Comunicación

El Proceso de la Comunicación

El proceso de la comunicación involucra al emisor, la transmisión de un mensaje por medio de un canal seleccionado y al receptor.

• Emisor del mensaje: Es el que posee una idea entendible para él y para quien la recibe.
• Uso de un canal para la transmisión del mensaje: Es el que une al emisor y al receptor, puede ser escrito y oral.
• Receptor del mensaje: Debe estar preparado para recibir el mensaje a fin de que pueda entender la idea.
• Ruido en la comunicación: Todo aquello que entorpece la comunicación.
• Retroalimentación en la comunicación: Es necesaria para comprobar la eficacia de la comunicación, y saber si la idea fue captada tal y como se expuso.
• Factores situacionales y organizacionales en la comunicación: Muchos factores situacionales y organizacionales influyen en el proceso de comunicación, como los educativos, sociológicos, legales, políticos y económicos.

La Comunicación en las Organizaciones

En las empresas, la comunicación debe fluir mucho más velozmente.

Necesidad de los administradores de estar bien informados: Un administrador necesita de la información necesaria y actualizada para ser lo más eficaz posible.

El Flujo de la Comunicación en la Organización

La comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y a los lados.

• Comunicación descendente (hacia abajo): Este tipo de comunicación existe en empresas de tipo autoritarias, de niveles superiores hacia subordinados. Requiere retroalimentación, de otro modo, hay distorsión y se ignorará si fue captado el mensaje principal.
• Comunicación ascendente (hacia arriba): Este tipo de comunicación fluye de subordinados hacia la dirección, pero desafortunadamente suele ser filtrada y obstaculizada por administradores que retienen información. Este tipo de comunicación requiere retroalimentación.
• Comunicación cruzada: Incluye comunicación de forma horizontal, es decir, entre los mismos niveles y diagonal entre niveles superiores de otras áreas.

Comunicación Escrita, Oral y No Verbal

La comunicación escrita tiene características favorables. Por consiguiente, se emplea para complementar los otros tipos de comunicación, usando recursos visuales.

Comunicación escrita: Posee la ventaja de tener referencias y registros para protecciones legales. Como desventajas, genera grandes cantidades de papel y no asegura si realmente fue recibido al tardar en retroalimentarse.

Defensor de derechos: Un puesto formal encargado de investigar las quejas de los empleados dentro de una organización. Brinda retroalimentación y evita escándalos y pérdidas económicas al canalizar las situaciones a las personas indicadas.

Comunicación no verbal: La comunicación no verbal apoya a la verbal con expresiones faciales y movimientos corporales.

Barreras y Fallas en la Comunicación

Son uno de los problemas más importantes y suelen ser síntomas de problemas más profundos. Pueden estar presentes en el emisor, el receptor, la transmisión del mensaje, el mensaje o la retroalimentación.

• Falta de planeación: Establecer las razones de una instrucción, seleccionar el canal más apropiado y elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensión y reducir la resistencia al cambio.
• Supuestos confusos: Suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje.
• Distorsión semántica: Otra barrera a la comunicación efectiva es la distorsión semántica, la cual puede ser deliberada o accidental.
• Mensajes deficientemente expresados: Aun siendo claras las ideas del emisor de la comunicación, su mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala organización, oraciones torpemente estructuradas, obviedades y precisión, que puede ser costosa. Se puede evitar si se pone más cuidado en la codificación del mensaje.
• Barreras a la comunicación en el ámbito internacional: Es todavía más difícil por la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía.
• Sobrecarga de información: Las personas reaccionan a la sobrecarga de información sencillamente rehuyendo de la tarea de comunicación, ignoran la información o no comunican información a causa de sobrecargo.

Consecuencias de la sobrecarga de información:

1. Puede desestimar cierta información.
2. Si un individuo se ve abrumado por demasiada información, puede cometer errores al procesarla.
3. Pueden demorar el procesamiento de información, ya sea permanentemente o con la intención de ponerse al día en el futuro.
4. Puede filtrar información que podría ser útil cuando se procesa la información más urgente.

La Auditoría de Comunicación

Uno de los medios para mejorar la comunicación en una organización es efectuar una auditoría de comunicación. Esta auditoría es un instrumento para el examen de las políticas, redes y actividades de comunicación. La comunicación relacionada con las metas de la organización.

Sugerencias para la Mejora de la Comunicación

La eficacia de la comunicación es responsabilidad de todos los miembros de una organización, tanto de administradores como de empleados en general, los cuales persiguen un propósito común.

1. Los emisores de mensajes deben concebir claramente lo que desean comunicar, aclarar el propósito del mensaje y trazar un plan para la consecución del fin propuesto.
2. Es preciso que la codificación y decodificación se realicen con símbolos familiares tanto para el emisor como para el receptor del mensaje. Evitar la jerga técnica innecesaria, inteligible solo para los expertos en su campo.
3. La planeación de la comunicación no debe hacerse en el vacío, debe consultar a otras personas y alentar su participación en la recolección de datos, análisis del mensaje y selección de los medios apropiados. Debe ser acorde con el nivel de conocimiento de los destinatarios.
4. Es importante considerar las necesidades de los receptores de la información, se debe comunicar algo que sea valioso.
5. En la comunicación, el tono de voz, las palabras elegidas y la congruencia entre lo que se dice y el modo en que se le dice influyen en las reacciones del receptor del mensaje.
6. Con demasiada frecuencia se transmite información sin comunicación, dado que la comunicación solo es completa cuando el mensaje es comprendido por el receptor. Es imposible saber si la comunicación ha sido comprendida si el emisor no recibe retroalimentación.
7. La función de la comunicación no se reduce a transmitir información. También tiene que ver con las emociones, las cuales son muy importantes en las relaciones interpersonales entre supervisores, subordinados y colegas en una organización. Otra función de la comunicación es el control.
8. La comunicación eficaz es responsabilidad no solo del emisor, sino también del receptor de la información, por lo tanto, escuchar es un aspecto que precisa de comentarios adicionales.

Escuchar: Clave para Comprender

El administrador apresurado que nunca tiene tiempo para escuchar rara vez podrá tener una visión objetiva de la organización. Tiempo, empatía y concentración en los mensajes del comunicador son prerrequisitos de la comprensión. A la gente le gusta que la escuchen, se les tome en cuenta y se les comprenda. Para suscitar una retroalimentación honesta, los administradores deben crear una atmósfera de confianza y seguridad y asumir un estilo de liderazgo de apoyo, en el que se prescinde del acento en la categoría.

Teleconferencias

Es la interacción de un grupo de personas por medio de sistemas de audio y video a remoto con imágenes fijas o móviles.

Ventajas: Ahorran tiempo y dinero en viajes y viáticos, son disponibles en cualquier momento.

Desventajas: Se corre el riesgo de realizarse constantemente por la facilidad de su recurso.

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