05 Nov
La compra
Concepto y funciones
Toda empresa, necesita adquirir ciertos recursos para la realización de sus operactiones. La gestión de compra es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad al mínimo costo
Este conjunti de actividades puede enumerarse de las siguientes funciones:
-detección de la necesidad-solicitud y análisis de alternativas de compra-negociación con los proveedores-colocación de ordenes de compra-seguimiento y activación de ordenes de compra-recepciob de efectis comprados-almacenaje y registro
Importancia de la función de compra
Un sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las conficiones de los productos/servicios de los que formaran parte en las condiciones lo mas ventajosas posibles. De ahí se desprende la importancia de la función de compras
Condiciones ventajosas para la compra:
-el precio de compra, el plazo de pago, el plazo de entrega, el servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador, la calidad obtenida en lo q se compra, la estabilidad de ese proveedor
La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite
-asegurar el normal flujo de insumos y materiales para las áreas que los transforman en los productos o servicios que la emoresa comercializa
-la distribución y entrega de productos terminados a los clientes
La eficiencia de la gestión de compras se medirá en función de:
–
El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros a la empresa
– el manejo de stock mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas
-la habilidad para encontrar fuentes alternativas de abastecimiento (tanto en el país como en el extranjero)
– su posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado
Relación con otras áreas de la empresa:
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La dirección general: a través de la fijación de políticas generales,procedimientos y análisis de las tendencias y cambios en el entorno
-producción: a través de información sobre plazos de entrega, costos de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento
-finanzas: en la fijación de las políticas financieras con las compras
-recepción y almacenes: en la administración de la logística de movimiento y coordinación de necesidades de espacio
-contabilidad: para el control fr inventarios, costeo de nateriales y valorizaciones y provisiones fr los compras de bienes/servicios integrados en un periodo a la empresa
El área de compras
Es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea porque es el área en el que se genera el proceso de pagos, por lo que tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Hoy en dia se la reconoce también como un área de la empresa asociada a todas las demás con una articulación significativa
Factores que hacen que el departamento de compras se sitúe en un determinado nivel jerárquico en la estructura de la empresa
1- la naturaleza del negocio al que se dedica la empresa
En una empresa industrial/productora ek área de compras es un departamento que depende de una gerencia de producción
En empresas de servicios o comerciales, este departamento suele estar situado en la gerencia de administración y su tamaño no es considerable
2-el tipo de negocio al que se dedica la empresa
Si el negocio de la empresa esta directamente relacionado con la compra, es probable que compras sea una gerencia fe primer nivel con una estructura importante
3-
La especialización
Si se debe comorar insumos, maquinaria u otros materiales sofisticados que requieren de amplios conocimientos técnicos, la estructura del área estar conformada por profesionales que se dedicaran no solo a la negociación de precios y condiciones, sino tmbn al estudio de las especificaciones de función y calidad de cada producto o material
Información del sector de compras
El área de compras suele realizar compulsas de precios y selecciona al proveedor al cual se decide comprar. Envía mails, faxes o llama por teléfono y recibe cotizaciones por escrito. Luego genera el “orden de compra” para notificar al proveedor que se le ha adjuntado la compra y para notificar a las otras áreas de la empresa. El proceso sigue con la recepción de lo adquirido y de la factuta para emitir el pago
Procesamiento de las transacciones de compra: etapas
• Detección de la necesidad de compras y requerimiento de bienes /servicios.
• Selección de proveedores
• Seguimiento y recepción de los pedidos
• Almacenamiento y registro de las compras
Detección de las necesidades de compras y requerimiento de bienes/servicios
El área de compras teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materia prima, productos terminados, materiales elaboran un plan de compra tanto anual como semestral hasta llegar a una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área de solicitante emite un formulario denominado solicitud de compras y conservan un duplicado hasta recibir la mercadería.
El stock tiene como propósito conocer las existencias de los productos terminados, materias primas o productos intermedios y de las disponibilidad para su venta o para seguir produciendo. El stock también siempre fue motivo de precaución en las empresas la cantidad mínima de stock en la que empresa debe determinar el momento de la recompra.
