01 Sep
TEMA 5 PROCESOS GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1. Valoración y disposición
Según ISO 15489 disposición hace referencia a la “serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos de archivo, que se documentan en los calendarios de conservación u otros documentos”. Un conjunto de procesos de gestión documental aplicados con el fin de controlar la salida de los documentos del SGD.
En España se utiliza el término de valoración.
“La fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial”. Es una actividad de tratamiento documental consistente en el análisis de las series documentales con el fin de alcanzar tres resultados concretos:
1. Definir los plazos de transferencia de los documentos, con el objeto de regular el flujo documental entre los archivos de un sistema.
2. Establecer plazos de acceso a los documentos.
3. Determinar la conservación o eliminación de las series documentales.
En ocasiones se emplea el término evaluación, pero su uso es similar.
El concepto disposición es casi equivalente al concepto valoración, aunque no igual.
La mayor diferencia se encuentra en el alcance de ambas actividades: mientras la valoración se configura como una actividad de carácter intelectual, orientada al análisis de las series para determinar su conservación o eliminación, la disposición se centra en la aplicación de las actividades de valoración.
Selección es la “operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración”. Se trata de una actividad más específica, consistente en la aplicación práctica de los criterios acordados en la valoración.
Eliminación, consiste en la “identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración”. Es el conjunto de acciones llevadas a cabo para destruir físicamente los documentos.
Carol Couture, en algunos países existe una marcada tendencia a la eliminación de aquellos documentos que no presentan interés para la gestión administrativa. Otros, propenden hacia la conservación de todos los documentos y dan más importancia al valor patrimonial de los documentos. En otros países, la actividad de valoración se ha orientado hacia la búsqueda de unos criterios que permitan llevar a cabo la actividad de forma objetiva.
Algunos principios básicos que deben regir todo proceso de valoración documental. Son los siguientes:
1. Los documentos conservados deber ser un testimonio de las actividades de la sociedad. Deben permitir conocer las funciones de los organismos que los originaron y servir como reflejo de las mismas.
2. La valoración debe ser objetiva y contemporánea a los documentos valorados.
La valoración no debe ser anacrónica, ni sujeta a los intereses historiográficos de un momento determinado. Si valoramos documentos de una época determinada debemos conocer el contexto de creación de los documentos en esa época y tomar la decisión de conservar o eliminar los documentos de acuerdo a ese contexto.
3. La valoración debe estar relacionada con el resto de las operaciones de tratamiento documental.
4. La valoración debe respetar el equilibrio entre la utilidad de los documentos para la gestión administrativa en las organizaciones y la importancia patrimonial de los documentos.
5. La valoración debe respetar el equilibrio entre la importancia del contexto de creación y la utilización de los documentos.
Dada la responsabilidad que entraña la valoración de documentos es importante que en el proceso intervengan distintos agentes.
1.Personal técnico responsable de la elaboración de las reglas y calendarios de conservación. Debe ser elaborada por una comisión de expertos capaz de analizar los diferentes criterios de valoración enunciados. Dicha comisión deberá estar formada por:
a) el gestor de documentos o archivero de la institución, responsable de iniciar todo el proceso y de coordinar los trabajos de valoración.
b) Un representante de la unidad administrativa que crea el documento.
c) Un asesor jurídico, responsable del análisis del valor legal del documento.
d) Un asesor económico, para determinar la utilidad económico-financiera de aquellas series documentales que presenten tal valor.
e) Un historiador, quien contribuirá a determinar el posible interés de la serie documental para la investigación histórica.
f) Un representante de los usuarios, para determinar el posible valor patrimonial social del documento.
2. Personal de la unidad administrativa que conserva el ejemplar principal. Los responsables de la unidad administrativa productora de la serie documental deben tener representación en la comisión de valoración.
3. Personal directivo, responsable de la aprobación de las reglas de conservación.
En el proceso de valoración documental es preciso analizar los valores primarios y secundarios de los documentos. Los valores primarios son aquéllos relacionados con la utilidad de los documentos para la gestión, para la defensa de derechos y para el cumplimiento de obligaciones. Los valores secundarios son aquéllos relacionados con la utilidad de los documentos para la investigación.
