1) Escribe 2 formas de evaluar el cierre de proyectos:

Evaluación sumatoria: solo se hace una al finalizar el proyecto.

Evaluación formativa: si el ciclo de vida del proyecto es más largo se puede hacer semestral y una final.

2) Cuales son las 3 razones para terminar un proyecto:

Haber alcanzado el objetivo del proyecto.: Cuando se han cumplido con todas las fases del proyecto  Tiene por objetivo último haber cumplido con lo determinado anteriormente.

Por incumplimientos: No cumpliste por negligencia profesional. Porque tu proveedor no te surtíó materias básicas para tu proyecto.. Múltiples razones.

Es más conveniente parar que continuar: Algunas veces cuando los proyectos no alcanzan condiciones de cambio en un mercado, pueden declinar a las prioridades.

3)Que son retrospectivas y su proceso

Es una metodología que analiza el trabajo que se ha realizado en el proyecto y lo que no se ha hecho. Representar un análisis llevado a cabo durante y poco después del ciclo de vida del proyecto; Intentan capturar el aprendizaje de proyectos positivos y negativos.

1. Plan de proyecto  2. Retro gate 1 3. Retro gate 2 4. End retro gate 5. Retrospectives library

4.Porque los que trabajan en estructura matricial y de proyectos tienen más estrés que los otros?

Estructuras organizacionales:

Estructura Funcional: la ventaja de esta estructura organizacional es que no hay duplicidad de actividades y tienen una excelencia funcional. Y sus desventajas es que tienen aislamiento, el tiempo de respuesta es lento, y tiene una falta de enfoque en el cliente.

Estructura por proyectos: tienen un buen control sobre los recursos y una capacidad de respuesta a los clientes, la desventaja es que tiene una baja rentabilidad y un bajo nivel de trasferencia de conocimientos entre los proyectos.

Estructura matricial: utilización efectiva de los recursos una experiencia funcional disponible para todos los proyectos, un incremento de transferencia del aprendizaje y conocimiento. Tienen una mejora de comunicación y un buen enfoque en el cliente.

Su desventaja aquí es que tienen una necesidad de equilibrio de poder y relaciones duales para los informes.  Las personas temporalmente asignadas a organizaciones matriciales se sienten más frustradas por la ambigüedad de la autoridad que los miembros permanentes de las organizaciones funcionales.

5)  Importancia del director del proyecto y habilidades:

Los directores del proyecto son los más importantes ya que ellos son los encargados coordinar a los trabajadores del equipo para poder de cumplir el objetivo del proyecto.  Su papel es el de planear, organizar y controlar cada paso del proyecto.

Las habilidades que debe de tener un PM son

Tener liderazgo y saber guiar a las personas, resolver los conflictos con habilidades de comunicación, tener habilidades interpersonales.

Responsabilidades de un PM?

Producir el elemento final con los recursos disponibles y dentro de las limitaciones de tiempo, costo y rendimiento / tecnología.

Asegúresé de que la documentación esté completa, incluida una evaluación final de los resultados del proyecto y la preparación del informe final del proyecto.

Notifique al cliente sobre la finalización del proyecto y asegúresé de que la entrega se cumpla

6)Métodos de entrenamiento de administrador del proyecto:

7) KPI:

Son indicadores de control que tienen como objetivo el medir que tan bien una organización o un individuo realiza una actividad operacional o estratégica que es crítica para el éxito actual de una organización. Una métrica de KPI es solo «clave» cuando puede crear o interrumpir el proyecto, se puede medir, cuantificar, ajustar y controlar.

LOS KPI permiten una ,mejor toma de decisiones, mejor rendimiento en el proyecto, ayuda a identificar las áreas problemáticas del proyecto y mejora las relaciones cliente-contratista.

Sus características son:

Predictivos

Medibles

Accionables

Relevantes

Automatizados

Pocos en número

Algunos KPI’s son:

BCWS:  Costo presupuestado del trabajo programado ACWP: Costo real del trabajo realizado BCWP: Costo presupuestado del trabajo realizado. (Valor ganado) AV: Varianza contable SV: Varianza programada CV: Variación de costo

8) Cuales son las etapas de control de proyectos:

Establecer estándares de rendimiento:  Los estándares de rendimientos son derivados de los requisitos del usuario, el plan del proyecto y la declaración de trabajo y  se definen y expresan en términos de especificaciones técnicas, costos presupuestados, cronogramas y requisitos de recursos.

Comparando rendimiento real con los estándares : En esta etapa es muy importante fijarse en los horarios, los presupuestos para compararlos con los gastos actuales y el trabajo realizado. Por lo tanto El tiempo y el costo del trabajo restante se estiman y se usan para pronosticar la fecha y el costo anticipado del proyecto terminado.

