Concepto y funciones del presupuesto

El concepto de presupuesto tiene varios usos, por lo general vinculados al área de las finanzas y la economía.  El presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos. El presupuesto también es el cómputo anticipado del costo de una obra o de los gastos que implicará un determinado proyecto.

Funciones del presupuesto:

Planeación:

Que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.

Organización:

Que es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.

Coordinación:

Que es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.

Dirección:

Que es guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados.

Control:

Tipos de planes presupuestarios existentes en una organización

Los presupuestos se clasifican de distinta manera, según el grado de flexibilidad de las asignaciones, según el período de tiempo que abarcan, según el sector en que serán aplicados, y según el campo de aplicación dentro de la empresa.

Rígidos:

También denominados presupuestos fijos, son aquellos que se elaboran para un solo nivel de actividad, es decir que el presupuesto no varía, sea cual fuere el volumen de actividad. Este tipo de presupuesto es el utilizado tradicionalmente por el sector público.

Flexibles:

También denominados presupuestos variables. En este tipo de presupuestos, las cifras presupuestadas para los distintos rubros van variando, en la medida que se producen cambios en los niveles de actividad de la empresa. Para cada nivel de actividad de ventas o producción, los presupuestos flexibles muestran diferentes niveles de costos y gastos.

Según el período de tiempo que abarcan

De corto plazo

De largo plazo

Abarcan un periodo de tiempo mayor de un año. Este es el caso de los planes de desarrollo, en el sector público, o los planes estratégicos, en el sector privado.

Según el sector en que serán aplicados

Sector Público

Son los presupuestos del Estado, de organismos y entidades oficiales, que generalmente se elaboran por programas, esto es, prestando atención más a las acciones que se van a realizar que a las adquisiciones. Esta técnica presupuestaria fue puesta en práctica por la mayoría de las entidades oficiales, a partir de 1959, por iniciativa de la ONU. Modernamente, y como medio más efectivo de control del gasto público, hizo su aparición el presupuesto base cero.

Sector Privado:

También se conocen como presupuestos empresariales y están dedicados a la planificación de las actividades de la empresa.

Según el campo de aplicación dentro de la empresa

Operativos:

Presupuestos económicos, comprenden un conjunto de presupuestos que abarca todas las actividades del período siguiente. Su contenido se resume, generalmente, en el Estado de Resultados proyectado.

Financieros:

De tesorería:

Comprende estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos o en valores fácilmente negociables. También se conoce como presupuesto de caja, flujo de caja o cash-flow, porque en él se hace una previsión del flujo de entradas y salidas de fondos y de necesidades de efectivo de la empresa.

De capital:

Formas de clasificación de los presupuestos

Por el tipo de empresa.:

Presupuesto

Público o  Fiscal.- Son aquellos que realizan los Gobiernos, los Municipios, las empresas descentralizadas etc. para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias P.O.A.

Presupuesto Privado o Empresarial.- Son los realizados y utilizados por las empresas particulares como instrumento de su administración.

Por su contenido

Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.

Auxiliares. Son aquellos que muestran en forma analítica  las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.

Por su forma

Flexibles: Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.

Fijos: Son los presupuestos que permanecen invariables durante la vigencia del periodo presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

Por su duración

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la  empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

• A Corto Plazo: Los que abarcan un año o menos

  
  

• A Mediano plazo: Los que se formulan para más de un año a 5 años

  
  

• A largo plazo: Son los que abarcan a mas de 5 años

Por la técnica de evaluación

Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

Estándar: Son aquellos que por ser formulados sobre base científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje  muy elevados las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de los anteriores representan los resultados que se deben obtener.

Por su reflejo en los estados financieros

• De Posición Financiera o de Balance General: Muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que  se conoce como posición financiera o Balance General presupuestado.

• De Resultados: Muestran las posibles utilidades a obtener en un periodo futuro

  
  

• De Costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes.

• Presupuesto maestro o tipo: Con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variación sustancial.

Por la finalidad que se pretende

• De Promoción, donde es necesario estimar ingresos y egresos que se efectuarán en el periodo presupuestado

• De Aplicación, que se elabora normalmente para solicitud de créditos

  
  

• De Fusión,  se elabora para ver resultados de una conjunción de entidades

  
  

• Por áreas y niveles de responsabilidad, cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas.

• Por Programas (preparados normalmente por entidades Gubernamentales)

  
  

• Base Cero, no toma en cuenta las experiencias habidas, es costosa y no proporciona información muy oportuna

  
  

De trabajo

 Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las etapas  de Previsión, Planeación y Formulación.

Principios metodológicos básicos para la elaboración de presupuestos

Cuando se está desarrollando un presupuesto, no se debiese improvisar. Al igual que en todo buen ejercicio de administración de una organización, un buen ejercicio presupuestario implica claridad de propósito, planificación detallada y pensamiento considerable.  Éstas son algunas de las preguntas que deberás responder a lo largo de las distintas fases de preparación presupuestaria y el desarrollo real del presupuesto:

• ¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber conseguido los mimos o mejores resultados?

  
  

• ¿Hemos despilfarrado dinero en el pasado? Si fuera así, ¿podemos evitarlo en el futuro?

  
  

En este apartado de esta herramienta prestamos especial atención a:

• ¿Qué es un presupuesto, quién debería participar en su elaboración y por qué presupuestamos?

  
  

• Los planes operacionales

• Cálculo de costes

• Fuentes de financiación

Necesitas abordar asuntos antes de empezar a desarrollar un presupuesto, pues constituyen una extensión del proceso de planificación en el que se basa toda la elaboración del presupuesto (ver también las herramientas Descripción general de la planificación, planificación estratégica y planificación de acción.

Etapas en la elaboración de un presupuesto

• Formulación: Comprende un diagnostico de la realidad de cada departamento de la organización en su conjunto y sus proyecciones para el futuro.

• Discusión y aprobación: Esta etapa tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores interesados, el documento presupuestal, así como de proceder a su sanción por parte de quienes tengan esta responsabilidad.

• Ejecución y control: Una vez aprobados los presupuestos, corresponde a cada organismo o departamento, llevarlos a la práctica. Para ello, es indispensable contar con una organización y dirección adecuada.

• Evaluación: Transcurrido un cierto periodo de tiempo se realiza una comparación y análisis entre lo presupuestado y lo realmente realizado.

Formas para estructurar un presupuesto

La forma para estructurar un presupuesto debiese contener una plan:

• Integrador

Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

• Coordinador: Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

• Operaciones : Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

• Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:

• Presupuesto de efectivo

  
  

• Presupuesto de adiciones de activos

  
  

Técnicas propias de la elaboración de presupuestos

Las dos técnicas principales son la elaboración de presupuesto incremental y la elaboración de presupuesto de base cero.

• En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Éste es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo «perezoso» y con frecuencia poco preciso. Esta técnica sólo es apropiada para organizaciones en las que los años varían poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionarles de manera satisfactoria.

• En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es  un presupuesto más detallado y  preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos retos.

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