3. El protocolo Abarca todo en los negocios: saludo, presentaciones, temas de conversación, Vestirse de la forma más apropiada, incluso la forma de despedirse. Elprotocolo Empresariales el conjunto de Normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y Control de cualquier acto de una empresa privada o institución. Es una guía de Comportamiento profesional. El objetivo es la negociación, que es el interés de Varias partes que conducen a un acuerdo común. Del primer objetivo se consiguen Los siguientes: -Conseguir un punto en el que ambas partes logren satisfacer Sus objetivos. -Firmar un acuerdo claro y preciso. -Agasajar a los invitados. -Obtener beneficios.

Ideas Básicas para la persuasión y la negociación

– Estar Convencida. -Conocer a la otra parte. -Crear un entorno adecuado. -Empezar por Lo más factible. -Saber escuchar. -Comprensión mutua. -Convencerse por uno Mismo. El lugar donde se celebran las reuniones: Su elección debe hacerse con Cuidado, prestando atención a todos los detalles. Debe ser una zona de Prestigio, un edificio con buena imagen, una sala con estilo y con las Comodidades necesarias. Debe tener una buena capacidad, adecuada iluminación, Climatización y acústica adecuadas. La mesa donde tiene lugar la negociación Pueden ser de dos formas: -Mesa rectangular: habitual en las negociaciones. Si Nosotros organizamos el evento nos sentaremos de espaldas a las ventanas. -Mesa De herradura: es adecuada si son tres partes interesadas en la negociación. -Mesa oval: La presidencia se ubicará en el centro de una de los lados mayores. -Mesa circular: homogénea, los invitados quedan unos frente a otros. En las Mesas debemos colocar los tarjetones. En cuanto a las mesas para firmas y Ratificaciones de acuerdos, su decoración será lo más sencilla posible.

Atenciones especiales en las negociones:

El Mundo empresarial necesita atenciones especiales para: Darse a conocer. Honrar A una personalidad, empresa o institución. Dar o conocer determinados Acontecimientos. Adquirir contactos beneficiosos. Conocer el mercado. Fidelizar Clientes. Iniciar o cerrar negociaciones…Los Regalos: Averiguaremos los gustos y preferencias de la persona, no Deben ser demasiado caros (por política de la empresa). El protocolo permite Ciertas atenciones en determinadas circunstancias: En casos de jubilación. Para Premiar la lealtad de clientes.

Diseño y elementos de los actos Protocolarios empresariales: Reglas básicas del protocolo empresarial Internacional

1. Informarnos anticipadamente sobre nuestros Invitados. 2. Las primeras impresiones que causamos son las que cuentan. El Saludo es una condición necesaria para iniciar cualquier conversación, el Apretón de manos es el más utilizado, asociándose a la lealtad, concordancia y A la honestidad. Debe ser breve y firme. En cuanto a las presentaciones, son un Formalismo necesario, el protocolo aconseja presentar primero al cargo de menor Rango y el último el de mayor. La vestimenta va unida al tipo de acto y hora en Que tiene lugar: En hombres: traje oscuro, camisa clara, zapatos y calcetines Negros. En mujeres: traje de chaqueta clásico, falda recta o vestido por la Rodilla, complementos escasos y discretos. En determinados eventos de gala: Se Debe conseguir una comunicación eficaz. Conocer los distintos estatus y Categorías e identificar el rol que desempeñamos. Convencer sin imponer. Ser un Perfecto anfitrión e invitado. La seguridad de las personas como de los Documentos, siendo necesario tomar una serie de precauciones. En cuanto a la Seguridad en los vehículos de ejecutivos, el protocolo insta que se opte por Pasar lo más inadvertido posible. Los escoltas son profesionales encargados de Salvaguardar la seguridad de las personas para quienes trabajan, existen cinco Niveles de seguridad desde el nivel 1 (un escolta, en un único coche en el Asiento de copiloto) hasta el nivel 5 (conjunto de automóviles en los que se Desplaza el ejecutivo, elementos de seguridad, séquito, anfitriones que le Acompañan…).

