ENTREVISTAS:

Tipos de información buscada

–
Antes de comenzar, entrevístese UD mismo. Conocer las preferencias y como se podrían ver afectadas.
– Reconozca su educación, intelecto, contexto cultural y las emociones.
– Piense a fondo en la entrevista antes de ir a ella
– Visualice por qué va, que preguntará y qué busca con ella.
– La mitad de la entrevista es UD., la otra mitad la compone el individuo que entrevistara
– Una entrevista para recolección de información es una conversación dirigida con un propósito específico donde se utiliza el formato de preguntas y respuestas.
– Lo que se busca es conocer la opinión del entrevistado como también es importante conocer sus sentimientos o subjetividades acerca del sistema.
– Las opiniones pueden ser más reveladoras que los mismos hechos.

Tipos de Información

1. Opiniones
2. Objetivos
3. Sentimientos
4. Procedimientos informales
Cinco pasos en la preparación de la entrevista:
1. Lectura de Material de Fondo:
Lea y comprenda toda la información del entrevistado como de su organización como le sea posible

2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista

Utilice la información recopilada y su experiencia para establecer los objetivos de la entrevista.

3. Decidir a quien entrevistar:

Incluya gente de todos los niveles que serán afectados por el sistema

4. Preparar al entrevistado:

Llame al entrevistado con anticipación y déle tiempo para pensar en la misma

5. Decidir sobre tipos de preguntas y estructuras:

Escriba preguntas para tratar las áreas principales de la toma de decisiones descubiertas cuando visualizó los objetivos de la entrevista
Tipos de Preguntas:
ABIERTAS:
Capturar opiniones o sentimientos del usuario al respecto del sistema.
-.Ejemplo: ¿Cuál es su opinión del sistema actual?
-.Como ve los objetivos del departamento
-.Como se relaciona esta forma con el trabajo que ud. Hace.
-.Cuales son algunos de los problemas que experimenta para recibir la información a tiempo
-.Cuales son algunos de los errores comunes que se cometen en la captura de datos
-.Describa el sistema computacional más frustrante con el que haya trabajado

Beneficios de las preguntas abiertas:

1. Brinda comodidad al entrevistado
2. Permite al entrevistador recoger el vocabulario del entrevistado (educación, valores y las creencias)
3. Entrega un gran detalle.
4. Revela caminos para preguntas posteriores que podrían no haberse formulado
5. Este método es más interesante para el entrevistado.
6. Permite mayor espontaneidad
7. La construcción de frases es más fácil para el entrevistador
8. Puede ser utilizada en un aprieto, si el entrevistador es tomado por sorpresa

Desventajas de las preguntas abiertas

1. Respuesta con muchos detalles irrelevantes
2. Posibilidad de perder el control de la entrevista
3. Permite respuestas demasiado largas, y por lo tanto ocupan mucho tiempo
4. Puede mostrar que el entrevistador no está preparado
5. Puede dar la impresión que no se tiene un objetivo real

CERRADAS:

Capturar información precisa
-.Que tantos reportes genera en un mes(1,2,3,4, etc.)
-.Desde hace cuanto trabaja en la empresa?
-.Cuál de las siguientes fuentes de información es más valiosa para Ud.? -Quejas del cliente archivadas – b Interacción cara a cara con el cliente – c devolución de mercadería por si misma
-.Liste sus dos prioridades máximas para el depto. De ventas
-.Quien recibe esta salida (informe, etc.)

Beneficios de las preguntas cerradas

1. El ahorro de tiempo
2. Facilita la comparación entre listas
3. Se llega al punto buscado
4. Se mantiene un control de la entrevista
5. Se tratan en forma rápida una gran cantidad de temas
6. Se obtienen datos relevantes

Desventajas de las preguntas cerradas

1. Son aburridas y monótonas
2. No llegan a obtener grandes detalles
3. Se pueden perder ideas importantes
4. No se llega a establecer una relación armoniosa con el entrevistado
-.Dentro de las preguntas cerradas existen las preguntas Bipolares, ya que ofrecen dos alternativas (generalmente opuestas)
-.Ej.: Si/No; Siempre/Nunca; Verdadero/falso
-.¿Trabaja Ud. Con computador (SI/NO)
-.¿Está de acuerdo Ud. O no de que las funciones del contestador automático valen la pena?
-.¿Quiere recibir Ud. Un correo con el estado de cuenta del mes
-.¿Su departamento de contabilidad permite transferencia de fondos electrónicos?
-.¿El formulario, está debidamente llenado?
Paralelo o comparación entre los tipos de preguntas
Abiertas Cerradas

