1. Documentación

La documentación es la información registrada sobre un soporte. Es la suma de lo que se cuenta y el medio en el que se registra dicha información.

También se consideran documentos las radiografías o las ecografías, por ejemplo, los documentos electrónicos y generados y almacenados por medios informáticos.

• Es fundamental para una atención sanitaria de calidad.
• Determinados documentos son legalmente exigibles (informe de alta, facturas).
• Necesarios para reclamaciones.

2. Tipos de documentos

Documentación no sanitaria

Incluye documentos similares a los empleados en cualquier otro tipo de entidades o trabajos, por ejemplo, los documentos comerciales como las facturas o los albaranes.

Documentación sanitaria

Es el conjunto de documentos generados en la atención. Es específica de las entidades sanitarias y de este tipo de actividad.

• Documentación clínica: directamente relacionada con la atención sanitaria al paciente. Historia clínica.
• Documentación no clínica: generada en las actividades de gestión y administración relacionadas con la atención a los pacientes. Documento de petición de material que realiza un servicio hospitalario al almacén central del hospital.

3. Receta médica

Es el documento de carácter sanitario, normalizado y obligatorio, mediante el cual los médicos, odontólogos o podólogos prescriben a los pacientes los medicamentos o productos sanitarios sujetos a prescripción médica, para su dispensación por un farmacéutico o bajo su supervisión.

4. Historia clínica

Es el conjunto de documentos en los que se recoge la información relacionada con el estado de salud/enfermedad del paciente obtenida a lo largo de la atención sanitaria.

• Historia clínica hospitalaria
• Historia clínica en atención primaria

5. Documentos médicos

• Hoja clínico-estadística
• Solicitud y autorización de ingreso
• Anamnesis y exploración física
• Evolución
• Órdenes médicas
• Informes de exploraciones complementarias
• Otros: hoja de interconsulta, informe de anestesia, informe quirúrgico, informe de urgencias

6. Consentimiento informado

Es la conformidad libre, voluntaria y consciente de un paciente manifestada en el pleno uso de sus facultades después de recibir la información adecuada, para que tenga lugar una actuación que afecta a su salud.

• Autorización de ingreso se firma
• Alta voluntaria se firma

7. Almacenes sanitarios

Un almacén o depósito es el conjunto de artículos y materiales que posee una organización en espera de su utilización posterior en las diferentes secciones o unidades de la misma.

• Funciones:
• Solicitar el reabastecimiento de los diferentes artículos cuando sea necesario
• Recepción y registro
• Rechazo del material que no satisfaga los requisitos del pedido
• Acondicionar, proteger y conservar los artículos
• Evitar las pérdidas y deterioros del material almacenado
• Distribuir adecuadamente los artículos
• Establecer una adecuada rotación de stocks
• Registrar y controlar los movimientos de artículos en el almacén
• Controlar el consumo de artículos, detectando consumos anormales

• Tipos de almacenes sanitarios:
• Almacenes centrales
• Almacenes generales
• Almacenes pequeños
• Almacenes especiales: alimentos, lencería, combustible y gases, farmacia

Los almacenes deben ser independientes al resto de instalaciones del centro, evitando la circulación innecesaria.

8. Gestión de almacén

Es necesaria para determinar el tipo de artículos y en qué cantidad deben almacenarse.

Gestión de existencias o de stocks

Se llama así a determinar la cantidad y el tipo de productos que deben ser almacenados. Debe existir un equilibrio entre la cantidad de productos, de forma que se pueda satisfacer su demanda, y el costo de almacenamiento.

• Stock normal o activo
• Stock extraordinario
• Deben establecerse unos stocks mínimos
• Plazos de entrega de proveedores
• Demanda previsible
• También fijar stocks de seguridad. Cuanto más variables sean el ritmo de demanda o los plazos de entrega, mayor deberá ser este depósito de seguridad.

9. Valoración de existencias

Para conocer su situación económica y patrimonial, la institución necesita saber, además de las cantidades de cada producto que tiene en stock, el valor económico que representan esos artículos.

• Precio unitario: costes directos, descuentos, portes…
• Gastos de almacenamiento: costes indirectos, seguros, impuestos…

Métodos:

• FIFO: primero que entra, primero que sale. Se consumirán antes las antiguas.
• LIFO: el último que entra es el primero que sale. Se consumen antes las más recientes.
• Precio medio ponderado: se calcula la medida ponderada del precio pagado por cada unidad en depósito.