados que la empresa obtiene en relación a los objetivos establecidos.

Etapas de la planificación:

1. Evaluar la situación inicial. Es decir, evaluar las capacidades de la empresa, sus fortalezas y debilidades, para poder establecer hasta dónde puede llegar.
2. Fijar los objetivos. Se fijan objetivos a todos los niveles, desde los más generales de los niveles superiores hasta los niveles inferiores más específicos, así como establecer plazos en los que se pretende alcanzar dichos objetivos.
3. Prever condiciones futuras. Se debe realizar un pronóstico acerca de cómo va a cambiar el entorno en el que actúa la empresa: aspectos económicos, políticos, etc.
4. Establecer la estrategia a seguir. En esta fase se determinará la forma de alcanzar los objetivos planteados, es decir, la estrategia. Para ello, en primer lugar se deben determinar todas las alternativas de acción posibles, en segundo lugar habrá que evaluar dichas líneas de acción con criterios como la rentabilidad, el riesgo, etc. Finalmente, habrá que seleccionar la alternativa más adecuada.
5. Asignar recursos y elaborar presupuesto. Una vez elaborados los planes, hay que dotarlos de recursos humanos, materiales y financieros. La traducción monetaria de estos recursos es lo que se denomina presupuesto.
6. Implantar el plan. Se asignan las tareas a realizar a las personas, las cuales las realizarán.
7. Control. Comprobar si las actividades propuestas en los planes se están realizando, si se está en el camino de la consecución de los objetivos planteados, y tomar medidas para corregir cualquier desviación.

Niveles de Planificación:

• Planificación estratégica. Se establecen los objetivos generales de la empresa, así como las estrategias a seguir para lograrlos y la asignación de los recursos necesarios. Abarca un período largo de tiempo, usualmente varios años. Es realizada por la alta dirección de la empresa, donde se planifican los aspectos más generales de la misma, y que implica a todas las áreas.
• Planificación táctica. Su ámbito es menor, se establecen objetivos derivados de los estratégicos, más específicos. El plazo es más reducido, haciendo referencia al medio y corto plazo. Es una planificación más específica, ya que los objetivos son más detallados, concretos y evaluables.

Los planes también pueden distinguirse por el área funcional en la que se realizan. La planificación de la empresa debe estar coordinada, así, los planes de distintos niveles deben estar coordinados entre sí, como también los planes elaborados por las distintas áreas funcionales de la empresa.

Elementos de un Plan:

• Objetivos. Son los fines o metas que la empresa debe alcanzar. Deben ser comprensibles, alcanzables, medibles y aceptables por aquellas personas que deben cumplirlos. Suele haber varios, y a veces pueden resultar contradictorios, debiendo establecerse la repercusión de cada uno y sus prioridades.
• Estrategia. Son las líneas de actuación para alcanzar los objetivos y asignar los recursos necesarios.
• Políticas. Guías para la toma de decisiones y actuaciones. Deben ser coherentes con los objetivos marcados.
• Procedimientos. Pautas o secuencias de pasos que indican cómo actuar en determinadas ocasiones.
• Reglas. Normas específicas que se han de cumplir obligatoriamente y no están sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Indican cómo se deben hacer las cosas en situaciones muy concretas.
• Presupuestos. Expresión numérica de los recursos necesarios para alcanzar los resultados esperados. Normalmente se expresan en unidades monetarias.

Control

Consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales como en los objetivos más concretos, y en caso necesario, adoptar las medidas correctoras oportunas.

Fases del Proceso de Control:

1. Marcar estándares: establecer medidas o parámetros que se consideren normales y se pretenden conseguir.
2. Medir la actividad: analizar lo que se ha obtenido realmente, compararlo con los estándares marcados y determinar las desviaciones producidas.
3. Corregir desviaciones: analizar y determinar los motivos que han originado las desviaciones. Hay que tratar de resolver la desviación aprovechando la información obtenida en el control y realizando un planteamiento distinto.

Tipos de Control:

El proceso de control puede ser realizado por personas integrantes de la propia empresa, entonces es un control interno. Pero cuando lo realizan personas ajenas a la organización, es un control externo. Este último es más objetivo, ya que las personas que lo realizan no están directamente implicadas en la empresa. En función del momento en el que se realice, el control puede ser:

• Control preventivo: se hace antes de realizar la actividad. Consiste en prever qué puede salir mal en el desarrollo del plan y corregirlo antes de que ocurra. Es el más deseado, pero requiere mucha información y es difícil de realizar.
• Control concurrente: se realiza durante el desarrollo de la actividad.
• Control correctivo: llamado control tardío. Consiste en realizar el control cuando ya ha terminado la actividad, por tanto, el daño ya está hecho.

