07 Nov
Definición de Archivo
Podemos definir el archivo como el conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. Estos documentos son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien, son transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
Características Principales del Archivo
- Composición: El archivo está compuesto por documentos, independientemente de su fecha, forma o soporte material.
- Creador: Cualquier persona física o jurídica puede crear, producir o generar un archivo.
- Formación: Un archivo se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de una entidad.
- Propósito: Los documentos se producen para cubrir diversas necesidades, como la gestión administrativa o el interés ciudadano.
- Conservación: Los documentos se conservan mediante los procedimientos y principios de la archivística.
El Fondo de Archivo
El fondo de archivo se define como el conjunto de documentos procedente de la actividad de una persona física o moral o de un organismo. Su elaboración es fruto del procedimiento administrativo, el proceso de negocio o las actividades particulares, según se trate de una administración, una empresa o un particular.
La Colección
La colección es el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y de la voluntad creadora destinados a su difusión (a diferencia del fondo de archivo).
La Biblioteca
La biblioteca colecciona los documentos, los elige y los recolecta mediante compra, donación, depósito o intercambio. En cualquier caso, no le vienen dados. La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a disposición de los usuarios. También lo es de los archivos, con la diferencia fundamental de que los documentos, en tanto resultado de la gestión administrativa, tienen un valor probatorio que los diferencia y caracteriza.
El Centro de Documentación
El centro de documentación tiene la finalidad principal de reunir la mayor cantidad de información precisa sobre uno o más asuntos.
El Expediente
El expediente reúne todos los documentos que tratan de un mismo asunto a medida que este se sucede, con función funcional y probatoria.
El Dossier
El dossier reúne toda la información posible sobre una cuestión determinada.
Funciones del Archivo
Las funciones del archivo se pueden resumir en las siguientes:
- Organizar y poner en servicio la documentación administrativa.
- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para seleccionar los documentos que por su valor han de ser conservados indefinidamente.
- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
- Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental.
- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.
- Asegurar que estas y cuantas funciones puedan desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.
Estas funciones están orientadas al servicio de la administración, entidad o persona generadora del archivo, los ciudadanos y la investigación y difusión cultural.
Etapas del Archivo y el Ciclo de Vida de los Documentos
Archivo de Gestión
Contiene documentos en fase de tramitación y de uso frecuente. Están bajo responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Deben permanecer en esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación.
Archivo Intermedio
Almacena documentación que deja de ser utilizada con frecuencia, remitida al archivo siguiendo los plazos y procedimientos establecidos por el archivero. Se caracteriza por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo coste.
Archivo Histórico
Transcurridos 25 años, los documentos seleccionados por su valor histórico, informativo o cultural se conservan en perpetuidad.
El Sistema Archivístico Español
El sistema archivístico español se conforma a la luz de la Constitución de 1978 y se caracteriza, principalmente, por su carácter insuficientemente perfilado por varias razones, entre ellas:
- La inexistencia de un esquema normativo preciso.
- Un proceso de transferencia a las Comunidades Autónomas sin terminar.
- Desigualdad competencial.
- La incoherencia de la actual ley que conserva los archivos anclados en la perspectiva histórico-cultural.
En cuanto al sistema archivístico estatal, es competencia del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes a través de la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales, que tienen competencia sobre los archivos de la Administración central, los históricos nacionales, regionales y provinciales.
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