Tipos de actos protocolarios empresariales

Tienen El elemento común que giran en torno a la comida:

Rápidos y sencillos

-Desayunos de trabajo: uno de los servicios más utilizados en el mundo Empresarial. -Almuerzos de trabajo sin acompañantes: modalidad de reuníón más Extendida y utilizada en el mundo empresarial. -Snack de trabajo: reuniones de Trabajo a las que se acompaña un tentempié. –Té de trabajo: consiste en una Reuníón de trabajo en un salón de té o cafetería. –Copas u otras bebidas a la Salida del trabajo: sirven para distender tensiones y estrechar lazos.

Reuniones De trabajo con buffet

: Carácterísticas:
servicio rápido, el comensal confecciona su propio menú.
Modalidades: -Buffet desayuno: de los servicios más utilizados. –Buffet brunch: Es una alternativa variada que presenta productos propios del desayuno y otros En un almuerzo ligero. –Buffet de entrantes y postres: libre de formalismos y Rigidez, rápida, se degusta un plato principal servido en mesa, sin demora, ni Pérdida de tiempo. –Buffet específico concertado: oferta gastronómica de alta Calidad y satisfacción decorativa. –Buffet libre de almuerzo o cena: sustituye Al menú en los hoteles, el cliente aumenta el número de opciones para Confeccionar su menú. –Buffet parrilla: busca la creación de vínculos Amistosos, suele ser en jardines, terrazas del propio hotel o de residencias Particulares que contratan este servicio.

Reuniones De trabajo con acompañante:

Almuerzo o cena: Carácterísticas: -Hora: en el Almuerzo, entre la 13:30 y 15:00. En la cena en torno a las 21:00. –Duración: 2 Horas prorrogables. –Menús: son Combinaciones culinarias constituidas por 2 o 3 grupos de platos con varias Opciones. Hay varios tipos de menús: menú fijo (sin opción), menú de la casa (menú típico), menú brunch (desayuno-almuerzo, se sirve en hoteles), menú carta (da la opción de seleccionar los platos deseados y confeccionar un menú Propio), menú de banquetes y ceremonias (contratado de antemano, fijo y sin Precio impreso), menú degustación (cerrado, con un precio fijo elevado), menú Cóctel (servicio especial con pequeñas elaboraciones y con bebidas), vino Español (con productos típicos españoles), lunch (servicio que suele servirse a Medio día o media tarde). –Tipo de Servicio más apropiado:-Emplatado directo: alimentos preparados desde la Cocina y servidos por la derecha, servicio más utilizado. –Servicio a la rusa: Primero se presenta y emplata sirviéndose por su derecha. –Servicio a la Inglesa: se presentan en bandejas y los sirve por la izquierda. –Servicio a la Francesa: se presentan en bandejas por la izquierda.

Reuniones profesionales:

Reuniones virtuales: utilizada por Grandes empresarios para no perder tiempo en desplazamientos. –Asamblea o Junta: reuníón periódica convocada por el Consejo de Administración de una Empresa, con el objetivo de informar, analizar resultados… Se celebra en un Salón. -Convenciones: reuniones puntuales o periódicas que se celebran en Distintos lugares, con el objetivo de favorecer la comunicación y la relación Entre ellos. Dirigido a empresarios. –Congresos: reuniones científicas, Políticas, económicas con participación nacional y extranjera. Con el objetivo De investigar, reciclarse y relacionarse con otros profesionales. La Participación mínima es de 100 personas. –Cursos, seminarios y simposios: Reuniones formativas, con el objetivo de exponer temas, organizar grupos de Trabajo… Y se celebra en un hotel o salón capacitado para el evento. –Jornadas Profesionales: agrupan profesionales de un determinado sector que favorece a Las relaciones personales e intercambio de experiencias. –Jornadas de puertas Abiertas: acto protagonizado por las empresas para darse a conocer. –Ferias y Exposiciones: oportunidad para investigar mercados, comprar, vender, Promocionar…

La despedida:

Es el Punto y final de todo acto en el protocolo empresarial. Nos indica si continúan O se rompen las negociaciones. La despedida ha de ser breve y sencilla.

4. Fases en la organización de actos:

Fase de Preparación:

Un primer contacto Con el anfitrión para comunicarnos su atención. Se trata de la idea general del Evento. –Entrevista para definir los objetivos, la imagen, los asistentes, el Presupuesto, los medios y plazos para la organización del evento… -La fecha. –El Lugar: debe estar bien comunicado, iluminado, amplio… Es fundamental para la Perfecta organización.