Tomar medidas correctivas si es necesario: en esta etapa pueden surgir problemas en el proyecto o se puede ir de forma correcta con las fechas ya establecidas, es importante tener un buen control en esta parte ya que de no ser así se alteraría el proyecto y se volvería deficiente causando así modificaciones en el transcurso del tiempo.

9) Menciona dos tipos de control básico:

CONTROL INTERNO: TODO LO QUE TIENE QUE VER CON RECURSOS HUMANOS, ETC. Los sistemas y procedimientos del contratista para supervisar el trabajo y tomar medidas correctivas.

CONTROL EXTERNO: Procedimientos y estándares adicionales impuestos por el cliente, que incluyen asumir funciones de coordinación y administración del proyecto.

10)Proceso de control de proyectos:

Para empezar tenemos que establecer un plan inicial y ver el presupuesto, después es iniciar el proyecto. Y durante cada periodo de informes recabar datos sobre el desempeño real e incorporar cambios en el plan de proyectos (alcance, programa y presupuestos) el siguiente paso es calcular el programa de proyecto actualizado el presupuesto y la prevención, siguiente de eso analizar el estado actual comparado con el plan(alcance programa y presupuesto)  y por ultimo si es que se necesitan acciones correctivas identificar acciones e incorporar los cambios asociados. Y si es que no entonces esperar al siguiente periodo de informes.

11)Dos tipos de datos que se deben reunir durante cada periodo de informes

Datos sobre el desempeño real: se refiere a las fechas específicas y los costos reales incurridos y comprometidos.

INFORMACIÓN SOBRE CUALQUIER CAMBIO EN EL ALCANCE, PROGRAMA O PRESUPUESTO DEL PROYECTO:

Estos cambios pueden llegar a darse por el cliente o por el equipo de trabajo o por acontecimientos imprevistos ya sea desastres naturales.

12)  Cuales son lasetapas de desarrollo de equipo

Formación, es la transición de una persona a un miembro del equipo(las personas empiezan a conocerse)

⁃ Conflicto, surgen problemas y se incrementa la tensión, la motivación y la moral son bajas

⁃ Normalización (hacen las paces, para resumir, los conflictos interpersonales han sido resueltos en su mayor parte)

⁃ Desempeñó (el equipo está altamente comprometido a realizar las actividades)

13) Cuales son los propósitos del control de proyecto?

Verificación: el propósito de control se convierte en un proceso de verificación logrado mediante la comparación del rendimiento real hasta la fecha con los estándares y planes predeterminados. Con esta comparación podremos ver si, los estándares de desempeño son una representación confiable de actividades y que los objetivos se han traducido con éxito en estándares de rendimiento.

Toma de decisiones:  La gerencia requiere tres informes útiles para tomar decisiones efectivas y oportunas:

• El plan del proyecto, el cronograma y el presupuesto preparados durante la fase de

Planificación

• Una comparación detallada entre los recursos gastados hasta la fecha y los predeterminados. • Una proyección de los recursos que se gastarán a través de la finalización del programa.

Estos informes, suministrados a los gerentes y a los usuarios, brindan tres resultados útiles:

• Comentarios a la gerencia, los planificadores y los hacedores.

• Identificación de cualquier desviación importante del plan, cronograma o presupuesto del programa actual.

• La oportunidad de iniciar una contingencia, planificación lo suficientemente temprano que el costo, el rendimiento y los requisitos de tiempo pueden someterse a una acción corregida sin pérdida de recursos.

14) Cuales son los requisitos para poder tener un control efectivo?

• Buena estimación de tiempo, mano de obra y costos.

• Borrar la comunicación del alcance de las tareas requeridas

• Un presupuesto disciplinado y autorización de gastos

• Contabilidad oportuna del progreso físico y gastos de costos

15) Cual es la relación entre Planeación y Control:

La planificación se concentra en establecer metas y direcciones; el control guía el trabajo hacia esos objetivos.

La planificación asigna recursos; el control asegura la utilización efectiva y continua de esos recursos.

La planificación anticipa problemas; el control corrige los problemas.

La planificación motiva al participante a alcanzar los objetivos; controlar el logro de las metas de recompensas.

16) Menciona que se debe hacer en una evaluación y Reporte Final?

1. Revisar los objetivos iniciales del proyecto en términos de desempeño técnico, cronograma y costo; y revisar la solidez de los objetivos en vista del problema que el sistema debía resolver.

