Concepto de Almacén

Podemos entender almacén de 3 formas distintas:

• El espacio en el que se guardan los medicamentos producidos. Puede ser Laboratorio o distribuidor.
• El lugar en el que los establecimientos de farmacia guardan los productos que han adquirido y que no tienen previsto vender de forma inmediata.
• El conjunto de productos.

La gestión de almacén es, junto con la gestión de las compras, el elemento clave para mejorar la obtención de beneficios. Una buena gestión de almacén optimiza los recursos económicos, pues debe evitar tanto el exceso de existencias como la falta de un producto determinado.

Movimientos de Almacén

Gestión del Almacén

Existencias de un producto

• Stock/existencias:
• Stock vivo: formado por los productos expuestos al público.
• Stock ciego: es el formado por todos los productos localizados en el almacén fuera de la vista del público.
• Stock óptimo: existencias de un producto que permite cubrir la demanda de ese producto.
• Coeficiente de rotación: es el nº de veces que se ha vendido el stock en un periodo de tiempo determinado (1 año). Tener un coeficiente de rotación de producto es alto cuando se venden y reponen muchas unidades y bajo en el caso opuesto.

El almacén de los establecimientos de farmacia no (como un espacio) si no como un conjunto de productos disponibles. La reposición de productos debe hacerse con suficiente antelación.

Ficha de almacén

Es un documento en el que figuran las existencias iniciales de un producto, sus movimientos, las existencias finales y otros datos adicionales sobre el producto.

Debe contener:

• Identificación del producto.
• Proveedores con su plazo de entrega.
• Unidades que suponen el depósito de seguridad.
• Fechas de pedido y entrega.
• Nº de albarán, factura y lote.
• Nº de unidades y precio unitario.
• Fecha de venta y nº de unidades vendidas.
• Existencias restantes.

Nivel de existencias

Hay que considerar el tiempo que tarda el proveedor en servir el pedido y la rapidez con la que se producen las ventas.

Modelo de previsión perfecta

Consiste en considerar que las ventas se producen de una forma constante y que el tiempo que tarda el proveedor en servirte el pedido desde que lo realizas es siempre el mismo.

Modelos de gestión de stock

• Previsión perfecta.
• Sistema de volumen.
• Sistema de periodo fijo de pedido: Se trata de formular pedido de igual volumen cuando el stock alcanza punto de pedido.
• Sistema de pedido fijo de unidades: El pedido se hace en una fecha determinada.
• Sistema de periodo fijo de periodo condicional: En una fecha pero con límite inferior de unidades.
• Justin time.
• Stock 0.

Modelo de previsión perfecta

• Stock máximo: Es el máximo de existencias de un producto que deseas alcanzar.
• Stock mínimo: El nº de unidades de un producto que tienes almacenado cuando te llega el pedido. Lo ideal sería 0.
• Stock de seguridad: Es el nº de unidades del producto que te permite hacer frente a un aumento inesperado de la demanda o a un retraso del proveedor en enviarte el producto, nunca puede ser 0.

Inventario tradicional

Consiste en el recuento manual de todos y cada uno de los equipos y productos presentes en el establecimiento de farmacia. El procedimiento se repetirá una vez al año. Los productos caducados o defectuosos se deben retirar, contarlos y registrarlos.

Inconveniente: Precisa de mucho tiempo para su realización y no es posible llevarlo a cabo mientras se producen entradas y salidas del almacén.

Inventario rotativo

Consiste en agrupar los productos según su valor y rotación. Cada grupo será inventariado con una periocidad diferente (Principio de Pareto).

Principio de Pareto

• Semanalmente: grupo A.
• Mensualmente: grupo B.
• Trimestralmente: grupo C.

Inventario permanente

Consiste en revisar al final de la jornada únicamente aquellos productos en los que haya habido movimientos, sea entrada o salida (ventas).

Inventario informatizado

Consiste en dar por válidos los datos reflejados en las fichas de almacén informatizadas.

Ventajas

• La inmediatez.

Inconveniente

• Si se presentan sustracciones pueden pasar inadvertidas.

Una buena combinación sería el inventario informatizado al que se añade la revisión de los productos situados en los expositores con la frecuencia que indique el farmacéutico y un inventario tradicional anual.

La cadena de compra-venta

Cliente

Es aquella persona que acude preferentemente, cuando no exclusivamente, a un establecimiento para obtener determinados bienes.

Proveedor

Es aquel profesional o empresa que suministra bienes o servicios a otro profesional o empresa para que pueda desarrollar su actividad.

Un fabricante

Modifica una serie de productos para obtener un producto nuevo. Desde que un producto se da por terminado hasta que se vende al consumidor pasa un periodo de tiempo muy variable que depende de la demanda de ese producto.

