02 Nov
Artículo 105: El acceso a la información
Art. 105: (Es el artículo esencial, el más importante de todos).
- Audiencia de los ciudadanos (puedes estar presente mientras se tramitan los procesos administrativos).
- Acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos.
- El procedimiento a través del cual deben producirse los actos administrativos (por ej., la consulta de un expediente), garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado.
El artículo 105 es esencial para nosotros.
Competencias en materia de archivos
Art. 148
1. Las Comunidades Autónomas podrán asumir competencias (…)
No se desarrolla una ley de archivos; sin embargo, se crean una serie de leyes en torno a esto, como la Ley de Patrimonio.
En el apartado de las leyes, dice que ley regula los archivos, la Ley de Patrimonio ¿y quién la regula?
El Estado, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos son los encargados de proteger los archivos, el Patrimonio. Si un documento aparece en un Ayuntamiento, se comunica a la Comunidad Autónoma y esta, a su vez, al Estado.
Definición de documento (Art. 49)
El art. 49 define documento (documento, aunque no documento de archivo), a efectos legales.
¿Qué documentos forman parte del Patrimonio?
- Cualquier documento generado por una institución pública, persona pública, etc. Para destruirlos, cambiarlos, etc., debe tener permiso del Estado porque es Patrimonio.
- Los documentos de instituciones privadas como sindicatos, la Iglesia, etc. También los documentos con una antigüedad superior a los 40 años pueden ser cambiados, destruidos, etc., con permiso del Estado.
- Cualquier documento con más de 100 años forma parte del Patrimonio y no puede ser destruido, cambiado, etc.
La protección alcanza a todo lo anterior descrito (los 3 puntos anteriores). Para poder protegerlos se necesita un Censo de los Bienes Integrantes al Patrimonio Documental y el Catálogo colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliográfico.
El Procedimiento Administrativo
El procedimiento administrativo es el procedimiento de la función administrativa del Estado. Supone la responsabilización de la administración frente a sus administrados. En España aparece durante el período constitucional.
El procedimiento administrativo se rige por los principios de eficacia administrativa y de garantía de los administrados. Constituye una parte del Derecho Administrativo y es el cauce legal de producción de los actos administrativos. El reflejo documental de tal cauce y tales actos es el expediente administrativo.
Principios de la gestión documental
Principio de respeto a la procedencia u origen de los fondos
Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.
Principio de respeto al orden original o estructura interna de los fondos
Manteniendo la estructura que tuvo el fondo durante el servicio activo de la documentación (ej., con un archivo de expedientes de matrículas, donde se coloca en primer lugar la solicitud, después el DNI, el título de bachillerato…).
Implicaciones:
Determina la clasificación y ordenación del fondo: la organización del fondo no la crea el archivero, le viene impuesta.
Garantiza la integridad administrativa de un fondo y su pleno valor de testimonio, al ser un “método objetivo”.
Favorece la recuperación de la información contenida en cada uno de los documentos y en su conjunto: la historia de la institución.
Principio de ciclo vital del documento
Las edades del documento
La información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).
El Expediente Administrativo
Su etimología procede del verbo latino expidere, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis: el que resuelve, de ahí que el expediente esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia. Está definido por el Derecho Administrativo como “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Los expedientes se forman mediante agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.
Partes del expediente (estructura)
Los documentos que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de la tramitación y están unidos por una relación de causa-efecto, de ahí que deban estar ordenados de acuerdo con ese ritmo. Los documentos son el soporte de:
La información: que sirve como referencia y antecedente para fundamentar la resolución.
La resolución administrativa: objetivo final, es la determinación fija y decisiva adoptada respecto del asunto planteado en el expediente.
La ejecución: en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolución adoptada.
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