Administración de inventarios: Es la planificación y control de inventarios para cumplir con las prioridades competitivas de la empresa. La administración eficaz de los inventarios es esencial para alcanzar el potencial de la cadena de valor. El desafío no radica en disminuir los inventarios para abaratar costos, ni tener un exceso de inventario para cubrir todas las necesidades, sino en tener la cantidad justa para que la empresa alcance sus prioridades competitivas de la forma más eficiente. Esta eficiencia puede darse solo si fluye a través de la cadena de valor (proveedores, la empresa, centros de distribución, clientes). La administración de inventarios requiere de información sobre la demanda esperada, cantidad de inventario disponible y en proceso de todos los artículos que almacena la empresa en todas sus instalaciones y el momento y tamaño indicado de las cantidades de reorden.

Importancia de la Administración de Inventarios en la Organización

Los inventarios son importantes para toda organización y sus empleados. Los inventarios afectan las operaciones cotidianas porque deben contarse, pagarse y usarse en las operaciones. Los inventarios significan para la empresa una inversión y entienden que la disponibilidad de producto es un punto clave de las ventas.

¿El inventario es una bendición o una maldición?

El exceso de inventario reduce la rentabilidad y tener poco inventario afecta la confianza del cliente si no tienen lo que buscan. La administración de inventarios implica sacrificar una cosa por otra.

Conceptos Básicos de Inventario

El inventario se crea cuando el volumen de materiales, partes o productos terminados es mayor al volumen de los productos distribuidos; en el caso contrario, habría falta de inventario.

Presiones para Mantener Inventarios Bajos

La principal razón para mantener inventarios bajos es que estos requieren de una inversión monetaria temporal, por lo cual la empresa incurre en un costo de oportunidad por tener dinero inmovilizado.

• Costo de mantenimiento de inventario: Corresponde a la suma del costo de oportunidad más los costos variables que se paga por tener artículos a la mano, como los costos de almacenamiento, impuestos y seguros por merma. El costo de mantenimiento se expresa como un porcentaje del valor del artículo, donde a nivel anual equivale a un gran monto con respecto a las utilidades. Es por esto que se crean presiones para mantener un nivel bajo de inventario.
• Costo de oportunidad: Es el costo de oportunidad de invertir en un activo en relación con el rendimiento esperado en un activo de riesgo similar. El costo de oportunidad es medido a través del costo promedio ponderado y es el componente más alto del costo de mantenimiento.
• Costos de almacenamiento y manejo: El inventario ocupa espacio y debe ser transportado para entrar o salir del almacén. Este costo se genera cuando se debe alquilar a corto o largo plazo un lugar para dejar los inventarios, siendo que este lugar podría ocuparse para otros propósitos.
• Impuestos, seguros y mermas: Se pagan más impuestos cuando los volúmenes de inventario son altos y el valor del seguro también lo es.
• Las mermas se presentan en 3 formas:
  1. Robo: por clientes o empleados.
  2. Obsolescencia: el inventario no puede usarse o venderse a su valor total; ej: grandes descuentos en ropa a final de temporada.
  3. Deterioro: a causa de la descomposición física o daños en la mercancía. Cuando la tasa de deterioro es alta, no es aconsejable tener un gran volumen de inventario.

