La correcta gestión documental es crucial para cualquier empresa. Permite mantener un registro organizado y legal de todas las actividades y transacciones. A continuación, se detallan los principales documentos y libros que toda empresa debe gestionar.

Actas y Convocatorias

Las convocatorias son anuncios o escritos mediante los que se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes, como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias.

Las actas son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta.

Estructura de las Actas

• Encabezamiento: Título del acta, nombre de la sociedad, reunión a que se refiere, fecha y, en su caso, lugar de celebración.
• Asistentes: Listado de los convocados presentes y ausentes.
• Orden del día: Enumeración de los puntos que se van a tratar.
• Acuerdos: Decisiones adoptadas, votaciones realizadas, propuestas presentadas, participantes y resoluciones aprobadas.
• Cierre: Hora de finalización de la sesión.
• Pie: Firma del secretario. En determinados casos deberán firmar, además, todos los asistentes.

Libros Exigidos por el Código de Comercio

Todas las Empresas

• Libro de inventarios y cuentas anuales: Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. En él se transcribirán trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos, y anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
• Libro Diario: Registrará día a día todas las operaciones de la empresa, si bien será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes.

Sociedades Mercantiles

• Libro de actas: En el que constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales, y los demás órganos colegiados de la sociedad.
• Libros de socios: Según de qué tipo sean las sociedades, estas llevarán los siguientes libros, que deberán diligenciarse en el Registro Mercantil antes de su uso: libro registro de acciones nominativas para sociedades anónimas y comanditarias por acciones, y libro registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada.

Los Documentos Contables

Los documentos contables se elaboran aplicando el denominado método contable, que consiste en un conjunto de principios e hipótesis que permiten garantizar el cumplimiento de los objetivos de la contabilidad.

Principios Contables Fundamentales

• Principio de partida doble: Supone que todo suceso contable afecta como mínimo a dos cuentas (debe y haber), ya que, contablemente, no puede haber partida sin contrapartida (por ejemplo, si se vende algo debe entrar dinero o un valor representativo del crédito).
• Principio de valoración: Todas las operaciones contabilizadas deben expresarse en unidades monetarias para poder ser valoradas.

Libros Exigidos por la Normativa Tributaria

• Libro registro de facturas emitidas: Registrará las facturas emitidas por los sujetos y reflejará el número, fecha, destinatario, base imponible o importe de las operaciones, y en su caso el tipo impositivo y cuota tributaria.
• Libro registro de facturas recibidas: Registrará las facturas recibidas correspondientes a bienes adquiridos y a los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad, y reflejará su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expendedor, base imponible y en su caso el tipo impositivo y cuota tributaria.
• Libro registro de bienes de inversión: En él se registrarán individualizados cada uno de los bienes de inversión, sus facturas, la fecha de comienzo de su utilización, prorrata y regularización anual, si procede, de las deducciones.
• Libro registro de operaciones intracomunitarias: En este libro deberán constar la operación y la fecha de realización, la descripción de los bienes objeto de esta, el destinatario y el Estado miembro de origen o destino de los bienes.

Documentos para Depositar las Cuentas Anuales

• Instancia de presentación: Solicitud de presentación de las cuentas que facilitan los registros mercantiles.
• Hoja de datos generales de identificación: Documento que recoge información sobre los datos identificativos de la empresa y los representantes legales.
• Certificación de aprobación de cuentas: Certificado que acredita que se ha llevado a cabo la aprobación de las cuentas anuales de la sociedad.
• Balance: Recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Recoge el resultado del ejercicio, separa los ingresos y gastos imputables a este, y distingue los resultados de explotación de los que no lo son.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: Tiene dos partes:
  • La primera refleja los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio.
  • La segunda contiene todos los movimientos en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo: Pone de manifiesto los cobros y los pagos realizados por la empresa para informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
• Informe medioambiental: Documento que proporciona información de los elementos presentes en las cuentas que tienen impacto medioambiental, y está expresado en términos monetarios.
• Informe de acciones / participaciones propias: Información sobre las acciones y participaciones propias adquiridas por la sociedad.
• Memoria: Documento que amplía y comenta la información contenida en el resto de documentos que forman parte de las cuentas anuales.

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