TEMA 3
1. El Concepto
•Puntualizaciones
¯Hay múltiples informes dependiente de la óptica de la especialización.
¯
Etimológicamente: Documentum-Docere (todo aquello que sirve para instruir, enseñar con independencia del soporte). José López Yepes- artículo donde analiza todas las definiciones que se han dado de documento.

¯ Algunas definiciones:

A. Desde un sentido genérico

Documento sería fijación de Información a un soporte, todo aquello que informa y está en algún soporte. Todo registro de Información independientemente de su soporte físico. Sería un libro, un informe, una partitura, un hueso, etc.

B. Ley de Patrimonio Histórico 16/85

Artículo 49.1

Documento es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquiera otra expresión gráfica, sonora o imagen recogido en cualquier tipo de soporte, incluso en soportes informáticos.

C. Diccionario Cía

Documento es aquello que contiene una Información de cualquier fecha, forma y soporte producido o recibido por cualquier persona física o jurídica y por instituciones públicas y privada en el ejercicio de su actividad.

Concepto. Nuestra definición

Entendemos por documento archivístico: “la expresión, independientemente de su fecha, forma o soporte material, producido, recibido o acumulado naturalmente por cualquier persona-física o jurídica, pública o privada- en el ejercicio d sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente integro, auténtico, ingenuo y seriado, perteneciente a un conjunto orgánico y reunido, organizado y conservado como garantía de derecho y como fuente de Información”.
De forma más breve: expresión generada naturalmente, de carácter íntegro, ingenuo y seriado, conservado como garantía jurídica y fuente de Información.
Algunas Carácterísticas
1. El contexto como hipótesis
▪El contexto explica y determina el documento en sí, dada que las circunstancias y especificaciones entorno a explicar su origen y su formalización.
▪Dicho en otros términos, el documento archivístico, justamente por su carácter ingenuo, es fruto únicamente de las peculiaridades naturales del contexto.
▪De ahí que sea imprescindible la normalización desde el origen.

2. La unidad

El documento archivístico, debe ser único y original, condición ésta que no comparte con el libro y que viene definida por la intersección de tres aspectos:

▪Integridad:

el documento debe estar completa. Es decir, no puede carecer de ninguno de sus atributos ya sean internos o externos.

▪Autenticidad:

el documento debe aportar, en otras palabras de Fuster, constancia fehaciente de la autoría del hecho, que no necesaria veracidad de los contenidos.

▪Ingenuidad:

el documento debe ser objetivo sin componentes subjetivos, consideraciones u opiniones. Debe ser realizado en la gestión natural de las funciones y actividades de la institución que le corresponde.

•Carácter Seriado

Fruto de la naturaleza orgánica del archivo surge el carácter serial de sus documentos, esto es, la relación intrínseca entre ellos, devenida especialmente de las actividades cumplimentadas por las instituciones productoras y dilatadas a lo largo del tiempo. Es lo que se ha venido denominando como la interdependencia del documento archivístico, esto es, su sometimiento a la secuencia seriada.

•Valor testimonial y científica- informativo

El documento archivístico, además de ofrecernos Información del procedimiento administrativo seguido, otorga valor testimonial e informativo del hecho que refiere. Como consecuencia de ellos, el documento archivístico, fidedigno y fehaciente o lo que es lo mismo garantía y aval verdadero.
2. Caracteres del documento archivístico
1. Extrínsecas:
se refieren a la forma material del documento y a su estructura. Aquello que no es interno que no permanece al contenido.

2. Intrínsecas:

se refieren al contenido del documento.
Caracteres Extrínsecas (clase, tipo, formato, forma, contenido)

A. CLASE

Medio por el que se trasmite el mensaje. Hay muchas clasificaciones:
¯ Documentos simples/compuestos
¯Textuales/gráficos/imagen/audiovisuales/ electrónicas

B. TIPO

¯Disposición de los elementos de la Información dentro del documento.
¯Se les identifica por la relación que tienen con la actividad que les ha producido (informe-informar; recibo-recibir).
¯Hay infinitud

C.FORMATO

¯Es la configuración física del documento.
¯Depende del soporte.
¯Ejemplo: legajos (documentos sueltos), volumen, etc.

D. FORMA

¯En Diplomática es la traducción documental.
¯Es la forma en que el documento llega a nosotros.
¯ Diferentes formas:

•Minuta:

documento preparatorio al original, suelen ser breves. No van firmados. Se conserva en los archivos de oficina, no tienen valor jurídico pero si administrativos. Son muy útiles para luego hacer el original.

•Originales:

documentos hechos por voluntad de su autor y conservados en la forma en la que fueron emitidos. Para que sea original tiene que tener al menos dos condiciones: su carácter de primigenio y su condición de perfección (acabado). Implican autenticidad diplomática. Porque el hecho está validada por el autor que lo intitula.
Diferentes tipos:

A) Autógrafos:

escrito de cuño y letra. Hecho por el autor.

B) Éterógrafos:

escrito por una segunda persona por lo que están validos por el autor (decretos reales).

C) Múltiples:

cuando un mismo hecho implica a varias personas o instituciones (circulares, actas, etc).

•Copias:

presenta a un documento tal y como resulta a partir de otro documento anterior. Con la finalidad de reproducir a las originales. No todas las copias se deben guardar, dependiendo del tipo de copia se podrán o no guardar.
Diferentes tipos:

A) Autógrafos:

los realiza el propio autor del documento.

B) Certificados:

son realizados por la propia institución productora del documento o por una autoridad superior. Estas copias tienen e pública.

C) Figuradas:

no solo se copia el texto sino todos los elementos externa del documento.

D) Simples:

copias de documentos pero no certificados por lo tanto no garantiza jurídicamente al documento original.

E) Diplomáticos:

dos tipos-los registros y los cartularios-

¯Los registros

Son asientos donde se recoge de forma abreviada el contenido de los documentos que expide una institución. Se corresponderías con un registro de salida.

¯Los cartularios

Asientos donde se recoge de forma abreviada el contenido del documento que llega a una institución sería así como un registro de entrada.

•Categorías Intermediarias:

un documento intermediario entre un documento original y una copia. Que tiene el carácter de copia y a la vez original (revoluciones confirmadas).

E. CANTIDAD

¯ Es el volumen cantidad-física.
¯ Determina la política a seguir en los archivos.
¯ Vinculado al expurgo, la descripción, etc.

Caracteres Intrínsecos

¯La entidad productora (Institución o persona que produce el documento).
¯El destinatario (institución o persona a la que se dirige el documento).
¯Origen funcional (la razón /motivo por el que se produce ese documento).
¯Lugar y f echa (data crónica, data tópica, data completa).
¯Asunto o contenido [Intensivo-
aquel documento que tiene muchos datos sobre una misma cosa (informe policial)/ Extensivo-
contiene muy pocos datos de un gran número de personas (censo electoral) / Diversificada-
contiene variedad de datos sobre variedad de datos, personas (correspondencia)].