30 Sep
La eficiencia supone cumplir con la tarea encomendada tal como se había programado, de una forma óptima, minimizando los tiempos y maximizando los resultados. Se ha cumplido el plan sin desviaciones negativas. En la gráfica, la eficiencia aparece en sombreado por encima del punto muerto o umbral de rentabilidad.4.5 Dominio del tiempo A.-Planificación de la jornada.Planificar la jornada ayuda a saber que se tiene que hacer en cada momento.1.- Ordenar el material necesario para trabajar en la primera media hora
2.- Realizar las tareas urgentes y sencillas pendientes del día anterior.3.- A continuación, abordar la tarea más difícil de la mañana.4.- A media mañana comienza la lucha contra las interrupciones 5.- Antes de terminar la mañana se ha de recoger un poco la mesa de escritorio 6.- Al llegar por la tarde, se procede con el esquema de la mañana 7.- antes de abandonar la oficina, se ha de tomar nota de las tareas más urgentes que se realizarán al día siguiente. B.-Cómo afrontar las interrupciones.Una de las funciones del secretario es evitar las interrupciones inútiles. Sobre todo tiene que resolver las tareas que ha anotado en la agenda.
El verdadero problema que tienen las interrupciones es que rompen el ritmo del trabajo y si son continuadas, pueden provocar errores y sin duda estrés.CARACTERÍSTICAS de las interrupciones:- Quien interrumpe piensa que está solo y que por un minuto que se le dedique no se cae el mundo, suele interrumpir educada y sonrientemente, esperando el mismo trato.- La tarea que se está realizando hay que dejarla para poder conectar con el problema de quien interrumpe – Cuando se vuelve a la tarea hay que recuperar el hilo.- Las interrupciones suelen acumularse. Parece que todo el mundo se puso de acuerdo -Casi siempre provocan errores que se detectan en el momento más inoportuno, generando nuevas tareas a la hora de arreglarlos.SOLUCIONES de las interrupciones:- Si hay centralita de teléfono, que sólo pasen las llamadas correspondientes a dirección.-Si no existe centralita, si se puede, recurrir al contestador automático -Fijar un día para las visitas o un horario.-Hacer ver a los compañeros que no puede interrumpir la tarea que ha comenzado porque lo que necesiten ellos sea muy urgente.-No perder la calma ni la iniciativa C.- Atender a una sola tarea.Se tiene que procurar no tener más de una tarea encima de la mesa, comenzando la siguiente tarea una vez acabada la primera. Esto es difícil por las interrupciones ya que cada una de ellas pone encima de la mesa una nueva tarea por lo que podríamos acabar con muchas tareas para realizar lo que por otra parte produciría desorden y sobre todo errores
parte produciría desorden y sobre todo errores. D.-Cuidado con los papeles.A la hora de haber varias tareas, cabe la posibilidad de perder papeles ocultos entre aquellos con los que se está trabajando. Las interrupciones tienden a depositar papeles encima de la mesa, y al recogerlos, se mezclan con los de otras tareas. El resultado se traduce en pérdida de tiempo por la búsqueda de papeles,errores etc.E.- Romper el círculo estresante.Surge poco a poco debido a una actitud poco diligente y perezosa y las tareas que se debieran de resolver hoy se dejan para mañana.Las tareas que se empiezan deben terminarse. Si se empiezan varias tareas al mismo lo tiempo lo que se consigue es:*Sensación de estar todo el día ocupado.*No acabar tarea alguna.*sentimiento de culpa por no ver concretada ninguna tarea*disminución del nivel de autoestima 4.6 Organización de una agenda de trabajo.La agenda es un libro o cuaderno donde se apuntan las tareas pendientes de realizar, las visitas previas etc. Es confidencial ya que refleja esquemáticamente la vida laboral de su propietario. Es una memoria portátil que tiene dos secretos.1ºColocar adecuadamente la información.2ºNo olvidarse de consultar la agenda para recuperar la información. Tipos de agendas:•Agenda normal o estándar: es sencilla que contiene las partes imprescindibles•Agenda personal: algunas parecen enciclopedias por la cantidad de información que contienen. Las distintas partes están delimitadas por separadores plastificados de colores o pestañas con iconos.•Agenda electrónica: son de gran utilidad por la cantidad de información que contienen y el poco espacio que ocupan.•Agenda de ordenador: Distintos sistemas operativos como windows suelen tener una agenda mental.Las agendas electrónicas tienen el inconveniente de la gran cantidad de instrucciones que se ha de conocer para poder optimizar su potencial y aparte de que su precio es elevado.Las agendas personales suelen contener mucha información y tienen todo tiopo de separadores para poder ordenar la información. A.-Partes mínimas que debe contener toda agenda:1-Listín telefónico y direcciones por orden alfabético. Para proceder al registro alfabético hay que seguir:-En el caso de personas físicas se registrarán por el primer apellido.-En el caso de personas jurídicas se registrarán por la primera letra de la razón social.-La dirección postal se anotará completa.Calle, num…etc 2-Calendarios. La mayoría de las agendas llevan el año actual precedido del anterior y seguido del posterior.3-Planning. Es importante a la hora de anotar y ubicar las citas y tareas nuevas que surgen entre las que ya se ha planificado. 4-Día a Día o dietario.