Los almacenes de distribución

Son lugares adecuadamente acondicionados para mantener los productos terminados en perfectas condiciones hasta que haya demanda de ellos.

Las operaciones de compra-venta

Tipos de proveedores

• Laboratorios.
• Grandes distribuidores.
• Pequeños distribuidores.

En toda compra de productos diferenciamos unas fases:

Presupuesto

Consiste en solicitar a varios proveedores el precio y condiciones de los productos que queremos comprar.

Pedido

Una vez hemos revisado las ofertas que nos hacen los proveedores, tomamos la decisión de comprarle a uno concreto.

Recepción del pedido

Nuestro proveedor nos envía los productos que le hemos solicitado junto con el documento que se llama Albarán y debemos comprobarlo.

Factura

No se suele pagar cuando reciben el producto sino que, transcurrido un tiempo desde que el proveedor sirve el pedido, nos envía la factura, documento en el que aparecen todos los productos que hemos recibido y el importe a pagar.

Pago

Pasado un tiempo desde que recibimos la factura procederemos a su pago.

Presupuesto

Es el documento que obliga al vendedor a respetar las condiciones que aparecen en el mismo. Para el comprador es un documento que no le obliga pero le permite elegir.

Presupuesto

Es el primer documento que se genera en una operación de compraventa.

Impuestos

• 4% superreducido para medicamentos.
• 10% reducido para prod. sanitarios, medicamento uso animal.
• 21% Cosméticos, productos de higiene personal.

Los pedidos de estupefacientes y psicótropos:

Estupefacientes: clasificados en 4 listas y su finalidad es la fiscalización internacional de dichas sustancias. Lista 1: morfina, metadona, petidina… requiere vales oficiales incluidos en talonarios numerados y sellados. El nº de envases de estupefacientes que debe tener una O.F son 3 ampollas de morfina de 10mg.

Psicótropos: 4 listas, vales.

Estupefacientes y psicótropos están rigurosamente controlados por la administración sanitaria. Laboratorios y distribuidores precisan de una autorización para operar con estas sustancias y medicamentos y están obligados a llevar un registro exacto de las entradas y salidas de sus almacenes.

El albarán debe ser firmado por la persona que lo reciba:

• Que todo lo que figura en el albarán está en el pedido recibido.
• Que todo haya llegado en buenas condiciones.

Si detectas algún producto defectuoso debes anotarlo en el albarán antes de firmar. Una vez comprobado y firmado el albarán debes guardar tu copia. Si no has podido comprobar el pedido antes de firmar y encuentras algo que no estás conforme:

• Colocarlo aparte de tal forma que no pueda ser confundido por ninguno de tus compañeros con un producto útil.
• Comunicar telefónicamente o por e-mail la incidencia al proveedor.

Se deben considerar como prioritarios los productos termolábiles y guardarás en la nevera. Los estupefacientes en caja fuerte y deberás rellenar su entrada en el libro de estupefacientes, anotar la entrada y firmar el vale.

Hay 2 criterios básicos de ordenación

• Por orden alfabético.
• Por forma de presentación y, dentro de una misma forma…

Independencia del criterio de colocación, normas: Lo recibido se coloca detrás de lo antiguo. Devolución de medicamentos: cuando es de un laboratorio se llama al laboratorio o comercial. Objeto de devolución:

• Alcanzada la fecha límite de validez.
• Anulación del registro.
• Suspensión temporal.
• Retirada del mercado de un lote.
• Deterioro de unidades debido a causas por las que el laboratorio admite su culpabilidad.

Técnico-sanitario, económico. Cese de actividad de laboratorio.

Factura

Es el documento que envía el vendedor al comprador como justificante del intercambio de una cantidad económica por mercancías recibidas.

Cómo interpretar una factura

• La suma de todos los importes es el bruto.
• La cantidad resultante de aplicar descuentos es importe neto.
• Base imponible: es la cantidad que se le aplica el IVA.
• Tipo IVA: el porcentaje que se va aplicar.
• Cuota de IVA: Es el resultado de multiplicar el tipo de IVA por la base imponible.
• Total a pagar: es la suma de la base imponible y la cuota.

Los descuentos

• Pronto pago.
• Rápel: a unos determinados volúmenes de compra.
• Por negociación: Aquel descuento que se ha obtenido en la fase de negociación de la compra-venta. % o cantidad fija.
• Con contrapartida/bonificación: El descuento se ofrece a cambio de comprar productos del mismo proveedor.
• Campañas promocionales: El proveedor intenta introducir en el mercado un nuevo producto y para ello oferta unas condiciones económicamente ventajosas para la O.F.

Etiquetas: cadena de suministro, gestión de almacenes, inventario, Oficina de Farmacia, stock