Un documento puede presentar tres valores primarios:
-El valor administrativo es el valor que tiene un documento para la tramitación de los asuntos para los que fue creado. Permanece mientras el documento es utilizado en la unidad administrativa productora con fines de gestión. Normalmente este valor desaparece cuando concluye la tramitación del asunto gestionado y se lleva a cabo la ejecución de lo resuelto.
-El valor legal es el valor que tiene un documento como prueba para la defensa de derechos o como antecedente para la justificación de obligaciones. Para determinar el valor legal es preciso analizar las fuentes legales existentes relacionadas con su contenido y su uso.
-El valor económico se encuentra presente en documentos de carácter económico, fiscal, presupuestario, financiero… En este caso será preciso conocer el ciclo contable de la institución, los plazos fiscales, los períodos de realización de auditorías o inspecciones, etc. Realmente se trata de un valor de carácter legal, ya que los documentos se conservan para justificar obligaciones cumplidas y para defender derechos adquiridos.
Son aquéllos que los documentos tienen para la investigación histórica. Tradicionalmente se han diferenciado dos tipos de valores:
-El valor testimonial es el valor que presentan aquéllos documentos que informan sobre la institución productora. Está presente en documentos tales como estatutos, actas, memorias…
-El valor informativo es el valor que presentan los documentos que proporcionan datos o información de utilidad para el estudio y la investigación de cualquier área de conocimiento.
Independientemente del tipo de valor que presente un documento lo relevante es identificar la existencia de sus valores secundarios y decidir, si es apropiada su conservación permanente. Como consecuencia de una valoración errónea, pueden ser eliminados documentos que en el futuro tendrían utilidad para la investigación.
Existen algunas propuestas de criterios para la identificación de los valores secundarios de los documentos. Se trata de conjuntos de indicadores de carácter cualitativo que ayudan a decidir, si un documento tendrá valor secundario o no. Entre ellas destaca, por su amplitud y su grado de detalle, la propuesta de Frank Boles y Julia Young, quienes agrupan sus criterios en categorías, de forma resumida:
Valorar la importancia de las funciones del productor (generales-soporte y específicos-clase y conservan). Nivel de la organización. En el que se producen los documentos. Niveles más altos-conservación. Niveles más bajos-eliminación.
Se analizará la importancia de los asuntos recogidos en los documentos.
Es decir duplicación de los documentos o duplicación de la información contenida en los documentos.
Tener en cuenta aspectos de carácter externo, tales como la antigüedad de la serie, formato.
Para determinar los plazos de conservación de documentos ISO 15489-2 propone analizar los siguientes aspectos:
a) Determinar los marcos legales. Analizar la legislación y las directrices de carácter administrativo que afectan a cada serie para comprobar si imponen algún plazo mínimo de conservación.
ISO 15489-1 insiste en tener en cuenta los derechos y garantías de las partes interesadas; particularmente el derecho de acceso, se deben tomar decisiones de conservación o eliminación que impidan el derecho de acceso.
b) Determinar los usos de los documentos dentro del sistema. Analizar las relaciones entre las series para detectar los vínculos existentes entre series y decidir cuáles pueden ser eliminadas y cuáles no deben serlo.
c) Vínculos de unión con otros sistemas. Como en el caso anterior, es preciso analizar las relaciones entre series.
d) Tener en cuenta la variedad de usos de los documentos. Habrá que valorar:
– La identificación de otras partes interesadas.
– La evaluación de riesgos asociados con la destrucción de documentos.
– La determinación de qué documentos son esenciales para garantizar la continuidad de la organización en caso de pérdida o daño y qué acciones son necesarias para conservarlos;
– La evaluación de beneficios financieros políticos, sociales o de otro tipo.
– El análisis del balance coste-beneficios no financieros de la conservación de los documentos para decidir por cuánto tiempo deberían conservarse una vez satisfechas las necesidades de la organización
e) Asignar los plazos de conservación de acuerdo con la evaluación total del sistema.
