La Documentación en Prensa

1. Características

La documentación en prensa presenta una serie de características distintivas:

• Dualidad en el origen de las fuentes: Los servicios de documentación de los medios de comunicación son, simultáneamente, productores y receptores de fuentes de información.
• Multiplicación constante de información heterogénea: Los medios generan un alto volumen de información, con una gran diversidad en la morfología y los soportes que gestionan. Para su manejo, es crucial estar atento a las necesidades de información y a las costumbres de búsqueda de los periodistas, con especial atención a las necesidades no cubiertas, la relevancia y la eficacia de las diferentes fuentes de información.
• Rapidez en la respuesta: La inmediatez es un factor clave en el periodismo, por lo que la documentación debe ser ágil y eficiente.
• Obsolescencia de la información: La información de actualidad, por su propia naturaleza, envejece rápidamente.
• Dicotomía texto-imagen: Se basa en la compleja relación entre el texto y la imagen en los archivos de prensa escrita.
• Diversificación de los usuarios: Si bien el periodista es el principal usuario de la información de prensa, en el contexto digital, el lector se convierte en un usuario directo, junto a otros usuarios potenciales como empresas, organismos públicos y privados o investigadores.

2. Proceso Documental de los Textos Periodísticos

A) Funciones y principios de la Documentación Periodística

La documentación periodística cumple con varias funciones esenciales:

• Función previsora: Las tareas documentales deben anticiparse a los acontecimientos, mediante la elaboración y difusión de avisos periódicos sobre citas de interés social, político o económico.
• Función preparatoria: Consiste en proporcionar a cada informador la documentación necesaria para cada caso concreto antes de enfrentarse al objeto informativo que debe abordar.
• Función crítico-verificadora: Busca asegurar que la información documentada que se transmite sea cierta, verificando con sentido crítico los documentos, hechos, juicios, opiniones e ideas difundidas. Esto se realiza en tres planos: comprobando la exactitud de los datos, los errores u omisiones en las afirmaciones de personalidades públicas, y la adecuación formal de los contenidos transmitidos.
• Función completiva o explicativa: Exige que la documentación clarifique los diferentes contenidos, completándolos mediante las fuentes de información, para aclarar las cuestiones subyacentes en el discurso periodístico.
• Función informativa y profesional: La documentación es una herramienta imprescindible para cualquier profesional, especialmente en la actualización de conocimientos de cada campo.

Además de estas funciones, se deben considerar los siguientes principios:

• A) Principio editorial: La actividad documental debe adecuarse a la visión del mundo del propio medio de comunicación.
• B) Principio de adecuación funcional: Cada aspecto documental requiere una orientación diferente según el contexto, ya sea en las fuentes empleadas, la selección, el tratamiento documental, etc.

B) La Selección de Documentos

El primer paso en el proceso documental es la selección. Para explicarlo, se toma como modelo el que se basa en la validación empírica en el campo periodístico y en la Teoría de la decisión, considerando los siguientes valores:

1. Valor físico de los documentos: En términos de diseño, extensión y emplazamiento en el diario.
2. Valor de contenido de los documentos: Relacionado con su claridad expositiva, la objetividad-veracidad y la profundidad del tratamiento.
3. Valor de utilidad de los documentos: Se tiene en cuenta el autor, la relación con la colección o fondo documental, las necesidades de los usuarios, la disponibilidad del documento en otras instituciones y el grado de actualidad.
4. Valor temporal de los documentos: Valorando la utilidad para investigaciones potenciales, la historia de la institución y la localidad, así como su nivel de obsolescencia.

C) Análisis Documental

El análisis documental del discurso periodístico parte del modelo de paradigma de proceso documental y de la búsqueda de fórmulas objetivas y objetivables de análisis. Además del análisis formal, los ejes analíticos son:

• Acción: Referida a la significación profunda de la noticia.
• Agente: Comprende todos los seres vivos, microorganismos, instituciones y colectivos humanos con capacidad para realizar acciones. El Agente paciente incluye los mismos elementos, pero se refiere a quien sufre la acción directamente.
• Objeto: Similar al Agente, pero referido a cosas o entidades no vivas que desencadenan acciones. También puede haber un objeto pasivo.
• Instrumento: El medio o herramienta mediante el que se ejecuta la acción.
• Modo: Procedimiento general o especializado y voluntario, no implícito en la acción, utilizado en su realización.
• Causa: Abarca tanto los motivos inmediatos como los antecedentes y contextos generales en los que se encuentra la acción, siempre que sean explícitos.
• Finalidad: Objetivos e intencionalidad de la acción.
• Producto: Incluye efectos, reacciones, consecuencias o resultados reales de la acción.
• Lugar: Noción espacial o contexto geográfico.
• Tiempo: Noción temporal.
• Situación: Relacionada con la situación de los actantes y objetos.
• Asociativo: Caso secundario que tiene que ver con los acompañantes o elementos “subsidiarios”.

D) Recuperación de la Información, Difusión y Necesidades del Usuario

Existen tres grandes categorías de peticiones de información en los centros de documentación de prensa:

1. Peticiones indagatorias: Preguntas cortas que buscan un dato concreto.
2. Peticiones verificativas: Preguntas cortas que buscan comprobar datos de los que no se tiene certeza absoluta de su fiabilidad.
3. Peticiones temáticas: Superan el dato concreto en favor de una información que sirva de apoyo documental sobre un tema. Hay dos clases:
   • Específicas: Exigen un gran esfuerzo del documentalista, que debe comprender la solicitud y traducir la necesidad de información al lenguaje informático-documental, además de consultar diversas fuentes.
   • Genéricas: Requieren que el documentalista detecte qué desea o necesita el periodista, además de una mayor profundidad en la recuperación y selección de información.

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