Presiones para Mantener Inventarios Altos

• Servicio al cliente: La creación del inventario puede aumentar la rapidez de entrega y mejorar la puntualidad de reparto. Los niveles altos de inventario reducen las probabilidades de que se produzcan desabastos (no hay un producto que se necesita en ese momento) y pedidos aplazados (pedido de un cliente que no es posible atender en la fecha prevista pero que se facilita un tiempo después). “Es posible que el cliente espere a que le entreguen su pedido, pero para la próxima vez buscarán a otro proveedor. Algunos de los clientes reciben un descuento por el tiempo esperado”.
• Costos por hacer pedidos: Corresponde al costo de preparar una orden de compra para un proveedor o una orden de producción en caso de una fábrica. Es por eso que las personas encargadas necesitan un tiempo para determinar la cantidad a pedir, a qué proveedor y negociar precios; en el caso de la orden de producción debe ir acompañada de un proyecto general e instrucciones a seguir, sin embargo, internet agiliza este tiempo y reduce los costos respectivos.
• Costo de preparación: Corresponde al costo en el que se incurre para reajustar una máquina para que fabrique un producto o componente distinto a los que ha hecho antes. El costo de preparación consta de mano de obra, limpieza, nuevas instalaciones, entre otros. Este costo es independiente del tamaño del pedido, por eso es que crea presiones para fabricar u ordenar volúmenes grandes de artículos y mantenerlos en inventario en vez de lotes pequeños.
• Utilización de mano de obra y equipo: Mediante la incrementación del inventario, la gerencia puede aumentar la productividad de la mano de obra y la utilización de las instalaciones, de 3 formas:
  1. Las órdenes de producción más grandes y menos frecuentes reducen las preparaciones improductivas.
  2. El mantener un inventario reduce la posibilidad de tener que efectuar reprogramaciones costosas de las órdenes de producción, porque los componentes necesarios para elaborar un producto no están en inventario.
  3. La existencia de un inventario mejora la utilización de recursos porque estabiliza la tasa de producción cuando las demandas son cíclicas o estacionales, donde no se requieren turnos extras, efectuar más contrataciones, despidos y pagar tiempo extra.
• Costo de transporte: Este puede reducirse cuando aumenta el nivel de inventario. Tener inventario disponible permite realizar más embarques a cargas completas y minimiza la necesidad de acelerar embarques utilizando otros medios más costosos.
• Pago a proveedores: La empresa puede reducir el pago a proveedores si es capaz de soportar niveles altos de inventario. Ej: Si la empresa sabe que su proveedor piensa subir sus precios, le conviene a la empresa realizar una compra mayor, aunque su inventario se vea incrementado temporalmente. Ej: La empresa puede aprovechar descuentos por cantidad (el precio unitario disminuye cuando el pedido es de gran tamaño).

Tipos de Inventarios

Según la forma en cómo se crearon, existen 4 tipos:

1. Inventario de ciclo: Corresponde a la porción total del inventario que varía en forma directamente proporcional al tamaño del lote.
2. Inventario de seguridad: Corresponde a la cantidad de inventario que se mantiene para protegerse de la incertidumbre, del tiempo de espera y los cambios de abastecimiento. El inventario de seguridad garantiza que las operaciones no se interrumpan cuando:
   • Los proveedores no entregan la cantidad deseada en la fecha convenida o con la calidad establecida.
   • En manufactura se generan muchos desperdicios y se requiere de rectificaciones.
   Este inventario es pedido con anterioridad al pedido normal, por lo cual la empresa genera un colchón de incertidumbre.
3. Inventario de previsión: Es el que usan las empresas para absorber las irregularidades que se presentan a menudo en la tasa de demanda y oferta. Las irregularidades en la demanda provocan que un fabricante genere un inventario de previsión durante los períodos de baja demanda a fin de no tener que incrementar demasiado sus niveles de producción cuando la demanda vuelva a aumentar. Es útil tener este tipo de inventario también cuando los proveedores se ven amenazados por huelga o tienen limitaciones de capacidad.
4. Inventario de tránsito: Corresponde al inventario que se mueve de un lugar a otro (productos terminados o piezas). Los materiales se mueven del proveedor a la planta, de una operación a la siguiente dentro de la empresa, de la planta a un centro de distribución o cliente y del centro de distribución a un comerciante detallista. Está constituido por los pedidos que se han colocado pero aún no son recibidos.

Tácticas para Reducir Inventarios

Estas tácticas básicas se llaman “palanca”. Están las primarias, que son aquellas que deben activarse cuando se desea reducir un inventario, y las secundarias, que son aquellas que reducen el costo de penalización por aplicar la palanca primaria.