Técnicas de Control:

• Observación: consiste en comprobar personalmente el desarrollo del plan.
• Auditoría: verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como a la rentabilidad de los recursos, o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla. Puede ser interna, se realiza por personal propio de la empresa, o externa, es llevada a cabo por profesionales ajenos a la misma. Según el ámbito en el que se quiera aplicar se distingue: auditoría de cuentas (analiza los estados financieros), auditoría operativa (analiza la estructura global de la empresa) y ecoauditoría (controla el impacto medioambiental de la empresa).
• Control del presupuesto: controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla (costes de operaciones e ingresos por ventas).
• Técnicas analíticas y gráficas: uso de herramientas estadísticas, análisis matemático y gráfico (punto muerto, ratios, etc.).

Liderazgo: Concepto y Modelos

El liderazgo se entiende como la capacidad que posee una persona para ejercer influencia sobre otras con el fin de encaminar sus esfuerzos para la consecución de sus objetivos. Hay que destacar algunos aspectos del liderazgo:

• No es exclusivo de las empresas, está en todos los ámbitos sociales.
• Puede ser formal, cuando viene dado por el cargo que ocupa esa persona, o informal, el que ejercen personas que poseen ciertas características personales que hacen que se les siga. Lo ideal en la empresa es que ambas figuras coincidan.
• El liderazgo tiene una misión, que es contribuir al logro de unos objetivos.
• Está relacionado con el poder (capacidad para que los demás hagan lo que uno desea) y la autoridad (poder legítimo).

Modelos de Liderazgo o Estilos de Dirección

Existen tres estilos de dirección o de liderazgo, aunque no se suele adoptar un estilo puro de liderazgo, sino que depende del momento y la situación:

1. Estilo de dirección autocrático o autoritario. El directivo concentra toda la autoridad y no delega. La comunicación es básicamente descendente, limitándose a transmitir órdenes. Las tareas y objetivos están estrictamente determinados.
2. Estilo de dirección democrático o participativo. El líder permite que los empleados se involucren y participen en la toma de decisiones. Son escuchados y asumen mayores responsabilidades en las tareas, aunque el líder tiene la última palabra.
3. Estilo de dirección laissez-faire (“dejar hacer”). El líder delega totalmente; los empleados dirigen y toman sus propias decisiones y el papel del director es secundario.

La Teoría X y la Teoría Y de McGregor

McGregor mantiene que hay dos formas fundamentales de dirigir a las personas, en función de la visión que el líder tiene de sus empleados:

• Según la teoría X (estilo de dirección autocrático), la mayoría de las personas sienten aversión por el trabajo, y tienen que ser forzadas a conseguir los objetivos de la empresa bajo amenaza de castigo. Prefieren ser dirigidos para evitar la responsabilidad y buscan seguridad en el trabajo. El directivo no delega autoridad en sus empleados, la concentra toda él mismo. Este estilo suele tener peores resultados.
• Según la teoría Y (estilo de dirección participativo), el esfuerzo en el trabajo es algo natural, las personas tienen autocontrol y habilidades creativas e imaginativas para la resolución de problemas. Los empleados buscan responsabilidad, y su implicación en la consecución de los objetivos depende de la recompensa por su logro. Por eso, el directivo delega parte de la autoridad en sus empleados, que asumen responsabilidades y participan en la toma de decisiones. Es un estilo más motivador.

Las dos teorías suponen posiciones extremas, pero los modelos de dirección suelen situarse en posiciones intermedias. No obstante, hoy día los modelos de dirección más utilizados se acercan a la teoría Y.

La Parrilla de Comportamiento

Según esta teoría, el líder tiene dos dimensiones: interés por las personas e interés por las tareas. Los más destacados son:

1. Liderazgo de club social: el líder muestra alto interés por las personas y bajo por las tareas. Se preocupa porque haya buen ambiente de trabajo, aunque sacrifique los objetivos empresariales.
2. Liderazgo de tarea: el líder muestra bajo interés por las personas y alto por las tareas. Pretende alcanzar los objetivos a toda costa, sin importar las necesidades de los empleados. Es un estilo autocrático.
3. Liderazgo en equipo: el líder muestra alto interés por las personas y las tareas. Combina la consecución de objetivos con el bienestar de los empleados. Es un estilo democrático.
4. Liderazgo empobrecido: el líder muestra bajo interés por las personas y las tareas. Tiene falta de interés por su trabajo.
5. Liderazgo de punto medio: el líder muestra interés medio por las personas y las tareas. Logra un equilibrio en el que no se compromete en ningún aspecto.

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