De manera más específica según ISO 15489-1 los documentos de conservación permanente son potencialmente aquellos que:
1. Proporcionan información y pruebas sobre las políticas y las acciones de la organización
2. Proporcionan información y pruebas sobre la interacción de la organización con aquellos a quienes presta sus servicios
3. Documentan los derechos y las obligaciones de individuos y organizaciones.
4. Contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización con fines científicos, culturales o históricos; y
5. Contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas.
Mediante calendarios de conservación cabe distinguir dos grandes fases:
En la macrovaloración se analiza el contexto general de creación de las series documentales, es decir se recoge y analiza información común a varias series documentales. La finalidad de esta fase es decidir qué tipo de información se quiere conservar para el futuro.
La fase de microvaloración se orienta hacia el análisis particular e individualizado de cada serie objeto de valoración. Se analiza cada serie documental por separado, identificando sus valores y estableciendo sus plazos de conservación. Las actividades que conviene llevar a cabo son:
1.
a. Un modelo del tipo de expediente o documento que forma la serie objeto de valoración.
b. Información sobre las características de la serie documental
c. Reglas de conservación de series similares existentes en otras instituciones
d. Legislación y fuentes normativas y reglamentarias relativas a la serie documental, relacionadas tanto con el propio documento como con la institución productora.
e. Información bibliográfica y documentación sobre la serie.
f. Cualquier otra información relacionada con la tramitación de la serie.
2.
3.
a.
b.
–
1. Valoración y disposición
1.1 Concepto: disposición / valoración / selección / eliminación
Según ISO 15489 disposición hace referencia a la “serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos de archivo, que se documentan en los calendarios de conservación u otros documentos”. Un conjunto de procesos de gestión documental aplicados con el fin de controlar la salida de los documentos del SGD.
En España se utiliza el término de valoración.
“La fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial”. Es una actividad de tratamiento documental consistente en el análisis de las series documentales con el fin de alcanzar tres resultados concretos:
1. Definir los plazos de transferencia de los documentos, con el objeto de regular el flujo documental entre los archivos de un sistema.
2. Establecer plazos de acceso a los documentos.
3. Determinar la conservación o eliminación de las series documentales.
En ocasiones se emplea el término evaluación, pero su uso es similar.
El concepto disposición es casi equivalente al concepto valoración, aunque no igual.
La mayor diferencia se encuentra en el alcance de ambas actividades: mientras la valoración se configura como una actividad de carácter intelectual, orientada al análisis de las series para determinar su conservación o eliminación, la disposición se centra en la aplicación de las actividades de valoración.
Selección es la “operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración”. Se trata de una actividad más específica, consistente en la aplicación práctica de los criterios acordados en la valoración.
Eliminación, consiste en la “identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración”. Es el conjunto de acciones llevadas a cabo para destruir físicamente los documentos.
1.2 Tendencias y principios de valoración documental
Carol Couture, en algunos países existe una marcada tendencia a la eliminación de aquellos documentos que no presentan interés para la gestión administrativa. Otros, propenden hacia la conservación de todos los documentos y dan más importancia al valor patrimonial de los documentos. En otros países, la actividad de valoración se ha orientado hacia la búsqueda de unos criterios que permitan llevar a cabo la actividad de forma objetiva.
Algunos principios básicos que deben regir todo proceso de valoración documental. Son los siguientes:
1. Los documentos conservados deber ser un testimonio de las actividades de la sociedad. Deben permitir conocer las funciones de los organismos que los originaron y servir como reflejo de las mismas.
2. La valoración debe ser objetiva y contemporánea a los documentos valorados.
La valoración no debe ser anacrónica, ni sujeta a los intereses historiográficos de un momento determinado. Si valoramos documentos de una época determinada debemos conocer el contexto de creación de los documentos en esa época y tomar la decisión de conservar o eliminar los documentos de acuerdo a ese contexto.
3. La valoración debe estar relacionada con el resto de las operaciones de tratamiento documental.
4. La valoración debe respetar el equilibrio entre la utilidad de los documentos para la gestión administrativa en las organizaciones y la importancia patrimonial de los documentos.
5. La valoración debe respetar el equilibrio entre la importancia del contexto de creación y la utilización de los documentos.