Fase de Elaboración del proyecto

: -Diseño Del acto mediante el programa que incluye las pautas básicas del desarrollo del Acto. Es un documento básico para la organización de actos, determina el orden De las acciones a seguir y las personas que intervienen. Incluirá el cronograma Del acto. Realizaremos el libro de ruta con el transporte utilizado. Incorporaremos la documentación con la imagen de la empresa, el listado oficial De invitados y los planos específicos, incluido el de protocolo. – Realización De presupuestos, costes, recursos materiales, tecnológicos y humanos. –Estructuración de la escaleta: guion técnico que contiene toda la información De lo que los organizadores harán para que el acto avance correctamente y sin Fallos. –Preparación de documentación, invitaciones, programa y cronograma del Acto. –Convocatoria a los medios de comunicación. –Sistema de control de Invitaciones. Existen dos modelos organizativos para la realización de eventos: -El responsable y el equipo de protocolo de la empresa se encargan de la Organización, contratación y control de todos los aspectos del acto. –La Contratación de una agencia especializada en gestión de eventos.

Fase De ejecución:

Seguimiento del cronograma del acto. –Recibimiento de Personalidades. –Colocación de invitados. –Desarrollo del acto, control Audiovisual, iluminación, limpieza… -Despedida, entrega de documentación y Regalos. –Agradecimientos a los asistentes y al personal colaborador. Evaluación del acto: -Analizaremos la Rentabilidad del evento. –Análisis de la repercusión medíática del acto. –Finalmente, una memoria explicativa que incluirá los presupuestos y las Facturas para que el cliente evalúe los resultados.

Confección del presupuesto económico:

Recursos monetarios: incluiremos en el presupuesto la partida de Recursos monetario por: alquiler del salón, alojamientos, transportes, Catering… Recursos humanos: -Personal De protocolo y relaciones públicas, -Personal auxiliar, azafatas de formación. –Azafatas de protocolo. –Personal de seguridad y porteros. –Técnicos Audiovisuales. –Técnicos de mantenimiento. –Personal extra. –Personal Sanitario. Recursos materiales:-Soportes Tecnológicos: teléfonos, fax, DVD… -Relacionados con la imagen corporativa: Cartas de invitación, folletos, tarjetas identificativas para las mesas… -Otros Recursos: transporte, banderas, escudos…

Programa Y cronograma del acto:

El programa es un documento básico para el protocolo En la organización de actos, Establece el orden de las acciones a seguir y las Personas que intervienen. No tendrá una duración superior a 3h consecutivas. El Programa debe incluir: -Anfitrión del acto. –Día, lugar y hora. –Invitados. –Protocolo de recibimientos y despedidas. –Distribución del espacio. –Etiqueta Del acto. –Timing del acto. –Convocatoria de los medios de comunicación. El Programa incluirá el cronograma del acto, precisando la hora, el lugar y la Acción que sucede en ese momento del evento. El libro de ruta recogerá el Transporte utilizado, itinerario y precedencias. Toda la documentación impresa Que incluya la imagen de la empresa, el listado oficial de invitados, planos…

Diseño de invitaciones:

El formato de Invitaciones es el tradicional tarjetón blanco o crema, enviado por correo, con La imagen corporativa de la empresa. La forma de envío y el diseño depende del Tipo de acto a realizar y la antelación. La antelación media está en torno a 15 Días. El momento de las confirmaciones es clave para la creación del evento. A Continuación, las partes fundamentales en el diseño de toda invitación: -En el Centro superior aparece el escudo. –Debajo el anfitrión. –A quien se invita. –El cuerpo de la invitación. –En el centro, la asistencia de alguna Personalidad. –En el centro inferior el lugar, seguido de coma y año. –En la Parte inferior izq, otros datos de interés. –En la inferior derecha S.R.C. Y Número de teléfono, faz o e-mail. –A la invitación se puede adjuntar una nota De protocolo.

Coordinación del evento:

El personal de protocolo es el departamento que ha organizado el evento, Centraliza toda la información relativa a la organización del acto. –El Personal de seguridad velará por la seguridad interna y externa del lugar. –El Departamento de relaciones externas es el encargado de convocar a los distintos Medios para que den cobertura al acto. Responsable del envío de las Invitaciones, así como de las acreditaciones. 

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