02 Feb
Tipos de Documentos Administrativos
El Oficio
El oficio es el documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí.
Las partes de que consta el oficio son las siguientes:
- Inicio.
- Contenido.
- Final.
El inicio contiene los siguientes elementos:
- Membrete. Nombre del ministerio y/u organismo público o de la unidad u órgano administrativo.
- S/ref., N/ref. Letras o números que nos indican el lugar de procedencia o destino. Si se escribe por primera vez se consignará por parte del emisor N/ref.: y cuando se responda, se escribirá tanto la referencia recibida como la contestada (S/ref. y N/ref.).
- Asunto. Se redactará de forma breve y clara el motivo que origina el oficio.
Los apartados S/ref., N/ref. y Asunto se escribirán preferentemente en negrita.
El contenido es una exposición corta y clara de aquello que se desea comunicar.
La parte final debe constar de varios elementos:
- Lugar. Localidad donde esté ubicado el organismo público que emite el documento.
- Fecha. Día, mes y año en que se firma. Se expresará en formato largo, por ejemplo, 08 de enero de 2009.
- Antefirma. Identificación del cargo, por ejemplo “El Director Provincial” o “El Jefe de Negociado”.
- Firma. Rúbrica del responsable.
- Identificación del firmante. Nombre y apellidos.
- Destinatario. Cargo o puesto de la persona destinataria, así como el nombre de la dependencia u órgano al que pertenece, por ejemplo, Sr. Jefe del Departamento de Personal del Ayuntamiento de Palma de Mallorca.
La Nota Interior
Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior. Son órganos superiores los ministros, secretarios de Estado, subsecretarios y secretarios generales, que tengan rango de subsecretario.
Las partes que componen la nota interior son las siguientes:
- Inicio.
- Contenido.
- Final.
En el inicio aparecen los siguientes elementos:
- Membrete. Nombre del ministerio y/u organismo público o de la unidad u órgano administrativo.
- Lugar y fecha. Localidad y fecha de expedición.
- S/ref., N/ref. Se escribirán las letras o los números de las referencias de procedencia o destino de la nota interior.
- De. Nombre y apellidos del remitente, quien firmará la nota interior. También incluirá el cargo que ocupa.
- Dirigido a. Nombre y apellidos del destinatario y el cargo que ocupa.
- Asunto. Breve descripción del motivo de la nota interior.
Los apartados S/ref., N/ref., De, Dirigido a y Asunto se escribirán preferentemente en negrita.
El contenido consiste en la exposición corta y clara del motivo que origina el documento.
El final contiene la rúbrica o firma de la persona que envía la nota.
La Notificación
La notificación es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o a los interesados una resolución o acuerdo.
En el proceso de la notificación se distinguen dos fases:
- Ordenación de la notificación.
- Práctica de la notificación.
La ordenación de la notificación deberá ser cursada en el plazo de diez días a partir de la fecha en el que el acto haya sido dictado por la autoridad competente.
La práctica de la notificación se realiza por medio de un agente, ya sea judicial, funcionario de la oficina de correos, etc., o por un medio teleinformático, como el fax o el correo electrónico (e-mail) siendo su domicilio destino el señalado por el interesado en el documento administrativo que originó el acto o resolución administrativa.
El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadano la comunicación de una notificación recibe el nombre de acreditación de la notificación.
Las partes de las que consta la acreditación de la notificación son las siguientes:
- Inicio.
- Contenido.
- Final.
La parte del inicio del documento consta de los siguientes elementos:
- Membrete. Donde consta el nombre del ministerio u organismo público o de la unidad u órgano administrativo.
En renglón aparte figurará en letras mayúsculas: “ACREDITACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN”.
- Texto del inicio. Base legal por la que se procede a realizar la acreditación, en la que se hace constar el/los documento/s que se notifican y se indica la fecha de su formalización, así como la identificación con nombre y apellidos o razón social del notificado.
El contenido debe incluir los elementos citados a continuación:
- Lugar. Se indicará el domicilio u otro lugar donde se realizó la notificación.
- Medio utilizado. Se tomará nota del medio utilizado para la notificación, tal como fax, servicio de correos, mensajería privada, etcétera.
- Circunstancias de la notificación practicada. Identificación de la persona que recibe la notificación, con nombre y apellidos, fecha de la misma y rúbrica. Si fuese rechazada, se especificarán los motivos de la misma.
- Circunstancias de la notificación no practicada. Si se desconociese el lugar de la notificación o surgiese la imposibilidad de llevarla a cabo, se hará constar en este apartado.
La parte final está compuesta por los siguientes elementos:
- Lugar y fecha. Localidad y fecha donde se efectúa la acreditación de la notificación.
- Firma. Rúbrica del responsable de la notificación en la que se indica su cargo o profesión, como por ejemplo empleado de correos, agente judicial, etc.
La Publicación o Anuncio
La publicación o anuncio es una actuación material que consiste en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial como BOE, BOP, Boletines de las Autonomías o en un tablón de anuncios, periódicos u otros medios con el fin de comunicarlo.
La Solicitud
Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano u organizaciones con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo.
