1. Elementos Esenciales de la Comunicación

Para que la comunicación sea efectiva, se requieren los siguientes elementos:

• Codificación: Símbolos utilizados por el emisor (palabras, sonidos, colores, gestos).
• Medio: Canal o herramienta a través del cual se transmite el mensaje.
• Mensaje: La información que el emisor envía.
• Descodificación: Interpretación de los símbolos del mensaje por parte del receptor.
• Receptor: Persona o público que recibe el mensaje.
• Respuesta: Reacción del receptor al recibir el mensaje.
• Retroalimentación: Análisis del emisor sobre la reacción del receptor.

2. La Comunicación en el Ámbito Empresarial

Comunicación Interna

Es la que se desarrolla entre los miembros de la empresa, con los siguientes objetivos:

• Informar a los empleados sobre los objetivos de la empresa.
• Dar órdenes claras y precisas.
• Compartir información entre departamentos.
• Mantener a los superiores informados sobre el funcionamiento de cada área.
• Supervisar y controlar las actividades internas.

Comunicación Externa

Es la que se establece entre la empresa y personas externas (clientes, proveedores, etc.), con los siguientes propósitos:

• Promocionar la empresa y sus productos o servicios.
• Interactuar con clientes y proveedores.
• Proyectar una imagen positiva de la empresa.

3. Comunicación Escrita: Claves para la Efectividad

La comunicación escrita utiliza la escritura como medio de transmisión de información, a través de cartas, correos electrónicos, mensajes de texto, etc.

Al redactar, es crucial considerar al destinatario:

• Escrito Formal: Se utiliza en contextos profesionales con personas u organizaciones. Requiere un lenguaje formal y una estructura planificada, como en cartas o correos corporativos.
• Escrito Informal: Se dirige a personas con las que existe confianza. Utiliza un lenguaje cotidiano y no sigue una estructura rígida, como en mensajes de texto o correos personales.

3.1. Tipos de Cartas Comerciales Relacionadas con las Compras

• Cartas de Información:
  • Solicitud de Información: Debe especificar claramente la información que se desea obtener.
  • Envío de Información: Responde a la solicitud del cliente, aclarando sus dudas.
• Cartas de Pedido:
  • El Pedido: Solicitud de mercancía que el cliente envía al proveedor. Debe incluir detalles como productos, códigos o referencias, cantidades, precios, forma de envío, lugar de entrega y método de pago.
  • Aceptación del Pedido: Respuesta del proveedor confirmando la solicitud y sus condiciones. No siempre se envía; solo se hace si hay discrepancias en aspectos como el pago o la fecha de entrega.
• Cartas de Reclamación:
  • La Reclamación: Se usa para pedir la corrección de un error. Debe explicar el problema y la solución esperada.
  • La Respuesta: Si el cliente tiene razón, se le deben ofrecer disculpas y solucionar el error. Si no, se debe justificar por qué y ofrecer aclaraciones.

3.2. Servicios de Correo: Opciones y Usos

• Correo Certificado: Asegura la entrega de un documento o paquete pequeño. El destinatario debe firmar un registro con la fecha y hora de recepción.
• Certificado Administrativo: Variante del correo certificado para enviar documentos a la Administración Pública sin necesidad de acudir en persona. Tiene la misma validez que una entrega presencial.
• Burofax: Medio rápido y con validez legal para enviar documentos urgentes vía fax desde Correos o Internet. Llega en un máximo de 24 horas. Se usa mucho en negocios.
• Acuse de Recibo: Permite confirmar que el destinatario ha recibido el documento. Se solicita junto con el correo certificado o burofax y requiere la firma del receptor.
• Giro Postal: Método de envío de dinero a través de Correos. Se entrega un comprobante con la cantidad enviada y la fecha.
• Telegrama: Mensaje urgente que se entrega el mismo día en la dirección del destinatario. Tiene validez legal, por lo que se usa para notificaciones importantes como impagos.

4. Comunicación Verbal: La Importancia de la Voz

La comunicación verbal ocurre cuando usamos la voz como medio principal, ya sea en persona, por teléfono o videoconferencia.

Ventajas frente a la Comunicación Escrita

• Transmisión rápida y sencilla.
• Permite respuesta inmediata.
• Menor coste y mayor cercanía.

Elementos Clave

• Palabras: Elegirlas con precisión para evitar malentendidos.
• Tono de Voz: Transmite intención y emociones.

