1. La Evaluación del Proveedor

La primera fase del ciclo de compras consiste en la evaluación y selección del proveedor, a fin de garantizar que las compras se realicen bajo las mejores condiciones posibles.

Fases del Proceso del Proveedor

Las fases clave del proceso del proveedor son:

1. Determinación de las necesidades de productos, componentes y suministros.
2. Recopilación de la información sobre proveedores.
3. Solicitud de ofertas.
4. Evaluación y selección de proveedores.
5. Negociación.
6. Solicitud del pedido.
7. Análisis del desempeño de cada proveedor.

En la fase de determinación de necesidades de productos se realizan tres funciones:

Función Técnica

Consiste en estimar las cantidades necesarias que se deben adquirir, cuándo se deben emitir los pedidos, qué calidad se debe exigir a los productos. Estos cálculos deben realizarse con el fin de llevar a cabo una gestión óptima de las compras.

Función Comercial

Cuando necesitan algún material, los distintos departamentos hacen al departamento de compras una petición en la que especifican las características de la mercancía a adquirir. Compras es el departamento encargado de contactar con los proveedores para iniciar los trámites de compra.

Una vez recibida la información, el departamento de compras clasificará el pedido en función de si el producto es de compra habitual, si se ha tratado ya anteriormente con proveedores de ese producto, si es de compra urgente…

Función Administrativa

Consiste en la gestión de la documentación generada en la compra de materiales: emisión del pedido, recepción y firma de albaranes, recepción y archivo de facturas y pago de la compra.

2. Información sobre Proveedores

El departamento de compras recibe constantemente información procedente del mercado de proveedores, por lo que resulta fundamental organizar la recepción y archivo de esta documentación. El personal de este departamento debe ser parte activa en la búsqueda de datos sobre potenciales proveedores.

La empresa obtiene este tipo de información a partir de distintas fuentes, como catálogos y folletos, visitas de representantes comerciales, revistas y publicaciones periódicas de tipo comercial, páginas web.

No obstante, no toda la información recibida resulta de interés para la empresa. Eso implica que debe ser filtrada en función de si se considera útil o no para conservar tanto la información referente a artículos que se compran en la actualidad como aquella que podría consultarse en un futuro. La información que la empresa decide preservar debe ser referenciada y archivada en fichas de forma que resulte fácilmente localizable cuando se precise.

3. Solicitud de Ofertas

En la petición de información incluiremos datos sobre nuestra empresa, así como los datos sobre el proveedor que resulten relevantes para realizar la compra, que emplearemos posteriormente para comparar las ofertas y seleccionar al proveedor que más nos conviene.

La información se puede solicitar por escrito o por teléfono. Es recomendable utilizar el medio escrito, ya que dejará más clara nuestra petición y facilitará al proveedor la preparación de la oferta. Una de las formas más habituales de formalizar la petición por escrito es mediante una carta comercial.

4. Evaluación y Selección de Proveedores

Una vez recibidas las ofertas de los distintos proveedores y estudiadas sus características, realizaremos una preselección.

• Determinar las variables que se van a tener en cuenta a la hora de valorar a los proveedores.
• Establecer un baremo, asignando a los criterios establecidos un valor según su importancia.
• Aplicar el baremo a las ofertas preseleccionadas.
• Extraer las conclusiones y seleccionar la mejor opción.

Uno de los parámetros a considerar en la evaluación de proveedores es el precio neto por unidad de los productos para los que hemos solicitado la oferta.

Cálculo del Precio Neto

Precio neto = Precio bruto – Descuentos + Gastos

5. La Negociación con los Proveedores

La negociación es el proceso en el que dos partes (comprador y vendedor) tratan de llegar a un acuerdo. Consiste en una contraposición de posturas opuestas durante la cual el comprador y el vendedor pugnan por conseguir sus objetivos y cuya finalidad es llegar a un acuerdo.

5.1. La Preparación de la Negociación

1. Recopilar información: sobre las características de la empresa proveedora y la competencia.

2. Analizar los puntos fuertes y débiles tanto del comprador como del vendedor: Identificar las fortalezas del proveedor, es decir, el interés por el contrato y el tiempo para alcanzar un acuerdo.

3. Definir los objetivos a alcanzar: mejores precios, aumentar el plazo de pago. Se tienen que plasmar por escrito y deben ser objetivos concretos.

1. Determinar la estrategia a seguir:

   • Estrategia coercitiva: se basa en obtener el mayor beneficio propio a costa de las pérdidas de la parte contraria.
   • Estrategia competitiva: es la que adoptaremos cuando, pese a tener objetivos diferentes a los de nuestro oponente, nos interesa coordinar con él nuestros intereses.
   • Estrategia de conciliación: es la adecuada cuando se cree que el mejor resultado se obtendrá si cooperan los dos oponentes aunando sus esfuerzos.
   • Estrategia de colusión: se adopta esta estrategia cuando se pretende cooperar con el oponente con la finalidad de perjudicar a un tercero.

5.2. Etapas del Proceso de Negociación

Inicio

Objetivos: Crear una situación de comunicación y obtener feedback para iniciar la conversación.

Claves: Hablar sobre temas triviales para generar cercanía con el interlocutor.

Conocimiento

Objetivos: Explorar intereses relevantes, corroborar la información y, si hay errores, ajustar la estrategia.

Claves: Hacer preguntas frecuentes y responder solo lo necesario.

Argumentación

Objetivos: Convencer al interlocutor planteando ventajas y motivarlo a aceptar la propuesta. Si no se logra el objetivo, buscar un acuerdo alternativo.

Claves: Mostrar beneficios, tener un conocimiento profundo del producto y refutar objeciones con argumentos sólidos.

Cierre

Objetivos: Finalizar la negociación mostrando señales de confianza y, si hay indecisión, dar un «empujón psicológico».

Claves: Usar preguntas o ejemplos, y asumir que el interlocutor acepta para resolver dudas finales.

Terminada la negociación deben plasmarse por escrito los acuerdos alcanzados y despedirse del interlocutor de forma breve, cortés y amable.

5.3. Técnicas de Negociación

• Negociar en casa: realizar la negociación en un entorno propio y cómodo, como la propia empresa, para tener ventaja logística y psicológica.
• Negociar con personas con poder de decisión: asegurarse de tratar con quien tiene autoridad para cerrar acuerdos, evitando intermediarios.
• Preparación: planificar la negociación con antelación, recopilando toda la información necesaria y anticipando preguntas y objeciones.
• Establecer concesiones desde el inicio: definir claramente los límites de lo que se está dispuesto a ceder.
• Negociar con orden: tratar cada punto por separado, alcanzando acuerdos parciales sin mezclar temas.
• Saber conversar: escuchar activamente, hacer preguntas adecuadas y permitir que el interlocutor también participe.
• Generar un ambiente relajado: mantener la calma, evitar tensiones y, si surgen, tranquilizar la situación.
• Argumentar: explicar los beneficios de la propuesta, enfatizando cómo es ventajosa para ambas partes.

Estas técnicas buscan optimizar el proceso de negociación y facilitar acuerdos efectivos.

Etiquetas: cadena de suministro, compras, estrategias, Evaluacion, gestión de proveedores, Negociación, proveedores