Dinero:

Giro Nacional:

El giro es la forma más sencilla, rápida y segura de enviar dinero tanto a empresas como a domicilios particulares.

1. Giro:

Permite elegir la forma en la que se abonará: ingreso en cuenta corriente, en efectivo (hasta 300€) y en cheque (hasta 300€).

2. Giro inmediato:

Tenemos la posibilidad de disponer del dinero de forma inmediata, enviado a cualquier oficina de correos del país mediante identificación.

Giro Internacional:

Permite ordenar pagos a personas o entidades que se encuentran en las localidades de los países que dispongan de este servicio, y garantiza que el importe girado se abone en la moneda del país de destino. Hay varias modalidades:

• Giro-Libranza o giro ordinario
• Giro telegráfico o urgente
• Eurogiro: Es un giro internacional que se cursa por vía electrónica para los países de la UE y Japón. Para su remisión se usan las vías postal y electrónica, y admite una comunicación gratuita de no más de 14 caracteres.

Telecomunicaciones S.P.

Telegrama:

Es una comunicación breve de carácter urgente, su plazo de entrega es de 4-6 horas. Se puede realizar por teléfono o en Correos y se utiliza el menor número de palabras posible. Existen servicios adicionales:

1. Aviso de recibo
2. Copias y certificaciones con valor real
3. Entrega del texto a través de télex o fax
4. Entrega en propia mano

Burofax:

Permite el envío de mensajes facsímiles desde las oficinas de correos a cualquier persona o empresa que disponga de fax. Las posibilidades que ofrece son:

1. Certificación con validez legal de los mensajes o documentos
2. Acuse de recibo para conocer la hora exacta de entrega
3. Conexión con el telefax de las empresas de telefonía

Télex:

Permite las comunicaciones nacionales e internacionales mediante terminales instaladas en el domicilio de sus abonados. Se pueden destacar:

• Fonotélex: Permite enviar mensajes por télex usando el teléfono.
• Radiotélex: Se pueden enviar mensajes escritos a una estación móvil.
• Inmarsat: Para conexiones entre estaciones móviles.

Tratamiento del Correo:

La manipulación del correo que llega a la empresa es una de las tareas principales de los trabajos de oficina y comprende desde la recepción de la correspondencia y su distribución por los diferentes departamentos hasta la salida del correo. Debe quedar constancia en los libros de registro tanto la entrada como la salida del correo.

El control del correo y sus archivos depende del modelo de organización escogido por la empresa y de los diferentes sistemas que existen en el mercado.

La organización puede ser:

• Centralizada: Los documentos son custodiados en un archivo general o central, lugar donde van tanto los papeles recibidos como los creados por el departamento.
• Descentralizada: Cada departamento es responsable de la guarda o custodia de la documentación que llega a través de los canales de distribución y de la documentación que origine, salga al exterior o que circule internamente por la empresa.

Los sistemas utilizados para su archivo o custodia son:

• Convencional: Carpetas, carpetas archivadoras tipo A-Z. Si el volumen es grande, representa un problema presupuestario para la empresa por el espacio que ocupan y las personas que se encargan de su control y custodia.
• Microfilme: Nos permite archivar documentos sobre un soporte fotográfico normalizado. Los microfilms son películas fotográficas reducidas entre 8 y 60 veces respecto a su tamaño original y nos permiten conservar una reproducción exacta del documento original. Para poder leerlos es necesario proyectar la imagen sobre una pantalla de cristal.
• Informático: Este tipo de archivos se almacenan en un ordenador mediante programas informáticos como Word, Excel, etc., o si escaneamos un documento y lo guardamos en nuestro equipo. Identificaremos el archivo con un nombre y lo guardaremos en una carpeta. Sustituyen al papel y a las microfichas.

Normas de Clasificación Alfabética:

Nombre de persona:

• En los nombres propios de personas individuales, tomaremos como palabra principal el primer apellido.
• En el caso de que coincida el primer apellido, se tomará el segundo para su clasificación, y si coinciden los dos, se tomarán el nombre. En el caso de que también coincidan tanto los apellidos como el nombre, lo clasificaremos por la comunidad autónoma donde resida, a continuación, lo ordenaremos por la provincia, dentro de la provincia por el municipio y dentro del municipio por la calle.
• Los títulos nobiliarios, militares, académicos, etc., no se considerarán como criterios de ordenación.
• No se consideran las preposiciones, las contracciones ni los artículos.
• Los apellidos compuestos separados por un guion se considerarán como un solo apellido.
• Los nombres extranjeros se clasificarán por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partículas «du», «van» y «mac» forman parte del apellido.

