Documentos que acompañan a la mercancía

Las operaciones comerciales que la empresa realice con terceros deben quedar reflejadas en los documentos oportunos para que exista constancia de ellas, no solo con la finalidad de controlar y organizar toda la información que se genera, sino también para cumplir con las obligaciones jurídicas que establece la legislación.

El pedido

El pedido es un documento mediante el cual las empresas o profesionales solicitan bienes y servicios en firme a los proveedores, bajo unas condiciones previamente pactadas.

1. Características

• Obliga al comprador de forma unilateral y crea una obligación para el proveedor cuando este lo acepta.
• Relaciona tanto las mercancías objeto de compra como las condiciones de la operación comercial, por lo que sirve para concretar los derechos y deberes de ambas partes.
• Tiene carácter contractual, por lo que su incumplimiento tiene las mismas consecuencias que el incumplimiento de un contrato mercantil.

El pedido se puede formalizar:

• Por escrito: mediante correo electrónico, correo ordinario, fax, nota de pedido o mediante la página web de la empresa proveedora.
• Verbalmente: por teléfono o mediante agente o representante legal.

2. Confección y formato del pedido

Se basa en ofertas y fichas de productos, usando plantillas o software de gestión.

3. Registro de pedidos

Tras enviar el pedido al proveedor, el cliente debe realizar un seguimiento de los pedidos emitidos con el objetivo de controlar que las condiciones y plazos de entrega pactados se cumplen.

Este control se suele efectuar con la ficha de registro de pedidos que ha de contener, al menos, la siguiente información:

El albarán

Cuando el pedido es aceptado por el proveedor, este prepara la mercancía para entregársela al cliente. La mercancía irá acompañada con el albarán.

El albarán o nota de entrega es el documento emitido por el proveedor que acompaña a la mercancía en el momento de entrega al cliente. En él se relacionan los productos enviados correspondientes a un determinado pedido.

1. Características

• No es un documento obligatorio, pero acredita la entrega de la mercancía vendida.
• Contiene la relación de mercancías vendidas, por lo que el receptor puede comprobar su entrada en el almacén.
• Si la mercancía recibida no coincide con lo indicado en el albarán, ya sea por cantidad o calidad de los productos, se puede devolver dejando constancia de ello a través de una incidencia en el albarán firmado.
• Se realizarán tres copias del albarán:
  • Para el vendedor: con el fin de justificar la salida de la mercancía y confeccionar la factura con base en el albarán.
  • Para ser firmada por el comprador: de manera que se pueda acreditar la entrega, una vez realizado el control visual.
  • Para el comprador: este se queda con una copia para dar la entrada de la mercancía en el almacén y comprobar los datos de la factura cuando la reciba.

2. Confección y formato del albarán

Los datos para confeccionar el albarán se obtienen del pedido y de las fichas del almacén, donde se reflejen las salidas de las mercancías. Se debe realizar sin tachaduras y con letra clara sobre impresos. También se pueden usar plantillas de hojas de cálculo o procesadores de texto, o mediante un programa informático de gestión comercial.

La hoja de recepción

La hoja de recepción o registro de entrada es un documento de carácter interno, que se utiliza para llevar un seguimiento efectivo de las entradas de las mercancías solicitadas y controlar que se cumplen los plazos de entrega.

1. Características

• Debe realizarse por escrito.
• Su contenido debe hacer referencia al número de pedido, al número de albarán, al resultado del control llevado a cabo (tanto en cantidad como en calidad) y a la descripción de la mercancía.

La factura

Una vez que el cliente recibe la mercancía y devuelve el albarán firmado, el proveedor expide la factura.

La factura es el documento expedido por el vendedor que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios realizados al cliente.

1. Características

• Es el documento justificativo que permite la deducción del IVA en los casos en los que sea posible, por lo que debe realizarse por escrito.
• Tienen obligación de expedir facturas todos los empresarios y profesionales por cada entrega de bienes o prestación de servicios.
• Se emitirán dos ejemplares: uno se entregará al comprador y otro se archivará en la empresa vendedora.
• Incluye la descripción y precio de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.
• Los datos se obtienen del pedido y de la copia del albarán aceptada por el comprador, así como de las fichas de productos y clientes.

Para el cálculo del importe de la factura se deben realizar los siguientes pasos:

1. Se obtiene el importe bruto: multiplicando el número de unidades de cada artículo por su precio unitario.
2. Se aplican los descuentos: que aminoran el importe bruto.
3. Se suman los gastos a cargo del comprador: suponen un incremento de la compra. Los más habituales son: envases y embalajes, portes y seguros. Estos últimos están exentos de IVA.
4. Se incorporan los impuestos: que serán el IVA (que grava los productos y servicios no exentos) y el recargo de equivalencia (cuando el comprador esté acogido a este régimen).

