09 Oct
La Importancia de la Dirección de Proyectos
El proceso de dirección es crucial en cualquier proyecto. Permite a los gerentes guiar e influir en sus equipos para lograr los objetivos. Una comunicación efectiva y una estructura organizacional adecuada facilitan la ejecución del trabajo y maximizan el aprovechamiento de los recursos.
La Importancia de la Comunicación
Una comunicación clara y constante entre líderes y equipos es fundamental para el éxito. Esta comunicación debe abordar:
- Problemas técnicos: Informar a los líderes sobre las dificultades técnicas para tomar medidas correctivas.
- Coordinación: Comunicación efectiva entre los miembros del equipo para garantizar la coordinación y evitar duplicaciones.
- Motivación: Motivar e inspirar a los equipos para mantener el compromiso y la productividad.
Estructuras Organizacionales
Estructura Funcional
La estructura funcional, con forma de pirámide, agrupa especialistas en departamentos según su área.
Ventajas: Centraliza recursos, ofrece caminos claros de integración para especialistas jóvenes y facilita la ayuda mutua.
Desventajas: Conflictos en la asignación de recursos en proyectos con múltiples tareas y posible desviación de los objetivos generales del proyecto.
A pesar de sus desventajas, sigue siendo la opción preferida por su simplicidad y enfoque en la especialización.
Organización por Proyectos
Esta estructura crea unidades de trabajo independientes con los recursos necesarios para cada proyecto. El jefe de proyecto tiene amplia autoridad, incluso para reclutar talento.
Ventajas: Concentración en un único objetivo, línea de mando clara, espíritu de equipo, comunicación informal fluida y control total sobre los recursos.
Desventajas: Posible duplicación de recursos, uso ineficiente e inestabilidad laboral al finalizar los proyectos.
Estructura Matricial
Combina la jerarquía vertical con una horizontal, liderada por un coordinador de proyecto.
Ventajas: Equilibrio de objetivos, coordinación fluida entre departamentos y mayor visibilidad de las metas.
Desventajas: El «hombre en medio» (subordinado al jefe de departamento y al coordinador) puede generar conflictos. El director del proyecto puede percibir falta de autoridad y el jefe de departamento puede ver al coordinador como una intrusión.
La Teoría de la Contingencia
La estructura ideal depende del entorno, la organización, las características del proyecto y las condiciones externas.
Ejemplos:
- Proyectos pequeños y estandarizados: Estructura funcional.
- Proyectos grandes y complejos: Organización por proyectos.
- Compañías con tecnologías complejas: Estructura matricial.
Es posible implementar las tres estructuras simultáneamente o combinarlas dentro de un mismo proyecto.
El Rol del Jefe de Proyecto
El líder debe tener habilidades técnicas y de gestión. La estructura y los sistemas de informes y planificación dependen del tipo de proyecto.
Mejorando la Comunicación en la Estructura Funcional
Antes de cambiar de estructura, se debe intentar mejorar la comunicación. Establecer procedimientos claros, fomentar el contacto directo entre líderes, promover roles de relación informales y formar equipos interdepartamentales puede ser efectivo.
Selección de Equipos de Trabajo
El objetivo es seleccionar a las personas adecuadas. Se deben considerar la personalidad, experiencia y habilidades técnicas. La entrevista es clave para evaluar a los candidatos.
Gestión del Equipo
La rotación de miembros tiene impactos positivos y negativos. Es importante evaluar las necesidades de recursos humanos y el desempeño del equipo.
Control del Avance
Las revisiones periódicas son cruciales para evaluar el estado del proyecto. Se debe evaluar quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo se está desarrollando el proyecto. El objetivo es identificar fortalezas, debilidades y posibles problemas sin comprometer el proyecto. Se debe considerar los procesos, herramientas, organización, ciclo de vida del proyecto y aspectos emocionales. La revisión no debe ser una solución rápida ni planificada, sino que debe realizarse cuando sea necesario. Señales de problemas: desacuerdos entre líderes, discrepancias con clientes, cambios de personal, falta de compromiso o comunicación, errores tardíos e ignorancia de programas de gestión.
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