• Inventario de ciclo: La palanca primaria para reducir el inventario de ciclo se da con solo reducir el tamaño del lote. Pero el hecho de reducir el tamaño del lote y nada más puede generar efectos devastadores. En este caso se pueden aplicar 2 palancas secundarias:
  1. Racionalizar los métodos para colocar pedidos y preparar las máquinas a fin de reducir los costos de hacer pedido y de preparación y permitir la reducción del lote.
  2. Incrementar la repetitividad de manera de suprimir la necesidad de realizar cambios o alteraciones. La repetitividad se puede alcanzar por la automatización flexible, por el concepto de un trabajador-múltiples máquinas o bien la tecnología de grupo. La repetitividad justifica el uso de nuevos métodos de preparación, reduce costos de transporte y logra que los proveedores nos den descuentos por cantidad.
• Inventario de seguridad: La palanca primaria para reducir el inventario de seguridad consiste en hacer el pedido en la fecha más cercana a la que los pedidos deberían recibirse. Pero puede que esta medida genere servicios inaceptables para el cliente, a menos que la demanda, la oferta y la entrega puedan minimizarse. En estas condiciones se utilizan 4 palancas secundarias:
  1. Mejorar los pronósticos de demanda para que no haya sorpresas en el comportamiento de los clientes. Tal vez se podría alentar a estos a que pidan sus mercancías antes que las necesiten.
  2. Abreviar los tiempos de entrega de los productos comprados o fabricados a fin de reducir la incertidumbre de la demanda. Ej: Seleccionar proveedores locales que tengan tiempos de entrega más cortos.
  3. Reducir la incertidumbre de oferta. Los proveedores pueden ser más confiables si los planes de producción se comparten con ellos o mejorar los procesos manufactureros (disminuir los desperdicios).
  4. Depender más de amortiguadores de equipo y mano de obra, como los colchones de capacidad o mayor capacitación interdisciplinaria.
• Inventario de previsión: La palanca primaria para reducir este inventario consiste solo en igualar la tasa de demanda con la tasa de producción. La palanca secundaria se aplica para emparejar la demanda de los clientes:
  1. Agregar nuevos productos con distintos ciclos de demanda de modo que el punto alto de un producto compense el punto bajo estacional del otro.
  2. Organizar campañas de promoción de ventas fuera de temporada.
  3. Ofrecer planes de producción de temporada.
• Inventario en tránsito: La palanca primaria consiste en reducir el tiempo de espera. Se puede dar a través de 2 palancas secundarias:
  1. Buscar proveedores que tengan mejor capacidad de respuesta y seleccionar nuevos transportistas para que se hagan cargo de los embarques entre localidades. Un sistema de computadora podría eliminar los retrasos de información entre el centro de distribución y el comercio detallista.
  2. Disminuir el valor de “Q”, por lo menos en aquellos casos en donde el tiempo de espera depende del lote.

Colocación de Inventario

Esta sustenta las prioridades competitivas. Se pueden mantener inventarios a nivel de materias primas, productos en proceso y productos terminados. Los gerentes toman decisiones según cuál sea la clasificación que se le da a un artículo que puede ser “como caso especial o estándar”.

• Especial: Artículo que se fabrica por pedido o que si se compra, se compra por pedido. Ej: sastre.
• Estándar: Artículo que se fabrica u ordena para mantenerlo en inventario y que normalmente está disponible cuando se solicita. Ej: tienda Ripley.

Identificación de los Elementos Críticos del Inventario con el Análisis ABC

La organización posee una gran cantidad de artículos, pero solo algunos de ellos requieren de un mayor control y atención. El análisis ABC es un proceso que consiste en dividir los artículos en 3 clases de acuerdo a su valor de consumo. Este método es equivalente a crear un gráfico de Pareto, excepto que se aplica a los inventarios en vez de los errores de proceso:

• Clase A: Representa al 20% de los artículos, pero corresponde a un 80% del valor de consumo (requiere mayor control).
• Clase B: Representa al 30% de los artículos, pero corresponde a un 15% del valor de consumo (control intermedio).
• Clase C: Representa al 50% de los artículos, pero corresponde a un 5% del valor de consumo (control bajo).

A la gerencia le interesa centrarse en los artículos de clase A, ya que son los que tienen un mayor valor monetario. El desabasto de un artículo de clase C puede ser tan crucial como el de la clase A, pero el costo de mantenimiento de clase C es más bajo, por lo cual se pueden tolerar volúmenes más altos de inventario e inventarios de seguridad.

Cantidad Económica de Pedido (EOQ)

Corresponde al lote que permite disminuir los costos excesivos de mantenimiento, pero que sea lo suficientemente alto para reducir los costos para hacer pedido y de preparación (que el lote no sea muy grande ni muy pequeño).

