Administración por Objetivos (APO)

Planificación

Visión

Qué es lo que los niveles superiores desean para la organización en el largo plazo.

Misión

Qué quiere lograr la organización en el contexto en el que actúa.

Objetivos

Dependen del entorno y el contexto interno de la organización. Estos están guiados por la visión y la misión, y no pueden contradecirlas. Deben ser enunciados por 4 componentes:

• Atributo: Es un verbo en infinitivo que le da orientación.
• Horizonte del tiempo: Plazo en el cual se intentará cumplir con el objetivo.
• Unidad de medida: Establece el criterio de medición.
• Cantidad: Cuánto de la unidad de medida se busca alcanzar.

Fijación de medidas

Se cuantifican los objetivos.

Análisis de la organización y su contexto

Se analiza la relación entre ambos y el impacto que el contexto pueda tener sobre la empresa.

Selección de alternativas

Se elige una entre varias opciones, la que permite alcanzar una mejor medida de los objetivos.

Implementación

Se llevan a la práctica las acciones planificadas.

Control

Se evalúan los resultados de lo ejecutado para determinar si se cumplió o no lo planeado.

¿Qué es la Administración por Objetivos (APO)?

Es un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigida crecientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos. En este enfoque se estimula la autoevaluación y el autodesarrollo, y el centro de atención se encuentra en los subordinados.

Proceso de la APO

El proceso de la APO consta de 4 etapas:

1. Establecimiento de los objetivos

El director general determina los objetivos y las metas para un determinado período (meses, años), dependiendo de lo que resulte más apropiado para cada circunstancia.

2. Clasificación de los roles organizacionales

Muchas veces se pasa por alto la relación entre los resultados esperados y la responsabilidad para alcanzarlos. La responsabilidad de cada objetivo debe ser asignada a una persona en particular.

3. Establecimiento de los objetivos de los subordinados

Una vez que los gerentes conocen los objetivos, comienzan a trabajar con los subordinados para fijar los suyos. Les preguntan qué metas pueden cumplir, en qué tiempo y con qué recursos. Esto no significa que los subordinados puedan hacer lo que quieran, sino que los superiores deben escuchar.

4. Reciclaje de objetivos

Los directivos establecieron en la etapa 1 objetivos a sus subordinados, pero generalmente los cambian al examinar las aportaciones de estos. Esto se debe a que la fijación de objetivos no es solo un proceso conjunto, sino también recíproco.

Ventajas y Desventajas de la APO

Ventajas

• Mejor administración: Obliga a los administradores a reflexionar sobre la planificación para obtener resultados, en vez de limitarse a planear objetivos. Para que sea realista, los administradores piensan en la forma en que alcanzarán los resultados, la organización y el personal que necesitan.
• Clarificación de la administración: Obliga a los administradores a definir los roles y las estructuras organizacionales. En lo posible, los puestos de trabajo se deben crear a partir de los resultados fundamentales que se esperan de las personas que los ocupan.
• Compromiso personal: Estimula al personal a comprometerse con sus metas. Ya no se limita solamente a hacer su trabajo, seguir instrucciones y esperar orientación; ahora son individuos que están claramente participando de sus objetivos.
• Desarrollo de control: La APO ayuda a desarrollar controles mucho más eficaces. Implica medir resultados y llevar a cabo acciones para corregir complicaciones de los planes con el fin de asegurar que se cumplen los objetivos.

Desventajas

• Complejidad de implementación: Por sencilla que pueda parecer la APO, los administradores que la pongan en práctica deben comprender y saber mucho sobre su aplicación. A su vez, deben explicar a sus subordinados qué es, cómo funciona, por qué se hace, qué papel desempeñan y, sobre todo, cómo se benefician los que participan de ella.
• Dificultad para establecer objetivos: Las metas realmente verificables son difíciles de establecer, más si se quiere que posean un grado de flexibilidad. Se requiere más análisis para establecer objetivos factibles y que se puedan verificar.
• Deficiencia en la previsión de normas: La APO no puede operar si a quienes deben establecer los objetivos no se les da a conocer las normas de la organización y cómo encaja su actividad en ellas. Los administradores necesitan criterios de planeación.
• Peligro de inflexibilidad: Consecuencia de que los administradores duden de cada cosa, los objetivos dejan de tener significado con el paso del tiempo. Suele ocurrir que la organización se esfuerza para alcanzar objetivos que ya no tienen sentido debido a que no se ha producido una revisión de esos objetivos.

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