12 Ago
El Empresario y la Empresa
El Empresario
El empresario es la persona que dirige y se responsabiliza de una empresa.
Concepto de Empresa
Una empresa es una unidad económica de producción cuyo objetivo es crear o aumentar bienes.
Clases de Empresas
- Por la forma jurídica: Sociedad mercantil, cooperativa.
- Por la propiedad de los bienes: Pública, privada y mixta.
- Por la actividad: Sector primario, secundario y terciario.
Organización Empresarial
Tipos de Organización
- Jerárquica o lineal: De mayor nivel de autoridad a menor.
- Funcional: Por las actividades que se desarrollan.
- Mixtas: Combinan el nivel de autoridad y la especialización.
Departamentos y Áreas Funcionales
- Recursos Humanos: Se encarga de los asuntos laborales y sociales del personal.
- Administrativo: Lleva el control y realiza trabajos administrativos relacionados con la actividad de la empresa.
- Comercial: Realiza compras, ventas y control de productos en almacén.
- Financiero: Controla las actividades relacionadas con la entrada y salida de dinero.
Comunicación Empresarial
Normas para Hablar Correctamente por Teléfono
- Contestar lo más rápidamente posible.
- Hablar amablemente.
- Empezar con un saludo cordial: «Buenos días, le atiende…»
- Tomar nota de la llamada.
- No colgar primero el teléfono.
- Identificarse ante la persona.
El Dictáfono
Se utiliza para la grabación y reproducción de voz de forma electrónica.
El Magnetófono o Grabadora
Se utiliza para grabar conversaciones telefónicas.
Documentación Administrativa
Documentos Administrativos Básicos
Son los soportes físicos que utilizan las empresas para plasmar sus actos.
- Oficio: Documento para la comunicación entre órganos o unidades.
- Nota Interior: Documento para la comunicación entre departamentos y unidades.
- Notificación: Documento que comunica al interesado una resolución o acuerdo.
- Publicación o Anuncio: Inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablero de anuncios, periódico u otros medios.
- Solicitud: Documento de un ciudadano a un organismo administrativo.
- Declaración: Documento de un ciudadano u organización que indica la veracidad o autenticidad de hechos o circunstancias.
- Carta: Documento para la comunicación entre administraciones y ciudadanos cuando el tema es general.
Recepción del Correo
Se comprueba el remitente, el contenido, los anexos y el departamento o persona destinada.
Salida de Correspondencia
Se verifica si las cartas están debidamente firmadas, si se acompaña lo que se indica en el anexo, etc. Se registra en el libro de registro de salida de correspondencia.
- Libro de registro de salida de correspondencia.
- Libro de registro de entrada de fax.
- Libro de registro de salida de fax.
- Registro del correo electrónico.
Gestión del Dinero
- Giro Nacional: Similar al cheque.
- Giro Internacional: Transferencia de dinero a otro país.
- Dinero en Minutos: Transferencia rápida de dinero.
Clasificación de Documentos
Clasificación de Documentos
- Alfabética: Se clasifican los documentos tomando como base el apellido.
- Geográfica: Se clasifican los documentos según el lugar de residencia de la persona o entidad.
- Por Materias: Se clasifican los documentos en función del tema que tratan.
- Cronológica: Se clasifican los documentos desde la fecha de entrada, vencimiento, creación, etc.
- Decimal: Agrupa los documentos en 10 grandes grupos.
Clasificación de los Libros de Registro
- Obligatorios: Son los que las leyes exigen llevar a comerciantes y empresarios.
- Sociedades: Libro diario, libro de inventario, libro de cuentas anuales.
Principales Libros y Documentos Registrales
- Diario
- Cuentas anuales
- De bienes de inversión
- De actas de sociedades
- De acciones nominativas
- De facturas expedidas
- De facturas recibidas
- Mayor
- Auxiliar de caja
- Efectos comerciales a pagar
- Efectos comerciales a cobrar
- Ficha de almacén
Gestión de Archivos
El Archivo
Es un conjunto de documentos o documentación de una empresa y también es el lugar donde se almacenan esos documentos.
Fichero y Ficha
Un fichero es un mueble que contiene fichas y una ficha es el soporte físico que contiene los documentos.
Sistemas de Archivo
Ventajas e Inconvenientes de las Impresoras Láser
Ventajas
- Más rápidas y silenciosas.
- Gran calidad de impresión.
- Coste por página bajo.
- Posibilidad de utilizar con cable o infrarrojo.
Inconvenientes
- Precio elevado.
- Imposibilidad de copias originales.
- Elevado coste de página de color.
Sistemas de Archivo Convencionales
Carpetas
- Clasificadoras: Compartimientos en forma de armónica.
- Simples: Las más utilizadas.
- Colgantes: Con dos ganchos de plástico.
Carpetas Archivador
- Tipo A-Z: Dos grandes anillas, palanca, barata y clasificación alfabética.
- Con anillas: Lo mismo pero anillas pequeñas y sin clasificación alfabética, y con una caja.
Mobiliario
- Estanterías: Horizontales que guardan carpetas y archivos.
- Con carpeta suspendida: Estantería pero con caja para carpeta colgante.
- Sobre raíles: Estantería que se desplaza por unos raíles.
- De seguridad: Se protegen con contraseña, blindada, cerrojo, etc.
Tipos de Archivo por Grado de Utilización
- Activo: Se guarda mientras se usa y se utiliza frecuentemente.
- Semi-activo: Se consulta de vez en cuando pero es una operación ya finalizada.
- Inactivo: No se utilizan casi, operación ya finalizada.
Clases de Ficheros
- Simples: Cajones-fichero que facilitan la manipulación de las fichas.
- Rotativos: Lo mismo pero se puede desplazar el mueble.
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