EOQ se basa en las siguientes suposiciones:

1. La tasa de demanda del artículo es constante y se conoce con certeza.
2. No existen restricciones para el tamaño del lote.
3. Los 2 únicos costos relevantes son los de mantenimiento de inventario y de costo fijo por lote tanto de hacer pedido como de preparación.
4. Las decisiones correspondientes a un artículo pueden tomarse independientemente de los demás.
5. El tiempo de espera es constante y se conoce con certeza; la cantidad recibida es exactamente la que se pidió y los pedidos llegan completos y no por partes.

La EOQ es óptima cuando se satisfacen las 5 suposiciones, en donde en realidad esta cantidad es una aproximación.

No use la EOQ:

• Si usa la estrategia de “fabricación por pedido” y el cliente especifica que el pedido completo debe entregarse en un solo embarque.
• Si el tamaño del pedido está restringido por limitaciones de capacidad.

Modifique la EOQ:

• Si se otorgan descuentos considerables por cantidad cuando se ordenan lotes grandes.
• Si el reabastecimiento del inventario no es instantáneo.

Use la EOQ:

• Si sigue una estrategia de “Fabricación para mantener inventario” y el artículo tiene una demanda estable.
• Si se conocen los costos de mantenimiento, preparación y de hacer pedido.

Tiempo entre Pedidos

Tiempo promedio que transcurre entre la recepción de 2 pedidos de reabastecimiento y no en el número de unidades incluidas en el tamaño del lote.

Explicación del Efecto de los Cambios

Cuando la EOQ se somete a un análisis de sensibilidad, se pueden extraer conocimientos valiosos sobre la administración de inventarios:

• Cambio en la tasa de la demanda: Cuando aumenta la demanda, aumenta también el tamaño del lote, pero más lento que la demanda real.
• Cambio en los costos de preparación: Cuando disminuyen las semanas de suministro, las rotaciones de inventario aumentan. Cuando el costo y el tiempo se vuelven triviales, se suprime un importante impedimento para la producción de lotes pequeños.
• Cambio en los costos de mantenimiento de inventario: Los lotes de tamaño más grandes se justifican porque los costos de mantenimiento son más bajos.

EOQ y Sistemas Esbeltos (SE)

A primera vista podría parecer que la EOQ se opone totalmente a los SE, ya que esta última se basa en lotes de tamaño pequeños y niveles bajos de inventario. Sin embargo, las mismas mejoras en los procesos que producen un SE crean un entorno que se aproxima a las suposiciones más o menos restrictivas de la EOQ. En los SE se conoce la tasa de demanda con certeza, y esta es relativamente uniforme; se esfuerzan por tener tiempos de entrega constantes y cantidades confiables de entrega por parte de los proveedores, los cuales también son supuestos de la EOQ. En consecuencia, son compatibles.

Sistemas de Control de Inventario

Estos deben responder a 2 preguntas: ¿Qué cantidad se debe pedir? Y ¿Cuándo debe hacerse el pedido? La diferencia entre un sistema y otro radica en si el artículo está sujeto a una demanda dependiente o independiente.

Artículo de Demanda Independiente

Artículo cuya demanda se ve afectada por las condiciones del mercado y no está relacionado con las decisiones de inventario referentes a ningún otro artículo que esté almacenado. El inventario de demanda independiente incluye:

• Mercancía para venta por mayor y por menor.
• Inventario de apoyo a servicios, ej: sellos y etiquetas en caso de un correo, artículos de oficina si se trata de bufetes de abogados, etc.
• Inventarios para la distribución de procesos y partes de repuesto.
• Suministros para repuestos, mantenimiento y operación, es decir, elementos que no son partes del producto o servicio final, ej: uniforme de empleados.

La administración de inventarios de demanda independiente es complicada, ya que la demanda está sujeta a factores externos.

Artículos de Demanda Dependiente

Son los que requieren insumos o componentes de un producto o servicio. A continuación se analizarán y compararán 2 sistemas de control de inventarios:

1. Sistema de revisión continuo o sistema “Q”.
2. Sistema de revisión periódica o sistema “P”.

Sistema de Revisión Continua (Q)

Conocido también como el punto de reorden, en donde se lleva el control del inventario remanente de un artículo cada vez que se hace un retiro para determinar si ha llegado el momento de hacer un nuevo pedido. En la práctica se realizan con frecuencia y muchas veces de modo continuo. Las computadoras y cajas registradoras enlazadas con el inventario han facilitado las revisiones continuas, donde al determinar que es demasiado baja, el sistema ordena automáticamente un nuevo pedido.