Empresas:

• En las empresas, se toma como palabra principal el nombre de la misma sin tener en cuenta su actividad o dedicación.
• Si el nombre de la empresa contiene las palabras «hijos de», «sobrinos de», etc., se prescinde de ellas.
• Para las empresas conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación.
• Los organismos oficiales, bancos, cajas, etc., se ordenarán según su denominación genérica.
• Para las empresas extranjeras, tomaremos la primera palabra de su razón social.
• Si el nombre de la empresa u organismos comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación.

Normas de Clasificación Geográfica:

Se aplica el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio.

Si coinciden varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad, utilizaremos como criterio el nombre de la calle donde residan, seguidos del nombre o razón social.

• Las partículas que forman parte del nombre debemos considerarlas como parte integrante.

Normas de Clasificación por Materia:

• Debemos identificar claramente todos los asuntos o materias con los cuales podemos clasificar la documentación recibida o generada.
• Antes de comenzar a clasificar, los grupos principales y los subgrupos tienen que estar bien identificados con el número o letras asignados.

Normas de Clasificación Cronológica:

• Debemos utilizar siempre la misma fecha.
• Se debe mantener el criterio elegido el máximo tiempo posible. En el caso de que coincidan dos fichas con la misma fecha, se utilizará como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.

Normas de Clasificación Decimal:

• Hay que comenzar por definir claramente los 10 grupos principales.
• Debe ser flexible, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento.
• Las subdivisiones de grupo deben estar perfectamente relacionadas con el grupo principal que encabeza la clasificación.

Clasificación y Ordenación de Documentos

Clasificación Alfabética:

Cuando la realizamos, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal.

Con este sistema, los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona o la razón social de la empresa que figura en el documento a archivar, como se hace en las guías telefónicas.

Clasificación Geográfica:

En este sistema, el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, siguiendo este orden: autonomía, provincia, municipio, calle y, por último, el nombre.

Clasificación por Materias:

Los documentos se agruparán en función del tema que traten y, entendiendo por “materia” una determinada característica común a todos los documentos (motivo principal del documento).

Podemos diferenciar dos grandes grupos:

1. Orden alfabético de las materias
2. Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando alguno de los siguientes criterios:

• Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número.
• Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número y las subdivisiones se presentarán por una letra o número que se otorga al primer componente.

Clasificación Cronológica:

Con este sistema, la documentación se ordena progresivamente tomando como referencia la fecha de entrada, vencimiento, etc. Puede ser muy útil para consultar contenidos que necesitan ser actualizados constantemente. El criterio de clasificación dependerá del volumen del documento, pudiendo hacerse por meses, quincenas, semanas, días o cualquier periodo de tiempo que se considere oportuno.

Clasificación Decimal:

Consiste en agrupar documentos, acciones, etc., en diez grupos. La primera división se enumerará del 0 al 9. Cada una de estas clases se subdividirá en otros diez grupos, de cero a nueve, colocados a la derecha de la clase anterior y así sucesivamente. Las anotaciones decimales se escriben separando por un punto grupos de tres cifras a partir de la izquierda. Ej.: PGC.

Salida de la Correspondencia:

Los distintos departamentos de una empresa dirigirán al departamento de correspondencia, si existe, o a la recepción todas aquellas cartas o documentos que deseen enviar a sus clientes, proveedores, etc.

Una vez que las reciben, tienen que comprobar si están debidamente firmadas y si se acompañan los documentos que figuran en el anexo. Luego, proceden a su franqueo.

Una de las tareas que deben hacer las personas encargadas de registrar la salida de la correspondencia es fotocopiar las cartas y documentos enviados por si en un futuro se reciben reclamaciones o consultas sobre los mismos.

A la hora de franquear la correspondencia, debemos tener presente el importe de las tarifas postales y telegráficas, teniendo a mano el cuadro de tarifas que facilita Correos y Telégrafos.

Etiquetas: burofax, clasificacion, correo, documentos, giro, telegrama, télex