Definición de Archivo

Se entiende por archivos los conjuntos orgánicos de documentos (el término «orgánico» se relaciona con el principio de procedencia, ya que al respetar la procedencia, la estructura será organizada) o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones para lograr sus objetivos (cultura, información, investigación, etc.).

También se consideran archivos las instituciones donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden tales documentos (es decir, el continente).

El significado más antiguo de la palabra es “lugar donde se conservan los documentos”. Los juristas romanos lo concebían como el lugar determinante para conferir fe pública a los documentos.

Durante la Edad Media, e incluso parte de la Edad Moderna, se denominaba archivo a aquel constituido en un determinado lugar y por una autoridad provista de ese derecho (de archivo), como emperadores, soberanos y el Papa, por ejemplo.

Los archivos del mundo antiguo, medieval y parte del moderno tienen una función jurídico-política, pues atestiguan los derechos del soberano y del Estado, y los documentos son auténticos en cuanto se custodian en un lugar físico determinado. A partir del siglo XVIII-XIX, el archivo no es solamente el lugar donde se custodian los documentos, sino que es el conjunto orgánico de documentos constituidos en el desarrollo de una actividad administrativa, y que se conservan para controlar la eficacia del Estado y como jurisprudencia de su actuación.

Instalaciones de un Archivo

El Emplazamiento

El terreno escogido debe ser:

• Seco
• No inundable
• Estable
• Entorno en el que no se condense gran cantidad de humedad
• Entorno seguro sin riesgos de incendio o explosión
• Entorno alejado de los lugares considerados estratégicos en caso de conflicto armado

Zonas Importantes

Se diferencian 3 zonas importantes:

• Zonas de trabajo no públicas (privada)
• Zonas públicas: de difusión, pasillos, etc.
• Depósito: debe estar completamente separada de las zonas pública y privada, debido a la posibilidad de incendios y otros problemas. El circuito de electricidad, etc., debe estar dividido entre las distintas zonas. Un circuito por cada uno.

Área Pública

Incluye locales abiertos al público como:

• Vestíbulo de entrada
• Oficina de recepción
• Salas de lectura y ficheros
• Sala de actividades (conferencias, exposiciones, locales de servicios educativos)

Debe contar con una entrada independiente. Las salas de consulta donde la gente puede sentarse (una de consulta general) son públicas, pero deben tener una separación distinta de la zona de difusión, incluso varias entradas de acceso dependiendo de la sala.

Se recomiendan 3 entradas:

• Una entrada para el público de difusión, de las exposiciones.
• Una para la sala de consulta.
• Una de entrada de documentos y personal interno.

Instalaciones Esenciales

• Calefacción e instalaciones climáticas
• Electricidad
• Agua
• Cables
• Teléfonos
• Ordenadores
• Protección y lucha contra incendios
• Protección contra robos

Circuitos de Circulación

Los circuitos de circulación privados:

• Recepción de transferencias (reservado al personal): Parte del muelle de descarga, sala de recepción de transferencias, sala de desinfección, sala de valoración y eliminación, depósitos definitivos.
• Destrucción de documentos (reservado al personal): Depósitos, sala de eliminación, sala de restos, máquina para destruir papel, muelle de descarga.

Los circuitos de circulación públicos:

• Consulta de documentos (reservado al personal): Depósitos/Reserva, sala de lectura, despachos de trabajo (oficina de recepción, sala de lectura, salas de exposición de conferencias o servicios educativos, oficinas).

Tradición Documental

Tradición documental se podría definir como los pasos que se van dando hasta crear el original (que sería el culmen, la perfección) y, una vez creado este, cómo se explota. Es decir, el modo en que los documentos se han transmitido a lo largo del tiempo. Para el archivero es indispensable conocerla para determinar la relación de un documento con el original. Esto debe indicarse en los instrumentos de descripción. Nos ayuda a conocer el grado de relación de un documento con el original.

Tipos de Archivos

Toda división depende del criterio que se tenga en cuenta. Se puede clasificar según su vigencia, la aplicación del derecho o su rango administrativo.

Clasificación según su Origen y Formación (Vigencia Administrativa – Edad de los Documentos)

• Archivos Vivos o Activos: se forman por la tramitación ordinaria de los actos administrativos y su conservación interesa a la propia administración como garantía de sus derechos y deberes y como constancia de su actuación. Permanecen físicamente junto a la entidad que los produce.

Dentro de los archivos vivos o activos, se pueden distinguir:

• Archivos en formación (también llamados de gestión o archivos de oficina): la documentación es de consulta diaria y está sujeta a modificaciones y ampliaciones.
• Archivos centrales o de depósito: los expedientes ya tramitados son todavía susceptibles de ser consultados por el órgano que los creó y en ellos se conserva la documentación que aún tiene valor administrativo o jurídico, pero que está concluida.
• Archivo Intermedio: su función principal es el archivo transitorio de aquellos documentos referentes a acciones jurídicas y administrativamente prescritas que esperan su selección definitiva.
• Archivo Histórico: la documentación que debe ser conservada indefinidamente pasa a formar parte de estos archivos. También pueden pasar a estos archivos los archivos concluidos de entidades que dejan de existir si no continúan sus funciones en otras.

Clasificación por el Ámbito de Aplicación del Derecho

• Públicos
• Privados

Funciones del Archivo

Las funciones principales son: recoger, conservar y servir.

1. Recoger: es una tarea receptiva que supone la recogida de la información originada por las distintas instituciones y organismos. Esta tarea se lleva a cabo mediante una serie de actividades:

• Preparación: participación del archivo en el proceso de creación, interviniendo en la normalización de la tipología documental y estableciendo los plazos de vigencia administrativa.
• Evaluación o selección previa de la documentación que culminará en la eliminación de documentos duplicados o inútiles (que no sean documentos de archivo) o en hacer un muestreo (elegir un documento de cada mes, de cada año, etc.). Esto sería el expurgo.
• Recepción: recepción directa de la documentación, especialmente la de carácter público, que se realiza mediante transferencias periódicas o circunstanciales. Existe también la recepción indirecta de la documentación, por compra, por donativo, etc.

2. Conservar: aplicación de medidas preventivas ante los factores destructivos disponiendo de todos los medios necesarios para ese fin. Se realizará una correcta conservación cuando se efectúen medidas de organización y descripción.
3. Servir: esta función se realiza mediante la comunicación y la difusión.

Diferencias entre Documento de Archivo y Documento de Apoyo Informativo

Documento de Archivo

• Ejemplar único
• Son o serán patrimonio documental
• Conjunto orgánico
• Se conservan
• Pasan al archivo

Documento de Apoyo Informativo

• Ejemplar múltiple
• No es Patrimonio documental
• Conjunto artificial
• Se destruyen
• No pasan al archivo

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