Cuando se analizan y diseñan SI hay 3 puntos fundamentales de las organizaciones a considerar

• El concepto de la organización como Sistema.
• Los diversos niveles de administración.
  
• La cultura organizacional general.

Las Organizaciones como Sistemas

• Sistemas diseñados para cumplir metas y objetivos predeterminados con la intervención de la gente y otros recursos de que disponen.
• Las organizaciones se componen de sistemas más pequeños e interrelacionados que se encargan de funciones especializadas.
• Entre las funciones comunes están:

Contabilidad, Marketing, Producción, Finanzas, Administración.

• a organización como un todo, con el fin de averiguar adecuadamente los requerimientos de información y de diseñar sistemas de información apropiados
• Todos los sistemas se componen de subsistemas; por lo tanto, al estudiar una organización también examinamos cómo influyen los sistemas más pequeños y cómo funcionan.

Interrelación e Interdependencia de los Sistemas

• Un sistema abierto permite el paso libre de recursos (personas, información y materiales) a través de sus fronteras.
• Los sistemas cerrados no permiten el libre flujo de entrada o salida
• Todos los sistemas procesan información proveniente de sus entornos.
• Por naturaleza, los procesos cambian o transforman esa información entrante en información de salida
• La retroalimentación constituye un mecanismo de control del sistema.
• Como sistemas, todas las organizaciones utilizan la planeación y el control de administrar con eficacia sus recursos.
• El sistema ideal es aquel que se corrige y regula por sí mismo de tal manera que no es necesario tomar decisiones sobre situaciones comunes.
• El entorno de la comunidad en la cual se localiza físicamente la organización, conformado por el tamaño de su población y su perfil demográfico, el cual incluye factores como la educación y el ingreso promedio;
• El entorno económico, influido por factores de mercado, como la competencia, y
• El entorno político, controlado por los gobiernos estatales y locales.

Organizaciones virtuales y Equipos virtuales

Entre los beneficios potenciales para las organizaciones virtuales se encuentran:

• Posibilidad de reducir costos derivados de instalaciones físicas.
• Respuesta más rápida a las necesidades de sus clientes.
• Contribuir a que sus empleados virtuales satisfagan sus compromisos familiares con sus hijos o sus padres ancianos.

Adopción de una perspectiva de sistemas

• Adoptar una perspectiva de sistemas da a los analistas la oportunidad de poder clasificar y así comprender los diversos aspectos con los que se tendrán que enfrentar.
• Es de gran importancia que los que son pertenecientes a los subsistemas se den cuenta que su trabajo esta interrelacionado. Ninguno de ellos puede alcanzar su meta sin el otro.

Planeación de Recursos Empresariales: La Organización como Sistema

• Sistemas de información organizacional (empresarial) integrados, desarrollados mediante software comercial personalizado, que ayudan al flujo de información entre las áreas funcionales de la organización.
• Permiten obtener una vista de los sistemas de la organización.
• Implementar este sistema puede ser desgastante ya que es difícil de analizar un sistema en uso y luego ajustar el modelo ERP a dicho sistema.
• Esta labor de rediseñar tiene el nombre de reingeniería de los procesos de negocios

Sistemas y el Diagrama de Flujo de Datos de Contexto

• Uno de los primeros modelos que se utilizan para la realización de gráficas, es el Diagrama de Flujo de Datos de contexto o también conocido como modelo del entorno.
• Los DFD se enfocan en el flujo de datos que entran y salen del sistema y en el procesamiento de datos.
• Los componentes básicos de cada programa de cómputo se pueden describir en detalle y utilizar para analizar la precisión y plenitud del sistema.

• Un rectángulo con esquinas redondeadas Representa un proceso de una acción realizada en un sistema, en pocas palabras define la ejecución de alguna acción o grupo de acciones en un sistema. Los procesos transforman los datos entrantes en información de salida, y el nivel de contexto sólo tiene un proceso, que representa el sistema completo.
• Un cuadrado con dos bordes sombreados: Representa la entidad externa la entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información del sistema pero que no forma parte del mismo, La entidad podría ser una persona, un grupo de personas, un puesto o departamento de una corporación, u otros sistemas.
• Una flecha Representa un flujo de datos. Muestra la información remitida a otras entidades del sistema indicando quien recibe la información ordenando los entes que gestionan el funcionamiento del sistema.

Sistemas y el Modelo Entidad- – Relación

• Los elementos que conforman un sistema organizacional se puedendenominar entidades.
• Una relación es la asociación que describe la interacción entre las entidades.
• Los diagramas entidad-relación ayudan a que el analista de sistemas comprenda las entidades y relaciones que integran el sistema organizacional.