Bajo
Confiabilidad de Datos Alto
Bajo
Uso eficiente del tiempo Alto
Bajo
Precisión de los datos Alto
Mucho
Anchura y profundidad Poco
Mucho
Actitud del entrevistado Poco

Difícil

Facilidad de Análisis Fácil

PREGUNTAS DE AVERIGUACIONES

Consultar
-.Porqué
-.Dar un ejemplo de su proceso de toma de decisiones
-.Proporcione una ilustración de las medidas de desempeño que utiliza
-.Que es lo que hace que Ud. Se sienta de esa forma.
-.Explíqueme que hace paso a paso para llenar la ficha de pacientes

Fallas al formular las preguntas:

a) Se recomienda escribir las preguntas a mano
b) Evitar buscar la misma respuesta con dos preguntas distintas o que busquen contradicciones
c) Evitar conducir o guiar la respuesta del entrevistado

Técnica piramidal

Acomodar las preguntas:
a) Ir a lo específico del problema o asunto del entrevistado, se recomiendan preguntas cerradas
b) Luego, ir a algo más general
c) Detalle del asunto, se pueden usar preguntas abiertas
d) Percepción personal del entrevistado

Técnica Embudo

a) Preguntas generales(abiertas)
b) Preguntas un poco más específicas
c) Preguntas cerradas o específicas.
Se comienza en una forma más deductiva para ganarse al entrevistado, debe tener el control de la entrevista, poniendo frenos y determinando lo que no es necesario de la entrevista.

Técnica Diamante o Rombo

Es una mezcla de los 2 anteriores y es uno de los formatos que ocupa mucho más tiempo (Desventaja).
a) Preguntas especificas
b) Preguntas Abiertas o Generales
c) Preguntas específicas (La idea es llegar a una conclusión)

No Estructuradas Estructuradas

Díficil Evaluación Fácil
Mayor Cantidad de Tiempo Menor
Mucha Permite perspicacia del entrevistado Poca
Más Flexibilidad Menos
Bajo Control del entrevistador Alto
Bajo Precisión Alto
Bajo Confiabilidad Alto
Alto Amplitud y Profundidad Bajo

Consejos:

Registre lo más importante de la entrevista usando lápiz o grabadora

Ventajas al usar grabadora:

–
.Se obtiene un registro preciso de lo que se dijo
-.Mayor libertad al entrevistador para escuchar y responder
-.Mejorar la relación armónica con el entrevistado
-.Permite repetir la entrevista a otra persona

Desventajas de usar la grabadora:

–
.Se puede sentir nervioso o auditado
-.Puede provocar una desconcentración
-.Difícil de encontrar un pasaje dentro de la cinta o registro de grabación
-.Incremento de los costos por tener que transcribir la cinta

-.Tomar apuntes:

En algunos casos puede ser la única alternativa para registrar una entrevista.

Ventajas:

–
.Mantiene alerta/atento al entrevistador
-.Ayuda a recordar preguntas importantes
-.Ayuda a recordar la ascendencia de la entrevista
-.Muestra el interés del entrevistador en la entrevista
-.Muestra la preparación del entrevistador

Desventajas:

-.Se pierde el contacto visual con el entrevistado
-.Se puede perder el hilo de la conversación
-.El entrevistador teme hablar mientras este tomando notas
-.Es una excesiva atención en los hechos y poca atención a las opiniones

Recomendaciones antes de la entrevista

-.Un día antes contáctese con el entrevistado para confirmar hora y lugar de la entrevista
-.Vístase adecuadamente
-.Llegue a la hora
-.Si puede haga observaciones de la organización
-.Al llegar confirme su presencia
-.Saludar de mano y firme al entrevistado
-.Recuérdele su nombre y el porqué de la entrevista
-.Y después de sentarse tome la grabadora o el cuaderno