La Célula de Crisis ante el COVID-19

Gestión del Riesgo

• El riesgo tiene como motor persuasivo el miedo, mientras que la crisis es la incertidumbre.
• La comunicación de riesgo busca producir una percepción y valoración del riesgo para evitar o mitigar afectaciones masivas.
• El éxito de una estrategia de comunicación de riesgo está en la fase de preparación, donde se conforma el equipo, se establece la coordinación interna e interinstitucional, y se elaboran mensajes y planes de comunicación.

Gestión de crisis

• Una crisis es alta dosis de incertidumbre y máximo riesgo con mínimo control.
• Hay dos tipos de comunicación en crisis: reactiva (que evita divulgar información) y proactiva (que adelanta información a los públicos).
• Los rasgos principales de esta crisis son la incertidumbre, la rapidez del contagio y la urgencia de adoptar medidas.

Equipo de Comunicación

• Se forma en la fase de riesgo y es interinstitucional y multidisciplinario.
• Se instala básicamente en el centro de operaciones durante la crisis.
• Es parte del equipo nacional, técnico y político responsable de la emergencia.

Acciones clave en una crisis

• Evaluar la situación y obtener datos precisos.
• Establecer funciones del equipo y definir posición y mensajes.
• Precisar hechos, informar sobre acciones tomadas y limitar rumores.
• Transmitir tranquilidad y mantener contacto estrecho con voces autorizadas.

Impacto en el prestigio

• Las crisis pueden representar oportunidades para fortalecer el liderazgo al caracterizarse por su tendencia al caos.
• Todo error de comunicación en política debe ser considerado como un error político.
• La gestión efectiva de la comunicación articulando fondo y forma es crucial para manejar situaciones de crisis.

La Comunicación en las Organizaciones

El papel fundamental de la comunicación en las organizaciones. Utilizando el modelo Amigo como marco teórico, los autores demuestran cómo la comunicación permea todas las facetas de una organización, desde su cultura y misión hasta sus relaciones con el entorno.

• La comunicación como elemento esencial: Sin comunicación, las organizaciones no podrían existir ni funcionar. Es el pegamento que une a los miembros, define la identidad y facilita la interacción con el entorno.
• Modelo Amigo: Este modelo ofrece una perspectiva multifacética de las organizaciones, considerando tanto aspectos tangibles (estructura, tecnología) como intangibles (cultura, comunicación).
• Diversidad de la comunicación organizacional: La comunicación abarca desde la interpersonal hasta la institucional, pasando por la formal e informal. Su gestión es clave para el éxito de la organización.
• Impacto en las facetas organizacionales: La comunicación influye en:
  • Misión y visión: Transmite los objetivos y valores de la organización.
  • Cultura: Moldea las creencias y comportamientos compartidos.
  • Relaciones con el entorno: Facilita la adaptación y el crecimiento.
  • Estructura y procesos: Define roles, tareas y flujos de información.
• La importancia de una estrategia de comunicación: Las organizaciones necesitan planes y políticas para gestionar eficazmente la comunicación interna y externa.
• Comunicación y cambio: La comunicación es una herramienta poderosa para impulsar cambios organizacionales, transmitir nuevas ideas y valores.

Conclusiones:

La necesidad de una visión integral de la comunicación en las organizaciones. Una gestión efectiva de la comunicación puede mejorar la productividad, la satisfacción de los empleados y la reputación de la empresa. Los autores sugieren que la comunicación no es solo un medio, sino un elemento constitutivo de las organizaciones.

Diferencias y Relaciones entre los Intangibles: Identidad, Imagen y Reputación Organizacional

Identidad Corporativa

La identidad corporativa se refiere a cómo una organización se ve a sí misma. Incluye:

• Valores y misión de la empresa
• Elementos visuales como logos, colores y tipografía
• Cultura organizacional
• Estrategia y objetivos

(Es la esencia de la organización, lo que la hace única y diferente de otras empresas. La identidad corporativa se construye desde dentro de la organización y representa su autopercepción).

Imagen Corporativa

La imagen corporativa es cómo los demás perciben a la organización. Se basa en:

• Comunicaciones y acciones de la empresa
• Experiencias de los stakeholders
• Comparaciones con competidores

(Es coyuntural y puede variar según diferentes grupos de interés. La imagen es un reflejo de la identidad corporativa, pero no siempre coincide exactamente con ella).

Reputación Organizacional

La reputación es la percepción generalizada y duradera que tienen los stakeholders de una empresa. Se basa en:

• Historial de comportamiento de la organización
• Comparaciones con competidores
• Cumplimiento de compromisos con diferentes grupos de interés

(Es un recurso intangible valioso que se gestiona estratégicamente y puede generar ventajas competitivas sostenibles).