3. Régimen del recargo de equivalencia

El régimen del recargo de equivalencia (RE) se aplica a los comerciantes minoristas que vendan productos sin haberlos sometido a procesos de fabricación, y cuyas ventas a consumidores finales durante el año precedente fueran superiores al 80% de las ventas totales realizadas.

Estos comerciantes están sujetos al IVA y, además, al RE. Los proveedores repercuten al comerciante en la factura el IVA correspondiente más el recargo de equivalencia, por separado y a los tipos correspondientes.

El proveedor que vende a un comerciante minorista sometido a este régimen tiene la obligación de ingresar ambos importes en la Hacienda Pública.

Los comerciantes que se acojan a este régimen no tienen la obligación de: expedir facturas por las ventas realizadas, llevar libros por este impuesto o presentar declaraciones del IVA.

Otros documentos

Las operaciones de compraventa pueden originar otras relaciones comerciales o de servicios en las que intervengan terceras personas o empresas.

Estas operaciones deben dejar constancia en documentos como la nota de gastos o la carta de portes.

1. La nota de gastos

La nota de gastos tiene la finalidad de reflejar los gastos suplidos por el proveedor a terceras personas o empresas, en nombre y por cuenta del cliente.

El documento es similar al de una factura, y se diferencia solo en los conceptos facturados. Los gastos más comunes suelen ser: envases y embalajes, transporte y seguro.

2. La carta de portes

La carta de portes es el documento que utilizan las empresas transportistas de mercancías para facturar a sus clientes el servicio prestado.

Información Adicional Relevante

Flujo Documental Básico

El orden del flujo de documentos es el siguiente:

1. El cliente solicita al proveedor bienes o servicios mediante el pedido.
2. El proveedor entrega las mercancías solicitadas acompañadas del correspondiente albarán.
3. El proveedor emite la factura al cliente.
4. El cliente abona su deuda en el momento o en el plazo establecido mediante la forma acordada (efectivo, transferencia bancaria, cheque, pagaré, letra de cambio, etc.).

Tipos de Albarán

El albarán o nota de entrega tiene la finalidad de acreditar la entrega de la mercancía solicitada por el cliente a través del pedido.

Existen dos tipos de albaranes:

• Albarán sin valorar: solo refleja la descripción y cantidad de la mercancía enviada.
• Albarán valorado: además de la descripción y cantidad de mercancía enviada, en él figuran los precios unitarios, los impuestos aplicables y el importe total.

El albarán valorado se expide cuando el comprador no exige factura y se paga al contado. Es, por lo tanto, un justificante de la operación de compraventa.

Facturas Simplificadas (Antiguos Tiques)

Los tiques han sido sustituidos por facturas simplificadas que tienen un contenido más reducido, ya que no es necesario identificar al destinatario, ni especificar la cuota de IVA que debe repercutirse.

Este tipo de facturas simplificadas pueden emplearse cuando el importe de la operación no exceda de 400 € (IVA incluido) y cuando su importe no exceda de 3000 € (IVA incluido), en las siguientes operaciones:

• Ventas al por menor.
• Ventas o servicios de ambulancias.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración.
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos en cabinas públicas.
• Servicios de peluquería e institutos de belleza.
• Uso de instalaciones deportivas.
• Servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas.
• Servicios de lavandería y tintorería.
• Utilización de autopistas de peaje.

Factura Electrónica

La factura electrónica se genera a través de medios informáticos en formato electrónico. Reemplaza al documento físico en papel, pero conserva el mismo valor legal.

Se puede expedir al destinatario por medios telemáticos mediante firma digital.

Entre sus ventajas figuran:

• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilización del flujo de transacciones.

En el futuro será obligatoria para facturar a muchas administraciones públicas.

IVA en el Transporte

El transporte es un servicio sujeto al IVA.

Se aplican los siguientes tipos:

• 21%: transporte de mercancías.
• 10%: transporte de viajeros y su equipaje.
• Exento de IVA: transporte internacional.

Ejemplares de la Carta de Portes

Se emiten tres ejemplares de la carta de portes:

• El primer ejemplar se entrega al cargador.
• El segundo acompaña a la mercancía transportada hasta su llegada al domicilio del destinatario.
• El tercero se queda en poder del transportista.

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