El Almacén: Funciones y Objetivos

El almacén es un lugar donde las empresas almacenan mercancías para su propio consumo o para la venta. Su función principal es garantizar la disponibilidad de productos en el momento oportuno, mitigando riesgos como retrasos en los suministros o variaciones en la demanda.

Funciones del Almacén

Recepción de Pedidos

• Recibir y verificar pedidos realizados por la empresa.
• Contrastar datos de albaranes de entrega con pedidos.
• Ordenar la descarga y recuento de bultos.
• Realizar control cuantitativo y notificar al departamento de compras la llegada de mercancías.

Control de Calidad

• Someter las mercancías recibidas a un proceso de control de calidad.
• Verificar que las mercancías cumplen con las especificaciones establecidas en el pedido.
• Emitir un informe favorable para dar entrada definitiva al pedido.

Custodia de Existencias

• Almacenar las mercancías recibidas de forma adecuada.
• Garantizar la conservación y localización de las existencias.

Servicio de Entrega

• Preparar y disponer los artículos solicitados por los clientes.
• Facilitar el reparto o entrega de mercancías.

Clases de Almacenes

: – Segun los articulos almacenados: existen almacenes de materias primas, de piezas de repuesto, de productos terminidos.. – Segun su ubicacion en el proceso de producion: hay almacenes de aprovisionamiento, de proceso, y de distribucion. – Segun la propiedad del almacen: *Almacenes propios: con instalaciones y personal de la empresa. * Almacenes publicos: la empresa usaria de este tipo de almacenes solo debera pagar el alquiler y el costes del almacenamiento. *Almacenes contratados: Normalmente a una empresa de distribucion que se encarga del almacenamiento y reparto de los articulos a partir del pedido entregado por la empresa arrendataria. -Segun el tipo de instalaciones: * Almacenes abiertos: cuando las mercancias se almacenan en naves a la interperie. * Almacenes cerrados: cuando las mercancias se almacenan en naves cubiertas.
LA FORMA DE OPERAR LOS ALMACENES: una vez que el almacen esta organizado y listo para funcionar, las operaciones basicas que se realizan con los inventarios son: 1. la recepcion de las mercancias. 2. su almacenamiento desde el momento de la recepcion hasta el despacho, incluyendo su colocacion y codificacion. 3 su despacho o embarque. Cada operaciones tiene sus caracteristicas y varia segun distintos factores: – variedad en los articulos que se manejan en el almacen. – volumen y numero de transacciones que se realizan. – tipo de almacen. – sistema de manejo de materiales utilizado. – sistema de control instalado. – mayor o menor demanda de los materiales almacenados.
EL PROCESO DE RECECPCION: 1 llegada de las mercancias a las instalaciones. 2 pasa el control de entrada y se le asigna un numero de control. 3 llegada al muelle de recepcion con el trabajador encargado. 4 presentacion de los articulos con el albaran de transporte o de mercacias. 5 comparacion con el pedido correspondiente. 6 recepcion cualitativa y cuantitativa. 7 cumplimentacion del impreso de entrada. 8 traslado al almacen adecuado. 9 elaboracion del resumen de recepcion.10 pase de los datos a contabilidad.
COLOCACION DE MERCANCIAS: TRES TIPOS: COLOCACION FIJA: cada tipo de articulo qe se maneja tiene su lugar fijo en el almacen, de forma que se puede siempre localizar fácilmente. ese lugar fijo se puede establecer en base a distintos criterios: por proveedores, por codigos, por caracteristicas afines, por orden alfabetico, por tamaño etc. el almacenamiento de materiales por colocacion fija resulta altamente costoso, pues no se aprovecha el espacio disponible de forma total.
COLOCACION NO FIJA: cada material que llega se va colocando en cualquier lugar disponible del almacen. desventaja, y es que se necesitan llevar listas de localizacion de mercancias muy exhaustivas y actualizadas para que los trabajadores del almacen puedan encontrar, en todo momento, los materiales que se requieren.
COLOCACION MIXTA: consiste en dividir el almacen en secciones y almacenar cada tipo de material en una seccion, ya sea por colocacion fija o no fija. este metodo busca aprovechar mas el espacio que se pierde al usar el primer metodo y reducir el desorden que podria causar el segundo metodo, aplicando a cada tipo de materiales dentro de una seccion el mejor sistema posible.
LA CODIFICACION: las mercancias ya almacenadas en el lugar correcto necesitan estar perfectamente identificadas mediante nombres, numeros, combinacion de letras y numeros, o cualquier sistema de codificacion preestablecido. a medida que aumenta la cantidad y variedad de articulos se dificulta el uso del lenguaje comun, ya que para evitar confusiones entre materiales parecidos habria que utilizar descripciones muy extensas que ocasionarian mayores confusiones. lo mas util entonces sera crear un sistema de codificacion del almacen.PRINCIPALES VENTAJAS: 1 ganar espacio: con nombres mas cortos se ahorra espacio en los registros. 2 ganar tiempo: al procesar la informacion con nombres mas abreviados. 3 ganar en precision: cada articulo del inventario tiene un solo codigo. 4 ganar en orden: el usar codigos permite su ordenamiento. 5 ganar en informacion: pueden incorporar al codigo mas datos que la sola descripcion del producto, como el orden de llegada, el indice de rotacion, el proveedor etc.