Posición de Inventario

Medida de la cantidad de inventario de un artículo para satisfacer la demanda futura. Cuando la posición de inventario llega a un nivel mínimo predeterminado, llamado Punto de Reorden, se pide una cantidad fija de artículos. En un sistema de revisión continua, aunque la cantidad sea fija, el tiempo que transcurre entre los pedidos puede variar; por esto puede basarse en la EOQ (tamaño de lote mínimo para obtener un descuento por cantidad), en el tamaño del contenedor (camión lleno) o cualquier otra medida señalada por la gerencia.

Selección de un Punto de Reorden Cuando la Demanda se Conoce con Certeza

A medida que transcurre el tiempo, el inventario se va agotando. Cuando este llega al punto de reorden, hago el nuevo pedido ya que conozco la demanda. Luego el inventario sigue disminuyendo hasta que llega a cero y es en ese momento cuando llega el pedido. Esto lo puedo hacer ya que conozco la demanda y el tiempo de espera (tiempo que se demora en llegar el pedido), por lo cual puedo calcular los tiempos de manera que justo cuando se me acabe el inventario, me llega el pedido solicitado, donde TBO: tiempo de espera entre períodos (en este caso siempre es igual); R: punto de reorden; L: tiempo de espera.

Selección de un Punto de Reorden Cuando la Demanda NO se Conoce con Certeza

En la realidad, la demanda ni el tiempo de espera se conocen con certeza, es por eso que en estos casos es necesario contar con un inventario de seguridad y se utiliza la demanda y tiempo de espera promedio para hacer un nuevo pedido. En este caso “R” es mayor que cuando se conoce la demanda y el tiempo de espera con certeza, por 2 razones:

1. Ahora se tiene un inventario de seguridad, por lo cual el inventario aumenta.
2. Cuando llega el nuevo pedido, no siempre el inventario ha llegado a cero, por lo cual el inventario se va acumulando.

Entre mayor sea el inventario de seguridad y por ende mayor sea el punto de reorden, existe una probabilidad de que ocurra un desabasto. La decisión sobre cuál será el punto de reorden se basa en el tamaño del inventario de seguridad, donde este no debe ser muy grande para no incurrir en grandes costos, ni muy pequeño que pueda generar desabastos. Por lo cual la gerencia debe determinar una política razonable de nivel de servicio para el inventario y después determinar el nivel de inventario de seguridad que satisface esta política.

Selección de una Política de Nivel de Servicio Apropiado

Nivel de servicio: Probabilidad deseada de no quedarse sin inventario durante el ciclo de pedido (comienza cuando se coloca el pedido y cuando este se recibe y los artículos llegan a inventario). Ej: una librería determina que el nivel de servicio es del 90%, quiere decir que con un 90% de probabilidad la demanda no será mayor que la oferta durante el tiempo de espera.

Intervalo de protección: Periodo en el cual el inventario de seguridad debe proteger al usuario contra el desabasto. Ej: En este caso sería del 10% ya que se supone que con un 90% de probabilidad la empresa no debería quedarse sin inventario.

Para traducir esta política en un nivel de inventario de seguridad, es necesario saber cómo está distribuida la demanda en el tiempo de espera:

• Si la demanda varía poco con respecto al promedio, entonces el inventario debe ser pequeño.
• Si la demanda durante el tiempo de espera varía significativamente con respecto a su promedio, entonces el inventario de seguridad deberá ser grande.

Se asume que el desabasto podría darse solo durante el periodo de espera.

Cálculo de los Costos Totales en el Sistema Continuo (Q)

Corresponde a la suma de 3 componentes. (CT = costo total de mantenimiento de inventario de ciclo + costo anual de hacer pedidos + costo total de mantenimiento de inventario de seguridad).