2. Revisar la evolución de los objetivos hasta los objetivos finales y determinar qué tan bien se desempeñó el equipo del proyecto con respecto a ellos

3. Identifique los lugares donde el rendimiento fue bueno y no las razones; revisar los gastos, las fuentes de costos y la rentabilidad.

4. Identifique problemas, errores, descuidos y áreas de bajo rendimiento y determine las causas

17) Menciona cuales son los principales problemas potenciales en organizaciones por proyecto.  

❖ Las personas temporalmente asignadas a organizaciones matriciales se sienten más frustradas por la ambigüedad de la autoridad que los miembros permanentes de las organizaciones funcionales.

❖ El personal relacionado con las formas de organización de proyecto que están cerca de su eliminación se sienten más frustrados por lo que perciben como asignaciones de «hacer trabajo» que los miembros de organizaciones funcionales.

❖ El personal relacionado con las formas de organización del proyecto se siente más frustrado debido a la falta de procedimientos formales y de definiciones de roles que los miembros de organizaciones funcionales.

18)               ✓ Autoridad formal y orden de trabajo

La alta dirección autoriza el proyecto a través de la liberación del contrato o la publicación del trabajo del proyecto.

El gerente del proyecto autoriza el trabajo departamental a través de órdenes de trabajo incrementales.

Los gerentes funcionales autorizan la liberación de órdenes de trabajo para las secciones. ENFOQUE EN PREVENIR Y MINIMIZAR CAMBIOS Asegurando el alcance original del trabajo y las órdenes de trabajo. Supervise de cerca el trabajo para asegurarse de que cumpla con las especificaciones (no exceda). Examen cuidadoso de las tareas por sobrecostos de costos o calendarios y acción rápida para corregir el problema. Requerir que todos los cambios de ingeniería y trabajo sean:

✓ Documentado en cuanto a su efecto en las órdenes de trabajo, los presupuestos, los descuentos y los precios contractuales

✓ Revisado formalmente

✓ Autorizado por cerrar sesíón.  

Exigir procedimientos de control similares para todos los subcontratistas y para todas las órdenes de compra, solicitudes de prueba. Congelar el proyecto contra todos los cambios no esenciales.

19)Cuales son las Carácterísticas del equipo de proyecto efectivo

Comprensión clara del objetivo del proyecto Expectativas claras sobre la función y responsabilidades de cada integrante Orientación hacia resultados Nivel de confianza, cooperación y colaboración alto

20)Cuales serian las posibles Barreras de efectividad del equipo de proyecto:

Metas poco claras

Confusión en la definición de las funciones y responsabilidades

Falta de : Compromiso, comunicación (mala comunicación ) estructura del proyecto.

Liderazgo deficiente.

Rotación de miembros del equipo

Comportamiento laboral disfuncional

21)Cuales serian las Fuentes de conflicto

Alcance del trabajo Asignaciones de recursos Programa, Costo.

Prioridades Problemas de Organización   

Como evitar conflictos: Evitarlo o retirarlo del proyecto. Competir o forzar.

22)Pasos para la resolución de problemas.

1. Exponer el problema

2. Identificar posibles causas del problema

3. Recabar datos y verificar las causas más probables

4. Identificar y evaluar las posibles soluciones

5. Determinar e implementar la mejor solución

6. Evaluar si el problema se ha resuelto. (retroalimentación)

23)Menciona cuales son los procesos de terminación y cierre?

Documentar el proyecto

 Hacer auditorias

 Preparar reporte final

 Hacer retrospectivas

 Hacer evaluaciones de desempeño

 Hacer entrega oficial al cliente

24)Cuales son los tipos de EXTENSIONES A LOS PROYECTOS:

siguen las etapas de un ciclo de desarrollo y se planifican, programan y controlan de la misma forma que los proyectos de los que están involucrados.

Discrecionales: Las mejoras discrecionales son solicitadas por el usuario o propuestas por el contratista con el fin de mejorar la operación o la conveniencia del elemento final del proyecto original.

Requeridas: Las mejoras esenciales son obligatorias y sin ellas el elemento dejará de funcionar o se volverá obsoleto.

25)Cuales son los Entregables básicos para cierre de proyectos:

Concluir el proyecto: la principal tarea de recapitulación es garantizar que el proyecto sea aprobado y aceptado por el cliente.

Evaluación del rendimiento y la gestión del proyecto: incluye el equipo, los miembros del equipo individual y el desempeño del gerente del proyecto. La evaluación de los principales jugadores proporciona información importante para el futuro.

Retrospectivas: Hoy en día, la mayoría de las retrospectivas son responsabilidad de un facilitador independiente. El facilitador también brinda información importante para el informe de cierre que incluirá las lecciones aprendidas.

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