• Los cuatro tipos diferentes de relaciones en los diagramas E-R son:

  
  Relación uno a uno Relación uno a muchos Relación muchos a uno Relación muchos a muchos
• los diagramas entidad-relación se utilizan para modelar archivos o la base de datos. Para bosquejar algunos diagramas E- – R básicos, el analista necesita:
  

1. Enumerar las entidades de la organización para comprenderla mejor

2. Seleccionar entidades clave para reducir el alcance del problema a una dimensión manejable y que tenga sentido

3. Identificar cuál debe ser la entidad principal

4. Confirmar los resultados de los pasos 1 al 3 a través de otros métodos de recopilación de datos

Niveles de Administración

En las organizaciones la administración se divide en tres amplios niveles horizontales

Control de operaciones,

Planeación y control administrativo,

Administración estratégica

Cada nivel implica sus propias responsabilidades y todos se enfocan, a su manera, en conseguir las metas y objetivos de la organización.

El control de operaciones conforma la última capa de la administración de tres niveles

• Los gerentes de operaciones toman decisiones aplicando reglas predeterminadas que producen resultados predecibles cuando se implementan de manera adecuada. Asimismo, supervisan los detalles de las operaciones de la organización.
• Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones cuyo trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de toma de decisiones.

Planeación y control administrativo

Los gerentes de nivel medio toman decisiones de planeación y control a corto plazo respecto a cómo asignar, de la mejor manera, los recursos para cumplir los objetivos de la organización. La administración media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones.

Administración estratégica

La administración estratégica es el tercer nivel del control de administración de tres niveles. Los gerentes estratégicos voltean hacia fuera de la organización para visualizar el futuro. Dependen de información proveniente de fuentes externas que proporcionan noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de la competencia. Los administradores estratégicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto.

Implicaciones para el desarrollo de Sistemas de Información

El horizonte de tiempo para la toma de decisiones es diferente en cada nivel. Los administradores de operaciones necesitan:

• Información interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva.
• Información que captura el desempeño actual y son grandes usuarios de recursos de información en línea de tiempo real.
• Información sobre el desempeño pasado y la información periódica es solamente moderada.
• Ellos tienen poco uso para información externa que les permita proyecciones futuras o creación de escenarios «qué pasa si».

En el siguiente nivel de administración, la administración media, que tanto planea como controla, se necesita:

• Información de corto y largo plazo.
• Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de información en tiempo real.
• Para poder controlar adecuadamente también necesitan información actual del desempeño medido en comparación a estándares.
• Información interna e histórica, para predecir eventos futuros y simular escenarios posibles.

Los administradores estratégicos difieren, en buena medida, de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de información.

• Información de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten.
• Gran necesidad de información de naturaleza predictiva e información que les permita la creación de muchos escenarios «qué pasa si».
• Grandes necesidades de información reportada periódicamente cuando buscan adaptarse a cambios rápidos.

Los planeadores estratégicos necesitan:

• Información general resumida, en vez de los datos altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel.
• La información para los planeadores estratégicos puede ser más antigua y estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan información precisa y actual.
• Por último, el planeador estratégico necesita información cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la información cuantitativa de fuentes internas requerida por la administración de operaciones.

Cultura Organizacional

• Determinan la manera en cómo los usuarios o la gente utilizan la información y los sistemas de información.
• Las subculturas coexisten dentro de las culturas «oficiales» de la organización.
• Es más útil considerar los factores determinantes de las subculturas, como los simbolismos verbales y no verbales compartidos.
• Los simbolismos verbales incluyen el lenguaje compartido para construir, transmitir y preservar los mitos, metáforas, visiones y estados de ánimo de las subculturas.

Los empresarios sugieren proyectos de sistemas por dos tipos de razones:

1. Porque experimentan problemas que se prestan por sí solos a soluciones de sistemas

2. Porque reconocen oportunidades para mejorar mediante la actualización o modificación de los sistemas existentes, o la instalación de sistemas nuevos.

Problemas en la organización

• Situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o dejaron de cumplirse en algún punto.
• No se están cumpliendo las medidas de rendimiento.
• Incluyen errores excesivos y un trabajo que se desempeña con mucha lentitud, en forma incompleta, incorrecta o que simplemente no se lleva a cabo.

Síntomas de problemas:

• Las personas no cumplen con los objetivos de rendimiento de referencia.
• Cambios en el comportamiento de los empleados: Ausentismos, Inconformidad, Alta rotación.

Retroalimentación:

• Quejas o sugerencias de los clientes, distribuidores o proveedores.
• Pérdida de ventas o reducción en las mismas.

Definición del Problema

• El analista primero define los problemas y objetivos en el sistema.
• La definición del problema contiene una declaración del mismo, sintetizada en uno o dos párrafos.
• Pueden ser muy específicos o se pueden redactar mediante una declaración general.
• Contiene los requerimientos, las cosas que se deben lograr, junto con posibles soluciones y las restricciones que limitan el desarrollo del sistema.
• La definición del problema se produce después de terminar con las entrevistas, las observaciones y el análisis de los documentos del usuario.
• Los usuarios son quienes pueden identificar mejor los objetivos más críticos.
• Se debe presenciar el problema, para confirmar los hallazgos.
• Pedir a los usuarios que asignen una ponderación para cada cuestión u objetivo

Etiquetas: Administración sus funciones, Computación para gerentes, Ejemplo de toma de decisiones, Gerentes de nivel básico, La administración y sus fines, Que es administración y sus funciones, Sus funciones de la administración