Relaciones entre Identidad, Imagen y Reputación

Existen relaciones causales entre estos conceptos:

1. La identidad corporativa influye en la imagen corporativa
2. La imagen corporativa afecta a la reputación organizacional
3. La reputación se deriva de la identidad e imagen corporativas.

Estos conceptos son interdependientes pero distintos:

• No existe imagen sin identidad previa.
• La reputación es un constructo multidimensional que contiene elementos de identidad e imagen.
• Cada concepto requiere estrategias específicas pero complementarias.

Importancia Práctica

Entender y diferenciar adecuadamente estos conceptos es fundamental para:

• Desarrollar estrategias efectivas de comunicación y gestión de la reputación.
• Lograr un posicionamiento exitoso en el mercado.
• Generar valor intangible para la organización.

Manual de Comunicación Interna

Puntos Clave del Manual:

• La empresa como ente comunicador: Todas las personas y acciones dentro de una organización comunican, por lo que la comunicación interna es un proceso inherente a cualquier empresa.
• Evolución de la comunicación interna: La comunicación interna se ha convertido en una disciplina estratégica con un papel clave en la gestión empresarial.
• Importancia de la comunicación interna:
  • Reputación corporativa: La comunicación interna influye directamente en la percepción que los empleados tienen de la empresa y, por lo tanto, en su reputación externa.
  • Compromiso de los empleados: Una buena comunicación interna aumenta el compromiso, la motivación y el sentido de pertenencia de los empleados.
  • Competitividad: La comunicación interna contribuye a la competitividad de las empresas al facilitar la alineación de los empleados con los objetivos organizacionales.
• Conceptos clave:
  • Identidad corporativa: Conjunto de características que diferencian a una organización.
  • Propósito corporativo: Razón de ser de la organización y su contribución a la sociedad.
  • Cultura corporativa: Sistema de creencias y valores compartidos que guían el comportamiento de los empleados.
  • Orgullo de pertenencia: Sentimiento de conexión y lealtad hacia la empresa.
• Estructura del Manual:
  • La empresa como ente comunicador: Explica la importancia de la comunicación en las organizaciones y su impacto en la reputación corporativa.
  • El departamento de Comunicación Interna: Analiza la función del departamento, el perfil del director y su relación con otros departamentos.
• Estrategia de comunicación interna: Detalla cómo diseñar e implementar una estrategia efectiva.
• Impacto de la COVID-19 en la comunicación interna: Explora los cambios y desafíos que trajo la pandemia a la comunicación interna.

Comunicado de Prensa

Definición y propósito

• Una nota de prensa es un documento escrito por una organización para informar a los medios sobre un hecho relevante.
• Su objetivo principal es dar a conocer un evento, lanzamiento de producto/servicio o hecho noticiable.
• Busca obtener visibilidad y promocionar una marca, proyecto o idea en diferentes canales de difusión.

Características clave

• Estructura clara: titular, lugar y fecha, entradilla, cuerpo, información de empresa y datos de contacto.
• Breve y concisa: sin repeticiones ni desvaríos.
• Objetiva: escritura imparcial sin juicios de valor.
• Versátil: puede distribuirse en medios offline y online.
• Concisa: entre 1-3 páginas de extensión.
• Debe anunciar algo de interés periodístico.

Tipos principales

1. Para eventos
2. Para productos/servicios
3. Para empresas/proyectos

Cómo redactar una nota de prensa efectiva

1. Definir los medios adecuados de comunicación. 2. Cuidar la redacción (claridad, objetividad, tono profesional). 3. Incorporar citas y fuentes confiables. 4. Adjuntar material de apoyo relevante. 5. Elegir el momento apropiado para su publicación. 6. Complementar con otras estrategias de difusión (email marketing, redes sociales, etc.). Importancia Las notas de prensa son una herramienta tradicional pero aún muy efectiva para potenciar el reconocimiento de marca, mejorar el posicionamiento y generar impacto mediático en las estrategias de marketing y publicidad.Aquí tienes un resumen de las principales diferencias entre un comunicado de prensa y una nota de prensa:
NOTA DE PRENSA Diferencias clave Propósito:    – Comunicado de prensa: Usado para comunicar información oficial, urgente o trascendental. Suele emplearse en situaciones especiales o de crisis    – Nota de prensa: Utilizada para transmitir información general a los medios sobre eventos, productos, servicios o hechos noticiables  Formalidad:    – Comunicado de prensa: Muy formal y solemne, usado para causar mayor impacto     – Nota de prensa: Menos formal, más versátil y utilizada de forma habitual  Urgencia:    – Comunicado de prensa: Suele tener carácter urgente o inmediato    – Nota de prensa: No tiene necesariamente carácter urgente Estructura:    – Ambos siguen una estructura similar, pero el comunicado puede ser más conciso y directo  Uso:    – Comunicado de prensa: Se reserva para situaciones excepcionales (crisis, cambios importantes, desmentidos)     – Nota de prensa: Se utiliza con mayor frecuencia para comunicar eventos cotidianos, lanzamientos de productos o servicios Similitudes – Ambos son documentos escritos dirigidos a los medios de comunicación – Tienen una estructura similar que incluye titular, entradilla y cuerpo principal – Deben ser breves y concisos para captar la atención de los periodistas 
CRISIS ONLINE: 10 PASOS PARA GESTIONARLA CON ÉXITO   1.- No pierdas los nervios. Mantén la calma y no tomes decisiones impulsivas.  2.- Analiza la situación. Determina el origen de la crisis, si es interna o externa, y si está ocurriendo en línea o en la vida real.  3.- Conoce la autoría de la crisis. ¿Quién es responsable de la crisis? ¿Es alguien dentro de tu organización o alguien externo?  4.- Monitoriza y mide el impacto. Utiliza herramientas de monitoreo para rastrear la conversación en línea y medir el alcance de la crisis  5.- Ten un plan de acción. Desarrolla un plan de acción para abordar la crisis, tanto en línea como fuera de línea 6.- Restaura la normalidad. Trabaja para restaurar tu reputación y volver a la normalidad  7.- Ofrece incentivos al usuario afectado. Si es posible, ofrece incentivos a las personas afectadas por la crisis para ayudar a recuperar su confianza  8.- Modifica el plan de crisis según sea necesario. A medida que la crisis evoluciona, es posible que debas modificar tu plan de acción  9.- Aprende de la experiencia. Utiliza la experiencia de la crisis para mejorar tus prácticas futuras y prevenir futuras crisis.