METODOS DE CODIFICACION: 1 codificacion usando colores: ocho colores basicos y sus posibles combinaciones para significar dentro de un mismo articulo distintas remesar de llegada o distintas especificaciones. 2 codificacion alfanumerica: el mas utilizado y emple letras, numeros o combinacion de ambos: posibles aplicaciones son: – usando letras que tengan que ver con el nombre del producto. – usando letrasde forma arbitraria. – usando numeros con 1 digito para clases de productos, con 2 para calidades con 3 para especificaciones.
CODIGOS CON AUTO-VERIFICACION: el operario al trabajar con estas claves e introducirlas en maquinas, puede equivocarse y producir errores que ocasionarian problemas en la empresa. existen codigos que incorporan un ultimo digito que no aporta ninguna informacion sobre el producto y cuyo fin es detectar estos tipos de equivocaciones. este digito se conoce como check digit, digito de revision o verificacion.Este digito se obtiene mediante un determinado calculo y cuando la maquina lee el codigo que se introduce, realiza el mismo calculo para obtener el check digit. si existe alguna diferencia la detecta.
EL MANUAL DE CODIGOS: es un libro, o grupo de libros, que incluye todos los materiales que maneja un almacen, acompañados de sus correspondientes codigos, segun el sistema de codificacion utlilizado en la empresa. cada libro incluye: – el titulo del libro correspondiente. – el grupo de materiales que abarca. – el grupode codigos utilizados. – el codigo y las caracteristicas de cada material en el almacen. – una referencia al total de libros que componen el manual completo y sus titulos. Normalmente, existe un manual original y luego se realizan copias para todos los departamentos interesados. El encargao de codificacion tiene, como labor importante, actualizar todos los manuales existentes, enviando las modificaciones a los departamentos afectados. Utilizar como manual de codigos listados de ordenador simplifica el trabajo de forma notoria y reduce costes.
EL DESPACHO O SUMINISTRADOR DE MERCANCIAS:es la salida de los materiales del almacen ya sea para incorporarse al proceso de producion, para reponer otros existentes o para su venta final. 2 tipos: – despacho urgente:surgido de improviso y necesitan ser despachadas mercancias rapidamente. – despacho programado: son los previstos con antelacion y siguen un curso normal de accion. El personal demandante se presenta en el almacen con la solicitud de mercancias del almacen debidamente confeccionada y firmada por el responsable del departamento. el encargado del almacen hace cursar la solicitud comprobando sus datos especialmente los codigos de los articulos y las firmas autorizadas segun el archivo de firmas que debe tener a su disposicion para cualquier consulta. En caso de no tener suficientes existencias en el almacen del material requerido, se pasa la solicitud al departamento de gestion de inventarios para estudiar por que se ha producido ese desabastecimiento, y al departamento de compras para que realice las gestiones oportunas al proveedor para lograr el suministro a la mayor brevedad de tiempo. Es recomendable que, con cada salida de material, se actualicen los inventarios. la forma mas facil de hacerlo es que cada solicitud de mercancias cursadase anote cuanto material queda aun disponible. asi se lleva un inventario permanente real. Existen determinados materiales, sin necesidad de presentar en el almacen las solicitudes correspondientes. es aplicable en aquellos casos en que es facil predecir las necesidades de material durante un perido de tiempo. sin embargo, puede ocurrir que esos departamentos tengan demandas imprevistas de materilaes del almacen, y no puedan esperar a la entrega siguiente. en estos casos, solicitan el material por el proceso antes explicado.
PROCESO DE DESPACHO: 1 Elaboracion de la solicitud de mercancias por el encargado del departamento demandante. 2 presentacion de la solicitud en el almacen correspondiente. 3 revision de la solicitud por el trabajador del almacen. si todo es correcto se entregan los materiales en el plazo previsto. 4 entrega de la solicitud a los administradores para actualizar los inventarios, dando de baja los materiales que han salido con su precio. 5 pase de los datos a contabilidad.

Etiquetas: Almacén, Codificación de Mercancías, Control de calidad, Gestión de inventarios, Logistica