Documentación Sanitaria No Clínica

• Los documentos sanitarios no clínicos sirven para que los centros organicen y coordinen factores y recursos disponibles.
• Facilitan la comunicación interna en la institución o bien entre centros relacionados.
• Un tipo de estos documentos son los intrahospitalarios.

Solicitud de Historia Clínica

• La solicitud de historia clínica es un documento intrahospitalario.
• Es una petición para consultar una o varias historias clínicas.

Documentos Extrahospitalarios

Son documentos extrahospitalarios:

• Parte de incapacidad temporal.
• Petición de transporte sanitario.
• Tarjeta sanitaria.

Parte EDO (Enfermedades de Declaración Obligatoria)

El parte EDO es un documento en el que se comunica a las autoridades sanitarias los casos de enfermedad de declaración obligatoria.

Parte de Consulta y Hospitalización o Formulario P10

• El formulario P10 es un documento para solicitar el ingreso hospitalario de un paciente o la atención del mismo en el servicio de urgencias.
• Incluye los datos de identificación, datos del médico, diagnóstico y tratamiento.
• Es un documento extrahospitalario.

Traslado de Paciente de Atención Primaria a Especializada

Para trasladar a un paciente de atención primaria a especializada es necesario el impreso de derivación.

Equipamiento del Servicio de Archivo

• El equipamiento de servicio de archivo debe estar bien comunicado con el resto del centro.
• La puerta de salida a la escalera será de seguridad, ignífuga y la identificación para cruzarla se efectuará mediante interfono.
• El interior del servicio se distribuirá en zonas (estacionamiento de carritos de transporte, estanterías marcadas, trabajo administrativo, lectura de documentación).
• Debe contar con detectores de humo conectados al sistema general de centro para detección de incendios, sistema de circulación y filtración de aire, iluminación adecuada.

Circuito de la Historia Clínica Hospitalaria

• Cuando se produce el alta, se le entrega al paciente el informe de alta.
• Al ingreso del paciente se le asigna un número de historia.
• Transcurridos más de 5 años, algunos documentos pueden ser destruidos o se guardan en el archivo pasivo.
• En el archivo activo se guardan los documentos 5 años desde que se produjo el alta.

Fichero de Pacientes o Fichero Índice Maestro de Pacientes

• El fichero de pacientes indicará si la historia se encuentra en el archivo o se ha prestado.
• Contiene la situación y localización de la historia.
• Contiene los datos identificativos del paciente.

Proceso de Archivado de Historias Clínicas en Hospitales

• El proceso de archivado de historias clínicas en hospitales es por sistema dígito-terminal.
• Se utilizan etiquetas de color.
• Cada color de las etiquetas se identifica con un número del 0 al 9.

Circulación de Información: El Servicio de Archivo

• En el archivo se recogen, seleccionan y ordenan las historias clínicas para custodiarlas y tenerlas disponibles para los servicios clínicos que las precisen.
• Suelen estar integrados en el área de gestión de impresos, archivo y documentación clínica, ya que, aunque son distintas, sus funciones están conectadas.

Aprovisionamiento

A la función esencial de dotarse de materiales, equipamientos y servicios necesarios para desarrollar una actividad, se le llama aprovisionamiento.

Almacenamiento de Material Sanitario

El material sanitario deberá guardarse de forma que:

• Se asegure que conserva las características físicas y químicas certificadas por el laboratorio, determinantes de uso seguro y eficaz.
• Se garantice la autenticidad de los productos.
• Se pueda regular el tráfico de sustancias y productos sometidos a vigilancia especial.
• Sea posible el seguimiento de cada lote de material puesto en el mercado, para retirarlo siempre que exista riesgo suficiente para la salud pública.

Relación con la Codificación ATC

• A cada fármaco le corresponde un código ATC.
• Es un índice de sustancias farmacológicas y medicamentos organizados según grupos terapéuticos.
• Es un sistema de codificación de sustancias farmacéuticas y medicamentos en 5 niveles.
• Es un acrónimo de Anatomical, Therapeutic, Chemical classification system.

Productos Fotosensibles

Los productos fotosensibles son los que se alteran con la acción de la luz.

Almacenes de Centros Sanitarios

• A los almacenes cerrados solo pueden tener acceso las personas autorizadas.
• En almacenes cerrados se revisa cada entrada y salida de mercancías.
• A los almacenes abiertos pueden acceder personas ajenas a su funcionamiento y del que pueden obtener material.

Material Inventariable

• El material inventariable es el que no es fungible.
• Debe tener una vida que dure más de un ejercicio económico.
• Ser utilizado de manera continuada por el centro y no estar destinado a la venta.
• Tener un precio superior a un importe concreto.

Fichas de Almacén

• Las entradas y salidas de artículos se registran en estas fichas.
• Las fichas pueden ser en papel o cartulina.
• En muchos casos el seguimiento se realiza mediante un programa informático.

Precio de Adquisición

El precio de adquisición es el que venía en la factura de compra del producto más todos los gastos que se producen hasta que el producto está en el almacén.

Actuaciones Básicas para Evitar Riesgos Laborales en Almacenes Sanitarios

• Utilizar estanterías metálicas en lugar de armarios.
• Medios suficientes para la extinción de incendios.
• El edificio debe estar en una sola planta y provisto de dos puertas como mínimo.
• Evitar los apilamientos excesivos de material.

Parámetros para un Correcto Análisis de Existencias

• Stock de Seguridad

  A los productos se les da un stock de seguridad diferente según la capacidad de entrada que tenga el proveedor y la importancia que tiene el artículo para el servicio del hospital.

• Ruptura del Stock

  Ruptura del stock es aquella situación en la que el hospital no puede atender a un paciente porque no dispone del artículo.

• Horizonte de Compra

  Horizonte de compra es el número de meses que se cree deben transcurrir entre compras.

• Stock Máximo

  La máxima cantidad que podemos tener almacenada de un artículo será la suma del stock de seguridad más el horizonte de compra.

• Punto de Pedido

  Punto de pedido: cuando se llega a una determinada cantidad de unidades de un artículo en el almacén, debe ponerse en marcha un nuevo pedido.

• Lote Económico

  Lote económico es la cantidad mínima que debe pedirse de un artículo de forma que los gastos de almacenamiento y los gastos de emitir el pedido sean bajos.

Trazabilidad

Trazabilidad: herramienta para garantizar el adecuado suministro de medicamentos y reforzar la seguridad (seguimiento del producto o rastreo de producto).

Etiquetas: almacén sanitario, documentos sanitarios, gestión hospitalaria, historia clínica