Selección del Punto de Reorden Cuando la Demanda y el Tiempo de Espera son Inciertos

Para desarrollar el punto de reorden, radica en desarrollar la demanda durante la distribución de probabilidades del intervalo de protección. Luego de determinar la distribución y el nivel de servicio del ciclo deseado, se está listo para determinar el punto de reorden. Un método práctico es la utilización de una simulación por computador, en donde se obtiene de forma aleatoria un tiempo de espera a partir de la distribución del tiempo de espera y después se obtiene aleatoriamente la demanda para cada periodo del tiempo de espera, a partir de la distribución de demanda se registra la demanda total para ese tiempo de espera. El procedimiento se repite un gran número de veces para llegar a una demanda según la distribución del tiempo de espera.

Se usan distribuciones de probabilidad DISCRETAS para aproximar las distribuciones de probabilidades teóricas:

• Para el tiempo de espera: Enumera cada tiempo de espera posible en intervalos de tiempo.
• Para la demanda: Enumera cada demanda posible que podría ocurrir en un intervalo de tiempo de duración y su probabilidad.

Sistema de 2 Depósitos

Concepto correspondiente al sistema de revisión continua, el cual puede incorporarse a un Sistema Visual:

Sistema Visual:

Sistema el cual permite a los empleados colocar un pedido cuando el inventario alcanza visiblemente una marca determinada. Este tipo de sistema es fácil de llevar ya que no se necesita tener un registro de posición del inventario actual. Este sistema está diseñado para implementarse con artículos de bajo valor y demanda constante. Ej: tuercas, pernos, artículos de oficina.

El inventario extra es común y el costo de mantenimiento es bajo por ser artículos de bajo valor también.

Una visión visual del sistema de revisión continua (Q) es el sistema de 2 depósitos

Sistema de 2 Depósitos: El inventario de un artículo se almacena en 2 lugares distintos, donde el inventario se saca de un solo depósito y cuando este se acaba, el segundo se utiliza como respaldo para cubrir la demanda hasta que llegue el pedido de reabastecimiento. Cerca del inventario se debe tener formularios de pedidos llenos; cuando el inventario se acabe, los empleados toman uno de estos y los envían a los proveedores. Cuando llega el nuevo pedido, el segundo depósito vuelve a llenarse hasta su nivel normal y el resto para el primer depósito.

Sistema de Revisión Periódica (P)

La posición de un inventario se revisa de forma periódica y no continua. Este tipo de sistema puede simplificar la programación de entrega porque crea rutinas; los nuevos pedidos se colocan siempre al final de cada revisión. En este sistema, el tamaño del lote puede cambiar de un pedido a otro, pero el tiempo entre pedidos es siempre el mismo.

Restricciones:

1. Que no existan restricciones del tamaño del lote.
2. Los costos pertinentes sean los de mantenimiento de inventario y los de hacer pedidos.
3. Las decisiones sobre un artículo sean independientes a las de otro artículo.
4. Que no exista incertidumbre de los tiempos de entrega y que se conozca la oferta.

Sin embargo, se tiene en cuenta la incertidumbre en la demanda.

Selección del Tiempo entre Revisiones

Este puede ser cualquier intervalo conveniente. Ej: todos los viernes, cada 2 viernes…

Selección del Nivel Objetivo de Inventario Cuando la Demanda es Incierta

Se debe tener en cuenta que debe ser bastante grande de manera que alcance hasta el periodo de revisión, en donde el revisor deberá esperar un tiempo para revisar, corregir y restablecer la posición del inventario, entonces colocará el nuevo pedido, el cual no llegará hasta que haya transcurrido el tiempo de espera. Es por esto que se necesita un intervalo de protección.

Cálculo de los Costos Totales

Corresponde a la suma de 3 componentes (son los mismos que el sistema Q, pero la diferencia está en los tamaños): (CT = costo total de mantenimiento de inventario de ciclo + costo anual de hacer pedidos + costo total de mantenimiento de inventario de seguridad).

Selección del Nivel Objetivo Cuando la Demanda y los Tiempos de Espera son Inciertos

El encontrar el nivel objetivo de inventario radica en desarrollar la demanda durante la distribución de probabilidades del intervalo de protección. Luego de determinar la distribución y el nivel de servicio del ciclo deseado, se está listo para determinar el nivel objetivo. La utilización de la computadora es un método práctico, dadas las distribuciones de probabilidades de la demanda y los tiempos de entrega. El tiempo de revisión se considera constante. La simulación procede extrayendo aleatoriamente un tiempo de espera y sumándolo al tiempo transcurrido entre 2 revisiones para obtener el intervalo de protección.