Selección de proveedores
La tarea de la búsqueda y selección de los proveedores es algo que se reliza continuamente para así conseguir mejores precios y calidad, para los cuales se tiene los siguientes criterios de evaluación:
• Precios y condición de pago, Plazo de entrega,Capacidad técnica y real de producción, Calidad de productos, Controles de calidad que aplican ,Permanencia en el mercado,Fiabilidad, Posibilidades futuras de evolución, Firmas de contratación, Líneas de productos que manejan, Posibilidades de asociación, Situación económico-financiera
El sector de compras realiza diferentes pedidos de cotización a los provedores que se encuentran en condiciones de cumplir con las cotizaciones estipuladas, luego en función de la cotización que el proveedor entregue se elige al más apto y luego firma un acuerdo con el comprador comprometíéndose a cumplir las condiciones pactadas.
Alianzas estratégicas con los proveedores
En la actualidad se a determinado que la relación entre la empresa y el proveedor tiene que ser mutas esto quiere decir que tiene un interés en común. La mejor de la relación deriva en:
• Aumento de la calidad ya que ambas partes realizaran todas las diligencias posibles para cumplir los requerimientos solicitados en la compra.
• Disminución de costo, ya que al ajustar los procesos de producción bajo mejora continua de ellos, incorporando tecnología y especialización y una planificación coordinada, tiende a disminuir los costos de los productos y generar mas competencia en el mercado
• Reducción del tiempo de entrega , porque esta se ajusta a las posibilidades y necesidades de ambas partes. Se reduce el costo de almacenamiento y se optimiza el transporte de lo productos, lo que nuevamente reduce los costos
• Asegurar el negocio para ambas partes. La suma de todos los componentes anteriores permite a el proveedor y el cliente coordinar buenos negocios para ambos, en el cual ninguno tomara ventajas sustantivas del otro porque considera que lo necesita
Otra forma de relación de proveedor cliente es de abastecimiento de una sola fuente. Se trata de acuerdos entre un solo proveedor cuando los materiales o materias primas que proporciona son de alta calidad. Esta relación es muy arriesgada ya que tener un solo proveedor es convertirse en cautivo de el .
Integración vertical:
proceso que permite a las propias empresas el nivel de calidad, tiempos de entrega y costos, ya que son sus propios proveedores
Almacenamiento y registro de compras: los materiales recibidos se entregan en el deposito o almacén y la recepción se encarga del parte
Parte de recepción: control cuantitativo, osea coincidencia entre lo comprado y lo entregado
Modalidades de compra:
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Compra habitual de pedidos locales: se denominan compras locales a las compras realizadas cerca de la empresa
-Compras en el exterior: proveedores de otros países, hay que considerar particularidades, como, costo de nacionalización de los productos, tipo de moneda con el que se efectúa la compra, y los tiempos de fabricación y transporte en el exterior
-Compra de bienes de uso: compra de bienes que aumentan el activo fisión de la empresa.
-Compra de servicios: según la importancia se hacen por contrato con un lapso de tiempo
-Compras por fondo fijo: el fondo fijo es un monto menor que se utiliza para compras que no requieren intervención de personal del área
Seguimiento y recepción de pedidos
Compras debe realizar seguimiento de los proveedores(plazo de entrega, cantidad y calidad)y antes de q se entregue la merca el área q recibe la merca debe estar informada. Una vez recibida la merca la recepción de verificar las condiciones de la entrega y hacer un formulario.
Control de ingresos y egresos de las compras
Ingresos regulados por Recepción
Egresos regulados por Despacho (pertenece a Producción)
Desarrollar un sistema de control de inventarios eficaz requiere:
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Solido plan de materiales, Compromiso para llevar a cabo el plan, Evaluación constante, Insistencia de mantener registros exactos de inventarios
Beneficios de tener control de ingresos y egresos:
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Favorece el servicio al cliente, Facilita la flexibilidad en la producción, Promover la certeza en la producción y en las operaciones, Fomentar beneficios a través de la especulación de los precios
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