Control Interno

Definición

El control interno se basa en procedimientos y métodos adaptados por una empresa, de manera coordinada, para proteger sus recursos contra pérdidas, fraude o ineficiencia. También promueve la exactitud y confiabilidad de los informes contables y administrativos, apoya y mide la eficacia de estos, y mide la eficiencia de la operación en todas las áreas funcionales de la organización.

Beneficios

• Proporciona dirección.
• Brinda seguridad de que los informes contables en los que se basa la toma de decisiones son confiables.

Elementos del Control Interno Contable

• Definición de autoridad y responsabilidad: Las organizaciones deben contar con definiciones y descripciones de los deberes relacionados con las funciones contables.
• Segregación de deberes: Las funciones de operación, registro y custodia deben estar separadas.
• Las organizaciones deben establecer unidades de operaciones o servicios y de contabilidad, separadas y autónomas.
• Ningún funcionario debe tener completa autoridad sobre una parte importante de cualquier transacción para efectos contables y de operación.

Objetivos del Control Interno

• Seguridad de la información: Que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en los registros contables.
• Validez de la información: Que todas las informaciones registradas representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados.
• Exactitud de la información.
• Mantenimiento de la información.
• Seguridad física.

Evaluación del Control Interno

Permite asegurar que el control interno está operando efectivamente, e implica valorar no solo el diseño, sino también la forma como operan y se aplican los controles.

Control Interno de Caja Chica

• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite se deberán pagar con cheques.
• La cuenta fondo fijo de caja chica solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo o para su eliminación.
• Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
• La persona responsable no debe tener acceso a la contabilidad, ni a cobros, ni a la caja principal.
• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
• El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la caja chica al momento de su reposición.
• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por una persona autorizada.
• No se incluirán facturas o plantillas de pago que, por naturaleza, no estén determinadas para el fin al cual fueron destinadas.

Caja Chica

Son todos los desembolsos que deben efectuarse por medio de cheques denominativos, pero que la empresa realiza como pequeños desembolsos para los cuales resultaría antieconómico preparar un cheque o bien la persona que recibirá esa pequeña cantidad puede negarse. Para cubrir esas necesidades de efectivo, se crea un fondo que se controla por medio de la denominada caja chica.

Objetivo de Caja Chica

Regular y establecer las normas de utilización del fondo de caja chica a fin de que estos cumplan con el propósito para el cual fueron creados.

Fondo de Caja Chica

Es un monto establecido por la administración de la organización para poder hacer frente a aquellos gastos menores que puedan aparecer en el desenvolvimiento de las operaciones de la misma.

Control Interno: Definición y Tipos

Son los procedimientos detallados que implanta la gerencia para controlar las operaciones de un negocio.

Tipos de Control Interno

• Administrativo: Constituyen procedimientos y registros que ayudan a la gerencia en el logro de los objetivos de la empresa.
• Contable: Son procedimientos y registros que se relacionan principalmente con la confiabilidad de los registros e informes financieros y con la salvaguarda de activos.

Propósito del Control Interno Contable

Dar razonable seguridad en cuanto a que las transacciones sean:

• Ejecutadas de acuerdo con la autorización de la gerencia.
• Registradas como necesarias para permitir la preparación de estados financieros y para mantener la contabilidad de los activos.
• Que el acceso a los activos solo sea permitido por autorización de la gerencia.
• Los registros de los activos sean confrontados con los activos existentes a intervalos razonables y se analicen las discrepancias.

Principios Básicos del Control Interno Contable

• Las responsabilidades deben quedar claramente definidas por la autorización y la conclusión de cada una de las actividades de la empresa.
• Adecuada división de las responsabilidades dentro de la estructura de la organización.
• Segregación de las operaciones y la contabilidad.
• Creación de mecanismos adecuados para la recolección de información contable de las transacciones.

Arqueo de Caja

Consiste en un recuento de todo el efectivo en poder del cajero. Se contará y se preparará una relación detallada de todas las monedas, billetes, cheques y comprobantes de desembolso que se encuentren en la caja.

Faltante de la Caja

• Exigir al cajero la reposición del faltante, cuando se deba a su negligencia.
• Diferir el ingreso de los sobrantes, por si aparecen sus dueños en legítima reclamación, para entregárselos.
• La empresa podrá asumir el faltante, cuando se trate de un hecho aislado y ocasional, imputable a un empleado de trayectoria intachable.

Activo Fijo

Son activos de naturaleza relativamente permanente usados en la operación del negocio y que no hay la intención de vender; representan el conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido.

Características

• Tangible.
• Tener una vida útil relativamente larga.
• Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año.
• Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios.
• Lo componen todas aquellas cuentas que representan recursos con los que cuenta la empresa para el desempeño de sus actividades típicas.

Normas del Control Interno de los Activos Fijos

• El registro contable de muebles se hará atendiendo al costo incurrido para el momento de su adquisición.
• El control de entradas y salidas de los bienes del activo fijo se apoyará a través del módulo de activo fijo, donde se refleja la información de las existencias por renglones y ubicación en forma detallada.
• Se llevará un registro auxiliar de control de los activos fijos, el cual deberá compararse frecuentemente con el mayor general de la contabilidad con el objeto de corregir errores y desviaciones.
• El gasto por depreciación aplicado a los activos fijos debe ser razonable y, en todo caso, obedecer al método de depreciación establecido, el cual deberá distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los periodos de la vida útil estimada en concordancia con la política contable vigente.
• Los desembolsos que incrementen la capacidad de producción o alarguen la vida útil de un activo fijo mueble, si son substanciales, deben capitalizarse; los desembolsos menores, aun cuando tengan características de capitalizables, se deben llevar a gastos o costos del periodo.

Reglas del Activo Fijo

• El importe de los gastos de depreciación y amortización del periodo deben presentarse por separado en el estado de resultados o, en su defecto, en una nota al pie de dicho informe.
• El activo fijo debe incluirse en su valor en libros, que también puede considerarse como su importe neto.
• El costo de los derechos sobre depósitos minerales y otros recursos naturales suele incluirse en la sección de activo fijo del balance general; también debe indicarse el agotamiento acumulado respectivo.

Clasificación de Activo Fijo

• Tangibles: Quedan identificados por su naturaleza física. Ejemplos: vehículo, terreno, maquinaria, mobiliario, herramientas.
• Intangibles: Están compuestos por partidas de naturaleza incorpórea que representan derechos o privilegios que la empresa posee, bien sea porque los ha adquirido o porque los ha desarrollado.

Depreciación y Amortización

• Depreciación: Pérdida de valor en el tiempo de un activo fijo, ya sea por uso o falta del mismo.
• Amortización: La distribución periódica de los activos fijos intangibles, mediante su aplicación a cuenta de resultado, durante la vida legal o estimada de los mismos a contar de la fecha de adquisición y utilización.

Principales Diferencias entre Depreciación y Amortización

• La depreciación solo se aplica a bienes tangibles; la amortización, a intangibles.
• La depreciación es más costosa.
• La amortización es más rápida que la depreciación.

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