El sistema de revisión continua puede traducirse en un sistema visual de control de inventario a través del sistema de un solo depósito.

Sistema de un Solo Depósito: Se marca un nivel máximo en el depósito de almacenamiento, con la ayuda de una vara para medir y el inventario se repone periódicamente hasta esa marca.

Ventajas Comparativas entre el Sistema Q y el Sistema P

Ninguno de los 2 sistemas es el mejor para todas las situaciones. Las ventajas de un sistema son las desventajas del otro.

Principales Ventajas del Sistema P:

1. Es un sistema práctico y cómodo porque el reabastecimiento se realiza en intervalos fijos, donde estos permiten estandarizar los tiempos de recolección y entrega.
2. Los pedidos de múltiples artículos a un solo proveedor pueden combinarse en una misma orden de compra, reduciendo los costos por hacer ruido y de transporte, y es posible que el proveedor otorgue descuentos según cierta cantidad.
3. Solo es necesario conocer la posición del inventario cuando se realiza una revisión.

Principales Ventajas de los Sistemas Q:

1. La frecuencia con la que se revisa cada artículo puede individualizarse. Al ajustar la frecuencia de revisión según las necesidades de cada artículo, se puede reducir el costo total de los costos por mantenimiento de inventario y de hacer pedido.
2. Los tamaños de lotes fijos, si son suficientemente grandes, pueden producir descuentos por cantidad. Las limitaciones físicas de la empresa hacen necesario los lotes fijos, como la capacidad de los camiones de carga, el tamaño de los depósitos de inventario, entre otros.
3. Los inventarios de seguridad más bajos se traducen en ahorros.

Sistemas Híbridos

Corresponde a un sistema de control de inventario que reúne características del sistema Q y características del sistema P.

Sistema de Reabastecimiento Opcional

Se utiliza para revisar la posición del inventario en tiempos de intervalos fijos y si dicha posición ha disminuido hasta un nivel predeterminado, se hace un pedido de tamaño variable que cubra las necesidades. El nuevo pedido es suficientemente grande para que deje al inventario en su nivel objetivo, pero luego de una revisión no se hará un pedido si este no es menor que el nivel predeterminado. Ej: inventario objetivo=100/nivel mínimo=60; se hará un pedido si el inventario al momento de la revisión es menor a 60, en donde el inventario de pedido mínimo es de 40.

Este sistema es atractivo cuando los costos de revisión y de hacer pedido son significativos.

Sistema de Inventario Base

Despacha una orden de reabastecimiento cada vez que se realiza un retiro, del mismo volumen que se retiró. Esta política de sustitución de 1×1 mantiene la posición de un inventario en un nivel de existencias básico igual a la demanda esperada en un tiempo de espera más un inventario de seguridad, por lo cual este sistema corresponde al punto de reorden en el sistema Q. Se hacen más pedidos pero más pequeños, donde este sistema es apropiado para artículos muy costosos.

Precisión de los Registros de Inventario

Independientemente del sistema de inventario que se utilice, la precisión del registro de inventario es un factor de éxito. Un método que permite alcanzar y mantener esa precisión es asignar a empleados específicos la responsabilidad de enviar y recibir materiales y de registrar con precisión cada una de estas transacciones.

1. Consiste en guardar el inventario bajo llave para impedir retiros de material no autorizados o sin el debido registro.
2. Conteo cíclico, es un método de control de inventario donde el personal cuenta físicamente un pequeño porcentaje del número total de artículos todos los días y corrige todos los errores que encuentre (Artículos clase A = Corresponde a aquellos que cuentan con mayor frecuencia).
3. Computarizado, donde consiste en realizar revisiones lógicas a fin de detectar errores en cada una de las transacciones registradas e investigar a fondo cualquier discrepancia.

Dichas discrepancias pueden ser por:

• a. Materiales recibidos cuando no hay recepciones programadas.
• b. Salidas que exceden el saldo actual del inventario disponible.
• c. Recepciones que consignan un número de partes inexactas o inexistentes.

Una ventaja es que los auditores pueden no exigir un conteo del inventario al final del año, si los registros son suficientemente precisos.

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