1.3 Responsables del proceso de valoración: las comisiones de valoración
Dada la responsabilidad que entraña la valoración de documentos es importante que en el proceso intervengan distintos agentes.
1.Personal técnico responsable de la elaboración de las reglas y calendarios de conservación. Debe ser elaborada por una comisión de expertos capaz de analizar los diferentes criterios de valoración enunciados. Dicha comisión deberá estar formada por:
a) el gestor de documentos o archivero de la institución, responsable de iniciar todo el proceso y de coordinar los trabajos de valoración.
b) Un representante de la unidad administrativa que crea el documento.
c) Un asesor jurídico, responsable del análisis del valor legal del documento.
d) Un asesor económico, para determinar la utilidad económico-financiera de aquellas series documentales que presenten tal valor.
e) Un historiador, quien contribuirá a determinar el posible interés de la serie documental para la investigación histórica.
f) Un representante de los usuarios, para determinar el posible valor patrimonial social del documento.
2. Personal de la unidad administrativa que conserva el ejemplar principal. Los responsables de la unidad administrativa productora de la serie documental deben tener representación en la comisión de valoración.
3. Personal directivo, responsable de la aprobación de las reglas de conservación.
1.5 Los valores de las series
En el proceso de valoración documental es preciso analizar los valores primarios y secundarios de los documentos. Los valores primarios son aquéllos relacionados con la utilidad de los documentos para la gestión, para la defensa de derechos y para el cumplimiento de obligaciones. Los valores secundarios son aquéllos relacionados con la utilidad de los documentos para la investigación.
1.5.1 Valores primarios de los documentos
Un documento puede presentar tres valores primarios:
-El valor administrativo es el valor que tiene un documento para la tramitación de los asuntos para los que fue creado. Permanece mientras el documento es utilizado en la unidad administrativa productora con fines de gestión. Normalmente este valor desaparece cuando concluye la tramitación del asunto gestionado y se lleva a cabo la ejecución de lo resuelto.
-El valor legal es el valor que tiene un documento como prueba para la defensa de derechos o como antecedente para la justificación de obligaciones. Para determinar el valor legal es preciso analizar las fuentes legales existentes relacionadas con su contenido y su uso.
-El valor económico se encuentra presente en documentos de carácter económico, fiscal, presupuestario, financiero… En este caso será preciso conocer el ciclo contable de la institución, los plazos fiscales, los períodos de realización de auditorías o inspecciones, etc. Realmente se trata de un valor de carácter legal, ya que los documentos se conservan para justificar obligaciones cumplidas y para defender derechos adquiridos.
1.5.2 Valores secundarios de los documentos
Son aquéllos que los documentos tienen para la investigación histórica. Tradicionalmente se han diferenciado dos tipos de valores:
-El valor testimonial es el valor que presentan aquéllos documentos que informan sobre la institución productora. Está presente en documentos tales como estatutos, actas, memorias…
-El valor informativo es el valor que presentan los documentos que proporcionan datos o información de utilidad para el estudio y la investigación de cualquier área de conocimiento.
Independientemente del tipo de valor que presente un documento lo relevante es identificar la existencia de sus valores secundarios y decidir, si es apropiada su conservación permanente. Como consecuencia de una valoración errónea, pueden ser eliminados documentos que en el futuro tendrían utilidad para la investigación.
Existen algunas propuestas de criterios para la identificación de los valores secundarios de los documentos. Se trata de conjuntos de indicadores de carácter cualitativo que ayudan a decidir, si un documento tendrá valor secundario o no. Entre ellas destaca, por su amplitud y su grado de detalle, la propuesta de Frank Boles y Julia Young, quienes agrupan sus criterios en categorías, de forma resumida:
A) Funciones del productor
Valorar la importancia de las funciones del productor (generales-soporte y específicos-clase y conservan). Nivel de la organización. En el que se producen los documentos. Niveles más altos-conservación. Niveles más bajos-eliminación.
B) Contenido de la serie documental
Se analizará la importancia de los asuntos recogidos en los documentos.
C) Existencia de otras fuentes de información
Es decir duplicación de los documentos o duplicación de la información contenida en los documentos.
