La Comunicación Efectiva: Planificación y Claves

La comunicación efectiva requiere planificación. Si se planifica una conversación formal con un objetivo significativo, lo primero que debes hacer es clarificar ese objetivo en tu mente para luego diseñar un plan. Hay que tener tres puntos esenciales en mente:

1. Asegurarte de que tu mensaje es comprendido.
2. Comprender lo que se te está diciendo.
3. Mantener el control de la conversación.

Herramientas Esenciales para una Conversación Exitosa

1. Ciñete a los hechos.
2. Comparte los sentimientos que te provocan los hechos.
3. Comparte lo que estás experimentando: qué interpretaciones, deseos, necesidades, recuerdos apoyan esos sentimientos.
4. Define lo que quieres.
5. Incluye una conclusión orientada al beneficio.

Comunicación en Reuniones y Presentaciones

Las reuniones son parte vital del trabajo y del flujo de la información, son los vehículos para recopilar los recursos de muchas fuentes y dirigirlos hacia una meta común. Estas se deben planear por adelantado, dirigirse con cuidado mientras progresan y revisarse luego.

Aspectos Clave para Reuniones Efectivas

Asistentes: Una reunión pierde su efectividad cuando implica demasiadas personas. La mayoría de las personas se encuentran felices al librarse de una reunión.

Duración: Las conversaciones suelen llenar el tiempo disponible, de manera que si la reunión no tiene límite, será inacabable. Debes designar la hora para el final.

Orden del día: El propósito es informar por anticipado a los participantes de los temas de la reunión y estructurar la discusión durante la celebración de la misma.

Propósito: Puede sugerir una forma específica de conducir el acto. Hay que tener en cuenta que el éxito de una reunión depende a menudo de la confianza.

Escucha Asertiva: Clave para la Comunicación

Debes aprender a pasar por alto tus propias necesidades y concentrarte en la persona que habla. Escuchar es una habilidad esencial para tratar con las personas.

Obedecer las Reglas de la Conversación

Las conversaciones que implican muchas personas pueden requerir una mayor atención por parte de todos. Pueden funcionar de manera eficaz siempre y cuando los integrantes obedezcan las reglas. Existe el problema de la gente que no las obedece, existen las personas “corredores conversacionales”, aquellos que hablan con lentitud y también los que realmente son peligrosos y provocan accidentes en la conversación. Para convertirse en un oyente asertivo lo primero que necesitas es ser consciente de esta tendencia y después cambiarla.

Escucha Empática: Comprendiendo al Otro

Se trata de comprender verdaderamente el mensaje del otro, así como sus circunstancias y sentimientos. Este es el significado de la empatía y la empatía es elemento básico para escuchar de forma asertiva. Empatía significa comprender tan bien a los demás que por un momento experimentas sus sentimientos.

Escuchar de forma asertiva permite conocer mucho más de cerca a los miembros de tu equipo. Atraviesa la superficialidad de la conversación y saca a luz lo que realmente quiere la gente. Esta puede reducir la impaciencia, elimina asunciones negativas erróneas, es una de las habilidades para tratar con personas.

Barreras Comunes en la Conversación (y Cómo Evitarlas)

Escuchar de forma asertiva requiere evitar algunas barreras habituales de la conversación.

Primero, evita compararte constantemente con el orador, se trata de superar inmediatamente la historia o conocimientos de otra persona. Una segunda barrera es intentar leer la mente de la persona que está hablando, se concentra más en el poder de interpretación que en lo que dice la persona. Una tercera es el filtraje, prestas atención cuando oyes algo que te interesa, sino no.

Opciones Positivas y Asertivas al Escuchar

La primera de estas opciones es corregir cualquier comprensión asumida de algunos pensamientos, sentimientos o circunstancias de la otra persona. Por encima de esto nos empezamos a acercar a la escucha asertiva donde se responde con empatía, poniéndote en la piel de la otra persona, como resultado estás escuchando con atención y te importa lo que esa persona dice. Para eso requiere de habilidades y técnicas.

Aportar Comentarios Constructivos

Los oyentes asertivos con frecuencia comparten comprensiones profundas que no solo son útiles sino que pueden transformar positivamente una vida.

Técnicas Adicionales para una Escucha Efectiva

Parafrasear es una buena forma de demostrar al hablante que realmente has estado escuchando. Cuando se produzca una pausa natural en la conversación, resume brevemente lo que has escuchado. Formula preguntas y pide clarificación de lo dicho.

Cuando escuchas de forma asertiva también debes ser asertivo al expresar tus comentarios, deja claro que estos se basan en tu comprensión de lo que se ha dicho. Hay 3 reglas básicas para comentar asertivamente: ser inmediato, ser honesto y, aunque sea de contenido negativo, siempre tiene que ser emocional.

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