Los modelos de solicitud serán establecidos por la propia Administración cuando se prevea un número elevado de solicitudes, como por ejemplo en los concursos-oposiciones, y serán facilitados gratuitamente a los ciudadanos en las dependencias administrativas.
La solicitud consta de las siguientes partes:
- Inicio.
- Contenido.
- Final.
El inicio contiene los siguientes elementos:
- Nombre y apellidos del solicitante o representante.
- Número del DNI del solicitante.
En el supuesto que el solicitante (persona física) firme la solicitud en representación de una persona jurídica (como es el caso, por ejemplo, de sociedades) se continuará a renglón seguido con un texto como el siguiente o similar:
“En representación de [razón social o denominación de la empresa a la que representa] con CIF [serie y dígitos del código] y con domicilio social en [tipo de vía, nombre de la vía, n. º, CP, población y provincia].”
En la parte del contenido se incluye lo siguiente:
- Expone. Explicación de los motivos por los que se formula la solicitud mediante su enumeración:
Primero…
Segundo…
Tercero…
A continuación y en el párrafo aparte se escribirá: “De acuerdo con todo lo anterior”.
- Solicita. Expresión clara de la petición o peticiones que se formulan mediante la siguiente enumeración.
Primero…
Segundo…
Tercero…
La enumeración, tanto del expone como del solicita se escribirá preferentemente en negrita. Si en estos dos apartados hubiera sólo un motivo y/o petición, respectivamente, no es necesaria su enumeración.
- Complementos. Éstos hacen referencia a los documentos que se puedan presentar. Se pueden dividir en dos grupos:
- Documentos requeridos, que obligatoriamente han de acompañar a la solicitud si así se pide.
- Datos e informaciones que el solicitante estime conveniente aportar debido al motivo que origina la solicitud.
En la parte final de la solicitud se destacan los siguientes elementos:
- Medios preferentes. Para recibir la notificación o respuesta a lo solicitado, es decir, carta, fax, soporte informático, etcétera.
- Lugar de notificación. Domicilio o lugar donde se desea recibir la notificación.
Estos dos apartados no figurarán cuando a la solicitud no se le dé una respuesta personalizada, como por ejemplo en el caso de las solicitudes presentadas para los concursos-oposiciones.
- Localidad y fecha de la solicitud.
- Firma o rúbrica del o de la solicitante o representante.
- Identificación del órgano. Dependencia administrativa o persona a la que se dirige la solicitud.
Por otra parte, es necesario indicar que cada vez es mayor el número de administraciones que incluye en sus páginas Web modelos de solicitud para ser rellenados directamente y posteriormente imprimirlos, como ocurre con diversos ministerios, universidades, ayuntamientos, etc.
La Declaración
Se trata del documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otro tipo de organizaciones (asociaciones culturales, deportivas, etc.) manifiestan o hacen constar la veracidad o autenticidad de unos hechos, situaciones o circunstancias ante los organismos públicos, bien por imperativo de éstos o por las circunstancias dadas en un momento determinado.
Sirva a modo de ejemplo la declaración que tiene que presentar un contribuyente ante un organismo público indicando que no ha recibido ninguna subvención en cierto periodo de tiempo o aquella otra que ha de presentar un sujeto pasivo indicando, debido el extravío del certificado que le ha expedido el Ministerio de Hacienda, que no está obligado a presentar la declaración de la renta, para solicitar, por ejemplo, una determinada ayuda o subvención.
Las partes de que consta una declaración son:
- Inicio.
- Contenido.
- Final.
Inicio, que consta de:
- Nombre y dos apellidos del interesado o interesada.
- NIF, domicilio, código postal, población y provincia.
- Si la persona antes citada actúa en representación de una empresa, se continuará con el siguiente texto: “en representación de… (razón o denominación social de la empresa a la que representa)… con CIF… (dígitos del código)… y con domicilio social en…. (se cita la calle, avda., plaza… CP, población y provincia),…
- Motivo por el que se confecciona y firma la declaración.
Contenido, esta segunda parte consta de:
- DECLARA (palabra que figurará a continuación del apartado anterior) para a continuación pasar a exponer el hecho, hechos o situación por la que se confecciona el documento, mediante su enumeración:
- Primero…
- Segundo…
Final, que a su vez constará de la localidad y fecha de confección de la declaración (formato largo) y firma del declarante. No es necesario indicar el firmado, pues ya aparecen esos datos en la identificación del interesado.
Ejemplos de Solicitudes
- Dirigida al excelentísimo señor alcalde de Bilbao en nombre de todos los vecinos del barrio de Baracaldo, solicitando asfaltado de sus calles ya que en el estado en que se encuentran resultan prácticamente intransitables.
- Dirigida al coronel jefe de la caja de reclutas, solicitando prórroga en al incorporación a filas para un estudiante de segundo curso de la escuela universitaria de ingeniería técnica industrial de Barcelona.
- Dirigida al director general de la caja de ahorros provincial de Albacete por don Ángel González Sanz, de 18 años de edad solicitando tomar parte en las oposiciones a auxiliar administrativo convocadas por dicha institución.
- Dirigida a la delegación de industria de Navarra, por industrias Júpiter S.A. de Zaragoza (su director es don Jesús Octavio Benevi) pidiendo autorización para instalar una factoría de conservas en Tudela.
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