Consejos para una Comunicación Verbal Efectiva

• Lenguaje Claro: Usar palabras sencillas y precisas, evitando expresiones complejas o rebuscadas.
• Adaptación al Interlocutor: Ajustar el lenguaje según la persona con la que hablamos, evitando términos técnicos si no son necesarios.
• Estructura del Discurso: Organizar las ideas de forma lógica y coherente.
• Brevedad: Transmitir el mensaje de forma concisa, sin incluir información innecesaria, pero sin omitir detalles clave.
• Resumen: Al finalizar, repasar las ideas principales para asegurarnos de que fueron entendidas.

La Escucha Activa

La escucha activa consiste en esforzarse por entender no sólo las palabras del emisor, sino también su intención, ideas y pensamientos implícitos. Esto implica prestar atención tanto a lo que se dice como a lo que se omite.

• Empatía: Implica saber ponerse en el lugar del otro (importante).
• Asertividad: Es la capacidad de expresar opiniones y puntos de vista de manera amable, franca y directa, manteniendo una postura que no incomode a los demás (importante).

Pautas para la Escucha Activa

Es fundamental seguir ciertas pautas:

A poner en práctica:

• Buscar una posición donde se escuche bien al interlocutor.
• No solo oír, sino realmente escuchar.
• Mantener contacto visual.
• Usar un tono de voz suave.
• Mostrar interés en la conversación.
• Ser empático.
• Resumir las ideas principales.
• No sacar conclusiones antes de tiempo.
• Preguntar si algo no queda claro.

A evitar:

• Dar sermones, aconsejar, desaprobar o mandar.
• Distraerse con otras cosas.
• Interrumpir al que habla.
• Juzgar a la otra persona.
• Cambiar de tema abruptamente.
• Restar importancia a lo que dice el interlocutor.
• Opinar antes de que el otro termine.
• Alterarse o reaccionar de manera impulsiva.

5. Comunicación No Verbal: El Lenguaje del Cuerpo

Es todo lo que transmitimos sin palabras, a través de gestos y expresiones. Algunos consejos clave incluyen mirar a los ojos, sonreír, ser cortés y responder con rapidez.

En el ámbito empresarial, la kinesia estudia los movimientos y gestos corporales, mientras que la proxémica analiza el uso del espacio personal.

Significado de Algunos Gestos

• Manos en la cara: Pueden indicar mentira.
• Brazos cruzados: Reflejan actitud defensiva, pero también liderazgo.
• Frotarse la nuca: Señala enojo, frustración o mentira.
• Manos entrelazadas: Aparentan tranquilidad, pero reflejan frustración.
• Rascarse el cuello o la oreja: Sugiere duda o desacuerdo.
• Apoyar la cabeza en la mano: Denota aburrimiento.
• Palma de la mano: Hacia arriba muestra sumisión, hacia abajo indica autoridad.

6. Comunicación Telemática: La Era Digital

La comunicación telemática es el intercambio de información mediante tecnología informática.

• Síncrona: Ocurre en tiempo real, como los chats de WhatsApp.
• Asíncrona: No requiere coincidencia temporal, como los correos electrónicos.

6.1. Tipos de Comunicación Telemática

• Correo Electrónico: Permite enviar mensajes con texto, imágenes y archivos adjuntos. Es personal y protegido por usuario y contraseña.
• Chat: Servicio de mensajería en tiempo real con acceso libre, donde los usuarios pueden no conocerse.
• Mensajería Instantánea: Similar al chat, pero privado, solo entre contactos autorizados.
• Foros: Espacios en internet donde personas intercambian información sobre temas específicos.
• Redes Sociales: Plataformas online que conectan personas con intereses en común.

6.2. El Correo Electrónico Profesional

Debe ser formal, claro y estructurado. Se diferencia entre correos formales e informales.

Aspectos Clave

• Usar una dirección neutral con nombre real.
• Mensaje breve y directo (máx. cinco líneas).
• Saludo adecuado y personalizado.
• Incluir firma con nombre, cargo y contacto.
• Adjuntar información extensa en archivos.

Estructura

• Asunto: Breve y descriptivo.
• Para: Dirección del destinatario.
• CC/CCO: Para copias si es necesario.
• Saludo: Fórmula de cortesía.
• Cuerpo: Contenido principal.
• Despedida: Cierre formal.
• Firma: Datos del remitente.