Gestión de la Documentación Empresarial

Introducción

La correcta gestión de la documentación es crucial para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. Este documento aborda las mejores prácticas para el tratamiento de la correspondencia, la seguridad de la información y la optimización de los procesos documentales.

Tratamiento de la Correspondencia Empresarial

Tipos de Correspondencia

• De entrada: Recepción, clasificación, registro y distribución a los departamentos correspondientes.
• De salida: Recogida de los departamentos, registro y envío.
• Comunicaciones internas: Distribución entre departamentos y personal de la empresa.

Tratamiento de Correspondencia de Entrada

Recepción:

• Firmar albarán.
• Abrir el correo.
• Escribir la fecha en el borde superior si no la lleva.
• Revisar la dirección del remitente.
• Comprobar que el sobre contiene toda la documentación.

Clasificación:

• Clasificar el correo en los casilleros para su distribución.
• Realizar fotocopias si un documento afecta a varios departamentos.
• Apartar el correo sin destinatario específico para su revisión.
• Apartar el correo recibido por error.

Registro:

• Estampar un sello con número correlativo y fecha de recepción en la parte superior del documento.

Tratamiento de la Correspondencia de Salida

Etapas:

• Preparación/Comprobaciones previas: Presentar la correspondencia a la persona responsable para su firma y preparar los anexos.
• Recogida: Recorrido diario por los departamentos para recoger la correspondencia a enviar.
• Registro: Registrar todas las correspondencias de salida.
• Expedición o envío: Comprobar los datos del destinatario antes del envío.

Servicios de Correspondencia y Paquetería

• Correos: Servicio público postal universal en España para documentos y paquetes pequeños con distribución internacional.
• Compañías privadas de mensajería y paquetería: Adaptan sus horarios a las necesidades del cliente.

Tratamiento Telemático de la Documentación

Servicios Online

• Permiten encargar envíos online, pagar con tarjeta y realizar seguimiento del estado de los envíos.

El Portafirmas Electrónico

• Facilita el uso de la firma electrónica, agilizando la actividad administrativa.

El Certificado Digital

• Documento electrónico que vincula una clave pública a un ciudadano (nombre y NIF).

Seguridad y Confidencialidad de la Información: La Ley de Protección de Datos

Todo documento archivado debe protegerse contra uso inadecuado, pérdida, robo, eliminación, accidente, modificación, etc. Estas situaciones pueden generar responsabilidades legales.

Medidas para la Protección de la Información

A. Para Documentos Escritos con Datos No Especialmente Sensibles:

• Crear un procedimiento claro y sencillo de uso y manipulación.
• Establecer un sistema de seguridad y crear copias en un lugar distinto.
• Elaborar un plan de actuación ante desastres.
• Nombrar un responsable de seguridad del archivo físico.
• Establecer mecanismos para evitar la divulgación a terceros.
• Exigir secreto profesional a los empleados.

B. Para Documentos en Soporte Electrónico:

• Realizar copias de seguridad periódicas.
• Establecer un sistema de seguridad y crear copias en un lugar distinto.
• Establecer accesos restringidos según el tipo de usuario y la sensibilidad de la información.

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