Gestión de Correspondencia en la Empresa

La correspondencia es el medio mediante el cual se transmite un mensaje escrito en la empresa, sea cual sea el soporte utilizado.

1. Tipos de Mensajería

En la mayoría de las empresas y organismos públicos suele haber una persona o un departamento, dependiendo del tamaño de la organización, que se encarga de las tareas relacionadas con la gestión de la correspondencia y la paquetería. La correspondencia se puede clasificar en mensajería interna y externa:

1.1 Interna

Es la que circula dentro de la propia organización y tiene que ser distribuida entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad. Es importante que se hagan copias y una de ellas se devuelva firmada por el destinatario.

1.2 Externa

Se divide en:

• Entrada: Es la que recibe la organización. Hay que recepcionarla, clasificarla, registrarla y distribuirla.
• Salida: Es la que envía la empresa o el organismo público. Hay que recogerla de los diferentes servicios o departamentos de la organización, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridos.

2. Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

2.1 Recepción

Entrada de la correspondencia y los envíos postales en la empresa. Se verifica su buen estado y, si es el caso, se informa de posibles daños a efectos de reclamaciones.

2.2 Registro

La correspondencia y la paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa.

2.3 Clasificación

La paquetería y el correo recibidos se clasifican de acuerdo con los criterios establecidos previamente.

2.4 Distribución

El correo y la paquetería se reparten a sus destinatarios en el tiempo y la forma precisos.

3. Tratamiento de la Correspondencia de Salida

3.1 Elaboración

Incluye la redacción, la firma y la preparación de los anexos que puedan acompañarla.

3.2 Recogida

Se recoge la correspondencia que quieran enviar los diferentes departamentos de la empresa o del organismo público.

3.3 Envío

La correspondencia se envía al servicio de correos o a la agencia de mensajería para que la remita al destinatario.

3.4 Registro

La correspondencia de salida se registra de acuerdo con las normas internas de la organización.

4. Correspondencia de Entrada: Detalles Adicionales

4.1 Firma de Albarán

Puede ser necesaria la firma del acuse de recibo.

4.2 Fecha

En caso de que falte la fecha, podemos escribir la del matasellos en el borde superior derecho del sobre.

4.3 Apertura del Correo Ordinario

Antes de proceder a abrir el correo, debe tenerse en cuenta que algunas comunicaciones tienen carácter privado. Este tipo de comunicados deben entregarse sin abrir a la persona a quien van dirigidos.

4.4 Contenido

Es preciso comprobar el contenido. Hay que verificar que esté toda la documentación.

4.5 Remitente

Se ha de revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento.

4.6 Bandeja de Entrada

Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para proceder a su registro.

5. Registro de Correspondencia

5.1 Proceso de Registro

El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad. Consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo y anotando la fecha de recepción. Una vez que se ha numerado y fechado, hay que apuntarlo en el registro de entrada de correspondencia (el formato).

5.2 Acuse de Recibo

Documento que acompañaría a la correspondencia, siendo un servicio adicional a la misma que presta Correos a través de un precio. Consiste en que el receptor firma dicho documento y es devuelto al emisor con justificante de haber sido recibido.

6. Procedimientos en Registros Públicos

Un registro público es una entidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los particulares y de los que llegan por correo dirigidos a organismos administrativos y a sus dependencias y servicios. Un registro de entrada y de salida de documentos en la administración cumple una doble función: suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentos y dar salida a la documentación generada por la propia administración. En los registros públicos los documentos pueden llegar:

• A través del mostrador
• Por correo ordinario
• Telemáticamente
• Desde otra dependencia administrativa por correo interno

6.1 Telegramas

Es un tipo de documento para la comunicación en asuntos protocolarios y se realiza a través del servicio de Correos. Es un servicio urgente.

7. Servicios de Correos

La Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos S.A. es el operador postal designado para prestar el servicio postal universal en España con eficiencia, calidad y sostenibilidad. Correos distribuye documentos escritos y paquetes por todo el mundo.

7.1 Medios de Envío

• Carta ordinaria
• Carta urgente
• Carta certificada
• Burofax
• Telegrama
• Fax
• Valija postal
• Paquete azul
• Catálogos y publicaciones
• Reenvío postal
• Apartado postal
• Publibuzón

8. Servicios de Envío Online

Existen la opción de presentar los documentos de forma telemática accediendo a la oficina virtual de su web mediante un nombre de usuario y una clave.

8.1 Servicios Disponibles

• Correo digital
• Telegrama
• Tu sello
• Franqueo electrónico
• Identificación de certificado y notificaciones

9. Administración Electrónica

• Posibilidad de registrar telemáticamente un documento electrónico con la misma validez que un documento en formato papel.
• Posibilidad de firmar telemáticamente cualquier documento con la misma validez que una firma manuscrita.

9.1 Requisitos de Validez

Es aquel que hace que las comunicaciones con las Administraciones Públicas den lugar a los derechos y obligaciones correspondientes como si fuera hecho en papel físico.

9.2 Certificado Digital

Es un documento que a un ciudadano le corresponde una clave pública determinada, es decir, es la identificación digital de la persona. Una entidad de certificación es la que garantiza que esta asociación clave pública-identidad del ciudadano sea válida.

9.3 Ventajas

• No hay que desplazarse físicamente a las ventanillas de los organismos.
• El servicio está disponible de forma permanente y todos los usuarios pueden acceder a través de la web.

9.4 Inconvenientes

• Algunos organismos públicos no están adaptados.
• Algunas gestiones precisan firma digital.

10. Normas de Seguridad y Confidencialidad

Todas las empresas y los organismos deben cumplir la normativa publicada y en vigor en materia de seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia y la paquetería. La Ley Orgánica de Protección de Datos indica que debemos tanto mantener en secreto la información recibida como destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios.

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