2.- Realizar las tareas urgentes y sencillas pendientes del día anterior.3.- A continuación, abordar la tarea más difícil de la mañana.4.- A media mañana comienza la lucha contra las interrupciones 5.- Antes de terminar la mañana se ha de recoger un poco la mesa de escritorio 6.- Al llegar por la tarde, se procede con el esquema de la mañana 7.- antes de abandonar la oficina, se ha de tomar nota de las tareas más urgentes que se realizarán al día siguiente. B.-Cómo afrontar las interrupciones.Una de las funciones del secretario es evitar las interrupciones inútiles. Sobre todo tiene que resolver las tareas que ha anotado en la agenda.
El verdadero problema que tienen las interrupciones es que rompen el ritmo del trabajo y si son continuadas, pueden provocar errores y sin duda estrés.CARACTERÍSTICAS de las interrupciones:- Quien interrumpe piensa que está solo y que por un minuto que se le dedique no se cae el mundo, suele interrumpir educada y sonrientemente, esperando el mismo trato.- La tarea que se está realizando hay que dejarla para poder conectar con el problema de quien interrumpe – Cuando se vuelve a la tarea hay que recuperar el hilo.- Las interrupciones suelen acumularse. Parece que todo el mundo se puso de acuerdo -Casi siempre provocan errores que se detectan en el momento más inoportuno, generando nuevas tareas a la hora de arreglarlos.SOLUCIONES de las interrupciones:- Si hay centralita de teléfono, que sólo pasen las llamadas correspondientes a dirección.-Si no existe centralita, si se puede, recurrir al contestador automático -Fijar un día para las visitas o un horario.-Hacer ver a los compañeros que no puede interrumpir la tarea que ha comenzado porque lo que necesiten ellos sea muy urgente.-No perder la calma ni la iniciativa C.- Atender a una sola tarea.Se tiene que procurar no tener más de una tarea encima de la mesa, comenzando la siguiente tarea una vez acabada la primera. Esto es difícil por las interrupciones ya que cada una de ellas pone encima de la mesa una nueva tarea por lo que podríamos acabar con muchas tareas para realizar lo que por otra parte produciría desorden y sobre todo errores
parte produciría desorden y sobre todo errores. D.-Cuidado con los papeles.A la hora de haber varias tareas, cabe la posibilidad de perder papeles ocultos entre aquellos con los que se está trabajando. Las interrupciones tienden a depositar papeles encima de la mesa, y al recogerlos, se mezclan con los de otras tareas. El resultado se traduce en pérdida de tiempo por la búsqueda de papeles,errores etc.E.- Romper el círculo estresante.Surge poco a poco debido a una actitud poco diligente y perezosa y las tareas que se debieran de resolver hoy se dejan para mañana.Las tareas que se empiezan deben terminarse. Si se empiezan varias tareas al mismo lo tiempo lo que se consigue es:*Sensación de estar todo el día ocupado.*No acabar tarea alguna.*sentimiento de culpa por no ver concretada ninguna tarea*disminución del nivel de autoestima 4.6 Organización de una agenda de trabajo.La agenda es un libro o cuaderno donde se apuntan las tareas pendientes de realizar, las visitas previas etc. Es confidencial ya que refleja esquemáticamente la vida laboral de su propietario. Es una memoria portátil que tiene dos secretos.1ºColocar adecuadamente la información.2ºNo olvidarse de consultar la agenda para recuperar la información. Tipos de agendas:•Agenda normal o estándar: es sencilla que contiene las partes imprescindibles•Agenda personal: algunas parecen enciclopedias por la cantidad de información que contienen. Las distintas partes están delimitadas por separadores plastificados de colores o pestañas con iconos.•Agenda electrónica: son de gran utilidad por la cantidad de información que contienen y el poco espacio que ocupan.•Agenda de ordenador: Distintos sistemas operativos como windows suelen tener una agenda mental.Las agendas electrónicas tienen el inconveniente de la gran cantidad de instrucciones que se ha de conocer para poder optimizar su potencial y aparte de que su precio es elevado.Las agendas personales suelen contener mucha información y tienen todo tiopo de separadores para poder ordenar la información. A.-Partes mínimas que debe contener toda agenda:1-Listín telefónico y direcciones por orden alfabético. Para proceder al registro alfabético hay que seguir:-En el caso de personas físicas se registrarán por el primer apellido.-En el caso de personas jurídicas se registrarán por la primera letra de la razón social.-La dirección postal se anotará completa.Calle, num…etc 2-Calendarios. La mayoría de las agendas llevan el año actual precedido del anterior y seguido del posterior.3-Planning. Es importante a la hora de anotar y ubicar las citas y tareas nuevas que surgen entre las que ya se ha planificado. 4-Día a Día o dietario.
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