D) Aspectos de carácter externo
Tener en cuenta aspectos de carácter externo, tales como la antigüedad de la serie, formato.
E) Uso previsible de los documentos
1.6 La conservación o eliminación de las series
Para determinar los plazos de conservación de documentos ISO 15489-2 propone analizar los siguientes aspectos:
a) Determinar los marcos legales. Analizar la legislación y las directrices de carácter administrativo que afectan a cada serie para comprobar si imponen algún plazo mínimo de conservación.
ISO 15489-1 insiste en tener en cuenta los derechos y garantías de las partes interesadas; particularmente el derecho de acceso, se deben tomar decisiones de conservación o eliminación que impidan el derecho de acceso.
b) Determinar los usos de los documentos dentro del sistema. Analizar las relaciones entre las series para detectar los vínculos existentes entre series y decidir cuáles pueden ser eliminadas y cuáles no deben serlo.
c) Vínculos de unión con otros sistemas. Como en el caso anterior, es preciso analizar las relaciones entre series.
d) Tener en cuenta la variedad de usos de los documentos. Habrá que valorar:
– La identificación de otras partes interesadas.
– La evaluación de riesgos asociados con la destrucción de documentos.
– La determinación de qué documentos son esenciales para garantizar la continuidad de la organización en caso de pérdida o daño y qué acciones son necesarias para conservarlos;
– La evaluación de beneficios financieros políticos, sociales o de otro tipo.
– El análisis del balance coste-beneficios no financieros de la conservación de los documentos para decidir por cuánto tiempo deberían conservarse una vez satisfechas las necesidades de la organización
e) Asignar los plazos de conservación de acuerdo con la evaluación total del sistema.
De manera más específica según ISO 15489-1 los documentos de conservación permanente son potencialmente aquellos que:
1. Proporcionan información y pruebas sobre las políticas y las acciones de la organización
2. Proporcionan información y pruebas sobre la interacción de la organización con aquellos a quienes presta sus servicios
3. Documentan los derechos y las obligaciones de individuos y organizaciones.
4. Contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización con fines científicos, culturales o históricos; y
5. Contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas.
1.7 El proceso de valoración
Mediante calendarios de conservación cabe distinguir dos grandes fases:
En la macrovaloración se analiza el contexto general de creación de las series documentales, es decir se recoge y analiza información común a varias series documentales. La finalidad de esta fase es decidir qué tipo de información se quiere conservar para el futuro.
La fase de microvaloración se orienta hacia el análisis particular e individualizado de cada serie objeto de valoración. Se analiza cada serie documental por separado, identificando sus valores y estableciendo sus plazos de conservación. Las actividades que conviene llevar a cabo son:
1.
Constitución de un expediente de valoración
Será preciso formar un expediente de valoración para cada serie documental analizada, con el fin de adoptar las decisiones de valoración con el mejor criterio posible. En el expediente se incluirá la siguiente documentación:a. Un modelo del tipo de expediente o documento que forma la serie objeto de valoración.
b. Información sobre las características de la serie documental
c. Reglas de conservación de series similares existentes en otras instituciones
d. Legislación y fuentes normativas y reglamentarias relativas a la serie documental, relacionadas tanto con el propio documento como con la institución productora.
e. Información bibliográfica y documentación sobre la serie.
f. Cualquier otra información relacionada con la tramitación de la serie.
2.
Identificación de ejemplares principales y secundarios
En el caso de series documentales duplicadas será preciso identificar todos los ejemplares producidos y establecer cuál de ellos es el ejemplar principal y cuáles los secundarios.3.
Valoración de la serie documental y elaboración de la regla de conservación
De carácter intelectual en la cual se establecen los plazos de transferencia y conservación de cada serie documental. En la regla de conservación, deben constar los siguientes datos:a.
Plazos de conservación de documentos en los diferentes archivos del sistema
En algunos casos serán plazos cerrados y en otros casos serán plazos abiertos.b.
Propuesta de conservación o eliminación final de la serie documental cuando ésta pierda sus valores primarios
La decisión final será alguna de las siguientes:–
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