16 Nov

Consultas en Access

Introducción a las Consultas

Una consulta recupera información de la base de datos y, opcionalmente, la presenta en pantalla. Se estudiarán tres tipos de consultas.

Tipos de Consultas

Consulta de Selección

Las consultas de selección extraen o muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro, sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consulta de Acción

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos:

  • Crear una nueva tabla a partir de los registros de otra.
  • Modificar los datos almacenados.
  • Insertar nuevos registros.
  • Eliminar registros.

Existen varios tipos de consultas de acción:

  • De eliminación.
  • De actualización.
  • De datos anexados.
  • De creación de tablas.

Consulta de Eliminación

Las consultas de eliminación eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Consulta de Actualización

Las consultas de actualización permiten modificar los datos almacenados en una tabla. Modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o solo los que cumplan una determinada condición.

Consulta de Creación de Tablas

Las consultas de creación de tabla almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo o tablas intermedias. Las creamos para una determinada tarea (por ejemplo, para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos.

Consulta de especificación de SQL

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen que definir directamente en SQL.

Consulta de Referencia Cruzada

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

Elementos de una Consulta en Vista Diseño

Los elementos que conforman la consulta en vista Diseño son:

  • Campo: En este campo se utiliza, en la mayoría de los casos, el campo a visualizar. Puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.
  • Tabla: Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.
  • Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
  • Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada, la columna no aparecerá en el resultado. Se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta, pero no queremos que aparezca en el resultado.
  • Criterio: Expresión In (valor1, valor2,...). Examina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de valores, escritos entre paréntesis.

Pasos para Crear una Consulta Básica

  1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
  2. Hacer clic en el botón «Diseño de Consulta» en la pestaña «Crear».

Pasos para Crear una Consulta de Actualización

  1. Abrir una nueva consulta en vista diseño.
  2. Añadir la tabla que queremos actualizar.
  3. Hacer clic en el botón «Actualizar» de la pestaña «Diseño».

Pasos para Ejecutar una Consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana «Diseño de consulta» o bien desde el «Panel de Exploración».

  • Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre su nombre.
  • Desde la vista diseño de la consulta: Haciendo clic sobre el botón «Ejecutar» de la pestaña «Diseño».

Operadores

Operadores Lógicos

Son operadores que nos sirven para realizar comparaciones en los campos de la tabla. Los operadores lógicos son:

  • AND
  • OR
  • NOT

Operadores de Comparación

Estos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de otra. Independientemente del operador, si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparación será nulo (ni verdadero ni falso).

Operador Entre

Sintaxis: Expresión Entre valor1 Y valor2

Examina si el valor de la expresión está comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente, la expresión será un nombre de campo.

Operador In

Sintaxis: Expresión In (valor1, valor2,...)

Examina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de valores, escritos entre paréntesis.

Funciones Agregadas

Son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla. Son funciones que solo se pueden utilizar en una consulta de resumen, ya que obtienen un ‘resumen’ de los valores contenidos en las filas de la tabla.

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