¿CÓMO ENTRENAR A NUESTROS VOCEROS PARA ENFRENTARSE A MEDIOS DE COMUNICACIÓN? 

• Establecer mensajes clave: Los voceros deben tener claros los mensajes clave que quieren transmitir a los medios de comunicación. Estos mensajes deben ser concisos, claros y relevantes para la marca. • Practicar la comunicación verbal y no verbal: Los voceros deben practicar su comunicación verbal y no verbal para asegurarse de que están proyectando una imagen profesional y confiada. • Simular entrevistas: Los voceros deben simular entrevistas con los medios de comunicación para prepararse para las preguntas difíciles y las situaciones de crisis. • Conocer el contexto: Los voceros deben estar al tanto de los acontecimientos actuales y de los temas que son relevantes para su marca. • Ser pacientes y diplomáticos: Los voceros deben ser pacientes y diplomáticos cuando respondan a las preguntas de los medios de comunicación.

COMUNICACIÓN INTERNA EN UNA CRISIS

• La comunicación interna es esencial para una organización en tiempos de crisis • La comunicación interna puede ayudar a una organización a mantener a sus empleados informados y tranquilos • La comunicación interna también puede ayudar a una organización a tomar decisiones más informadas y a responder de manera más efectiva a los desafíos • Para mejorar la comunicación interna en una crisis, es importante establecer canales de comunicación claros y concisos • También es importante ser transparente y honesto con los empleados • Finalmente, es importante escuchar a los empleados y tomar sus comentarios en cuenta.

GUÍA PRÁCTICA PARA LA VOCERÍA Objetivo:Fortalecer las habilidades comunicativas de las voceras de organizaciones de mujeres, especialmente en el contexto político. Definición de la agenda:     • Investigación y análisis del contexto.     • Definición de mensajes clave concisos y claros.     • Identificación del público objetivo.     • Establecimiento de objetivos y métricas. Selección de voceras:     • Evaluación de habilidades comunicativas y compromiso con la organización.     • Definición de roles y responsabilidades. Planificación de la comunicación:     • Identificación de medios y periodistas clave.     • Elaboración de cronogramas y materiales de apoyo (notas de prensa, Q&A). Preparación de las voceras:     • Práctica y familiarización con los mensajes clave.     • Investigación sobre los medios y la audiencia.     • Consejos para una presentación efectiva (vestimenta, lenguaje corporal, manejo del nerviosismo). Desarrollo de la entrevista:     • Técnicas para manejar el tiempo y responder preguntas.     • Importancia de la escucha activa y la claridad en las respuestas.     • Consejos para entrevistas improvisadas y en diferentes formatos (televisión, radio, redes sociales). Seguimiento y evaluación:     • Monitoreo de la cobertura mediática.     • Evaluación del impacto de las acciones de comunicación. Recomendaciones generales:       • Mensajes claros y concisos: Enfocarse en una idea principal por mensaje.     • Preparación: Investigar el tema y los medios, practicar las respuestas.     • Confianza: Proyectar seguridad y conocimiento del tema.    •  Adaptabilidad:  Estar preparada para responder a preguntas inesperadas.       • Trabajo en equipo: Colaborar con el equipo de apoyo logístico.

Etiquetas: Comunicación Interna, Comunicación organizacional, gestión de crisis, reputación corporativa