Documentación jurídica de las empresas

Documentos Públicos y Privados

– Públicos: Autorizados por un notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley. Hacen pruebas frente a terceros y contra los contratantes y sus causahabientes.

– Privados: No son autorizados por un notario, únicamente hacen pruebas entre las partes que los han suscrito. La diferencia viene dada por la intervención en los documentos públicos de unos funcionarios públicos (fedatarios) que identifican adecuadamente a todos los intervinientes que garantizan la ley. Tendrán que realizarse siempre a través de una escritura pública.

Fedatarios Públicos

Autorizan los documentos públicos, están habilitados legalmente para dar fe y autentificar hechos, actos o negocios jurídicos.

– Notarios: Son a la vez funcionarios públicos (ejercen la fe pública notarial, lo que ven y oyen, y la fuerza probatoria de las declaraciones conforme a las leyes) y profesionales del Derecho (asesorar jurídicamente a quienes lo soliciten). Actúan con plena autonomía e independencia.

– Registradores: Funcionarios públicos, licenciados en Derecho y seleccionados mediante oposición. Su función es la llevanza de los Registros de la Propiedad, Bienes Muebles y Mercantiles. Califican bajo su responsabilidad la legalidad de los documentos judiciales, notariales, administrativos o particulares. No se inscribe nada si el registrador no lo ha calificado.

Documentos notariales

Los notarios redactan escrituras matrices, expiden copias y forman protocolos. Los notarios redactan los siguientes documentos:

• Escrituras públicas (declaraciones de voluntad, contratos)
• Actas notariales (constatación de hechos o la percepción que de ellos tenga el notario)
• Las pólizas intervenidas (actos y contratos de carácter mercantil y financiero, ej. póliza de crédito)

En todas las notarías existirá un libro-registro.

Registros públicos

Instituciones con la finalidad de dar publicidad a distintos documentos, hechos, actos, contratos o resoluciones judiciales. La ventaja de esto reside en la seguridad jurídica. Los datos contenidos tienen presunción de ser ciertos, mientras no se pruebe lo contrario.

Registro de la Propiedad

Sirve para dar publicidad a la propiedad de los bienes inmuebles y de los derechos que recaen sobre estos: hipotecas o que afecten los embargos. A este Registro pueden acceder los documentos públicos. La inscripción es voluntaria, existen casos que es necesaria, por ejemplo, la hipoteca.

Registro Mercantil

Dar seguridad al tráfico mercantil.

Documentación necesaria para constituir una sociedad mercantil

Certificación negativa de nombre o razón social

Constar su nombre o denominación social que no esté registrado y debe presentar una certificación que acredite que no figura registrada, que puede durar como 6 meses para aceptarla.

Número de identificación fiscal

Están obligadas a disponerlo para sus relaciones con trascendencia tributaria. Se deberá solicitar y se deberá aportar:

• Copia de escritura pública y estatutos sociales
• Certificación de su inscripción en el registro público
• Acreditación por parte del firmante de la declaración censal

Escritura pública de constitución

Se incluyen:

• La identidad del socio/s
• La voluntad de constituir una sociedad de capital con elección de tipo social determinado
• Las aportaciones que cada socio realice y las acciones
• La identidad de la persona que se encarga de la administración y de la representación social
• Los estatutos sociales: Documento que indica las normas de funcionamiento de la sociedad. Se hará constar:
  • La denominación de la sociedad
  • El objeto social y las actividades que la integran
  • El domicilio social
  • La fecha de comienzo de las operaciones
  • El capital social y acciones
  • El modo de organizar la administración
  • El número de administradores, plazo de duración y sistema de retribución
  • Modo de deliberar acuerdos

Liquidación de Impuestos Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados

Inscripción en los Registros

La escritura pública en el Registro Mercantil.

Proceso de constitución de una sociedad mercantil

Existen 3 tipos:

Tramitación ordinaria

Se aplica siempre que no se pueda una tramitación más simplificada. Son todas las S.A. y las S.L. con +30.000€ o con persona jurídica, +2 administradores o socio extranjero.

Trámites previos a la escritura: Se deberá conseguir:

• La certificación negativa de la denominación social por el Registro Mercantil
• El certificado bancario

Trámites para otorgar la escritura: Los datos han de contener la escritura y los estatutos sociales, datos personales… además la personalidad de cada otorgante para firmar.

Trámites posteriores a la escritura:

• Obtención del NIF provisional
• Liquidación del ITPAJD
• Inscripción de la escritura en el Registro Mercantil
• Obtención del NIF definitivo
• Copia autorizada de la escritura

Tramitación simplificada

• Capital entre 3.100€ y 30.000€
• Socios sean personas físicas
• Varios administradores
• Tramitación telemática

Tramitación simplificada abreviada

• Capital entre 3.000€ y 3.100€
• Adopten los estatutos tipo aprobados en la Orden

Trámites de puesta en marcha de una empresa

• Agencia Tributaria:
  • Alta en el censo de empresarios
  • Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas
• Tesorería de la Seguridad Social:
  • Inscripción de la empresa
  • Afiliación y obtención del número de la Seguridad Social
  • Alta en el régimen especial de autónomos
  • Dar de alta a los trabajadores
• Consejería de Trabajo de las C.A.:
  • Comunicación de apertura
  • Adquisición del Libro de Ventas
  • Obtención del calendario laboral
• Ayuntamiento:
  • Licencia municipal de obras, de apertura, de actividades calificadas o inocuas
• Agencia Española de Protección de Datos:
  • Inscripción en la Agencia de Protección de Datos

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