1. Especificaciones de Compra

Las especificaciones de compra son listas detalladas de lo que se va a comprar y de las condiciones en las que se comprará. Incluyen los estándares de la empresa y las reglas para comprar mercancías. Dichos estándares vendrán dictados por la imagen de la empresa, por el menú, los precios y la clientela. Las especificaciones dependerán del análisis del mercado, al igual que el menú. En la práctica, se establecen mejor entre todas las partes interesadas. Este grupo de normas se revisa y se altera continuamente para hacer frente a los cambios de circunstancias; cada vez que se actualiza hay que volver a escribirlo con claridad y enviarlo a los proveedores potenciales.

Básicamente se tiene que tener en cuenta la calidad, la cual es la medida de cómo cubre las necesidades. Hay que informarse de cómo se utiliza el producto y de qué precio se le debe poner. Cada persona ve la calidad de una forma distinta. Al final, todas esas opiniones tendrán peso a la hora de elegir el producto. El comprador tiene que colaborar con todos ellos y teniendo en mente la satisfacción del cliente.

2. Especificaciones de Cantidad

Las especificaciones de cantidad vienen predominadas por su volumen en consumo o la velocidad con la que se consumen. Para saber cuánto hay que comprar, debe considerar las existencias disponibles, es decir, los artículos disponibles del almacén que están costando dinero. Se pierden los intereses de la cantidad gastada y hay que gastar dinero para mantener y operar las instalaciones de almacenamiento. Y, desde luego, la comida estropeada.

Por otro lado, el plazo de espera es el tiempo que transcurre desde que llega la orden de compra hasta que se recibe la mercancía del proveedor. Incluye el tiempo para obtener ofertas de presupuesto, hacer el pedido y que el proveedor haga la entrega. El coste de adquisición comprende el coste de hacer el pedido, procesar la factura y entregar la mercancía. El precio por volumen, a veces, al añadir una o más unidades al pedido, el precio baja. La cantidad mínima de pedido de un proveedor, si se hace un pedido a alguien que no sea al proveedor principal, es posible que exijan un pedido mínimo. El proveedor puede negarse a hacer la entrega porque la cantidad no sea suficiente para justificarla.

Las existencias de seguridad son un salvavidas; consisten en una cantidad extra que se mantiene en almacén para asegurarse de que habrá tiempo para encargar el producto antes de que se agote.

3. Homogeneidad

Los clientes de los restaurantes valoran la homogeneidad como una de las características más importantes a la hora de elegir dónde van a comer. La coherencia de la compra significa que los productos sean los mismos todas las veces, que estén en línea con las especificaciones escritas de compras. Para esto, el jefe debe de insistir en la homogeneidad en la calidad y el tamaño del empaquetado. La homogeneidad es un elemento importante en la evaluación del proveedor. Los resultados de dicha evaluación indican que se debe o no dar por concluido un acuerdo de compra. La homogeneidad también puede variar con la temporada. Por lo tanto, lo que se deduce de todo esto es que mantener el producto homogéneo trae consigo gran coste y esfuerzo.

4. Fiabilidad

Es muy importante mantener una fiabilidad con el proveedor. Para poder medir la fiabilidad, las exigencias deben ser suficientes y tener capacidad de servirlas, una solidez financiera, relaciones positivas entre dirección y personal, buena capacidad de producción, buenas referencias, atención a sus especificaciones de calidad, buena estructura de precios e incentivos, servicio posventa y otros servicios, alto nivel ético; sin conflictos de interés y una capacidad técnica y de apoyo.

5. Disponibilidad

La disponibilidad debería ser una consideración de primer orden en todas las compras. La disponibilidad de alimentos y bebidas depende de la estación, de la demanda y de la oferta. En la disponibilidad es importante la cantidad, el ritmo de consumo, el plazo de entrega, el compromiso a largo plazo y el transporte. Sin olvidar que hay que tener en cuenta al proveedor como la tramitación de quejas, una pronta notificación, pronta entrega a cualquier precio, aclaración de malentendidos, apoyo técnico, informes de compras, un buen servicio al cliente y servicios varios.

6. Seguridad

Como comprador, debe preocuparse de la seguridad de los productos de consumo. Los establecimientos que hacen publicidad acerca de las cualidades nutritivas de sus comidas son supervisados para poder comprobar que es cierto y está científicamente certificado. El comprador debe saber que los productos, como si son nuevos o viejos, deben cumplir las normas de seguridad.

7. Precios

El precio significa solamente el coste de obtener algo.

Análisis de la Cesta de Compras

Puede incorporar el uso del análisis de la cesta de la compra para medir los precios de los productos de distintas fuentes. El análisis de la cesta de la compra revela el impacto que tienen en los costes los cambios de precios al señalar la diferencia entre proveedores; este análisis también proporciona una supervisión estadística de los precios del proveedor.

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