30 May
1. INTRODUCCIÓN
La función básica de un laboratorio se resume en los siguientes pasos:
- A partir de una consulta médica se genera un pedido de análisis que debe responder a una necesidad de salud.
- Se realiza la toma de la muestra.
- Se procesan las muestras y se producen datos.
- Se interpretan los datos y se elabora un informe.
- El informe se entrega, según los casos, al usuario, al médico, en la consulta o al área de hospitalización.
- El médico interpreta el informe.
Un laboratorio moderno de bioquímica puede estar formado por:
- Área analítica: integrada por:
- Áreas de recepción y procesado de muestras.
- De urgencias.
- Automatización.
- Medicamentos.
- Electroforesis y proteínas.
- Marcadores tumorales y hormonas.
- Cromatografía.
- Otras áreas.
- Área administrativa: compuesta por los diferentes despachos, sala de estar para el personal y de recepción para visitas.
- Otros espacios:
- Cámaras frías.
- Almacén de área para materiales y reactivos.
- Limpieza.
2. LA GESTIÓN DEL OUTPUT EN EL LABORATORIO DE DIAGNÓSTICO CLÍNICO
El laboratorio realiza extracciones de muestras biológicas, o las recepciona, para la realización posterior de los procedimientos solicitados por los médicos que atienden a los pacientes ingresados o que son asistidos en las consultas, de atención primaria o de especialidades. Las muestras pueden ser remitidas por otros laboratorios satélite o por unidades periféricas de extracción.
Se registran los datos del paciente, se rotulan todas las muestras y se comprueban todas las determinaciones solicitadas. En un laboratorio automatizado esta información se introduce en una base de datos que servirá para emitir listas de trabajo.
Realizados los procedimientos analíticos, se registran los resultados, se validan y se remiten a los diferentes servicios o centros. El proceso termina con el cierre de la actividad desarrollada durante el día para posteriormente pasarla al histórico de pruebas.
El sistema informático puede controlar en su totalidad el funcionamiento del laboratorio clínico y comunicarse con todos los autoanalizadores y el servidor central del centro sanitario.
2.1. GESTIÓN DE ÓRDENES DE LABORATORIO
Cada laboratorio elabora su propio protocolo para registrar los formularios de petición de pruebas. El sistema puede generar números de identificación y códigos de barras para personalizar las muestras e introducir las peticiones en una base de datos.
El programa correlaciona las pruebas con el número de identificación que posee el paciente.
En el laboratorio privado se tiene que especificar el régimen de financiación que tiene el paciente. En el caso de pacientes ingresados en el propio centro sanitario, se indica el servicio de donde procede.
Un factor a considerar es la urgencia de la petición, dándose peticiones con carácter de urgencia a otras programadas.
1. Si la petición es urgente:
- En los laboratorios hospitalarios, estas pruebas suelen llegar al laboratorio por un tubo neumático con su petición correspondiente. En los laboratorios de atención ambulatoria, se hace constar el carácter de urgencia en el propio volante de petición.
- Se etiquetan las muestras, se refleja la hora de entrada y se registran en el ordenador.
- Todas las pruebas llevarán los datos personales del paciente, el posible juicio diagnóstico y la forma de localizar al paciente.
- Es costumbre que todas las peticiones urgentes se cumplimenten en un formulario de urgente.
2. Si la petición es programada:
- La petición puede provenir del área de hospitalización, de consultas externas, atención primaria, centros concertados, etc.
- Se enumeran las muestras junto con la petición de pruebas.
- Se registra informáticamente la petición.
Hoy día los laboratorios poseen un programa de gestión de registro de muestras, conectado vía red interna o externa con unidades periféricas. Se registran las peticiones y se imprimen las etiquetas de extracción y recepción de muestras donde consta la identificación del paciente, fecha, tubo y sección de laboratorio, mediante un código de barras que podrá ser leído por un lector o lápiz óptico.
La informatización de la gestión permite unificar el registro de los laboratorios de hematología, bioquímica y microbiología, reducir los errores en la identificación de las muestras y disminuir sensiblemente el tiempo de respuesta.
2.2. MANEJO DE MUESTRAS
Las muestras procedentes de urgencias son fechadas en el momento y procesadas con rapidez, estimándose que el tiempo medio de respuesta en esta área de capacitación debe ser inferior a 25 minutos.
Tras las peticiones urgentes, las muestras programadas de hospitalización tienen prioridad sobre las procedentes de consultas externas o de atención primaria.
Las muestras de los pacientes recién ingresados siempre deben tener preferencia sobre las procedentes de personas ya hospitalizadas.
Las muestras biológicas se registran por tramos: urgencias, hospitalización, consultas externas, atención primaria…
Aquellas muestras que proceden de centros de salud y centros periféricos tienen que ser centrifugadas antes de su transporte al laboratorio en neveras a 4ºC, para evitar el deterioro de sus componentes plasmáticos.
La mayoría de las peticiones tienen que ser resueltas en el plazo más breve posible. Cuando se observa alguna anomalía se informa por teléfono.
El sistema informático del laboratorio está conectado a todos los analizadores.
2.3. EMISIÓN DE INFORMES
La principal actividad del laboratorio se concreta en la emisión del informe analítico clínico que será finalmente remitido al médico. Que el informe sea completo, claro, preciso y sin ambigüedades ni incoherencias, además de normalizado tanto en su formato como en la información que contiene.
El contenido se divide en:
- Datos de identidad del laboratorio.
- Datos de identidad del paciente, del médico y del servicio o consulta solicitante.
- Resultados analíticos y límites de referencia.
- Fecha de emisión y firma de responsable.
- Observaciones.
La emisión o entrega de informes se hace previa validación de los resultados y posterior firma de facultativo responsable. La validación de los resultados suele ser realizada por el mismo programa informático.
Siempre se emite un informe escrito.
La validación de resultados y emisión de informes, debe realizarse por cada uno de los pacientes, de modo individual para asegurar la máxima calidad y el tiempo mínimo de respuesta, no superior a 25 minutos.
El sistema informático también debe posibilitar el archivo de informes para crear un registro histórico de resultados por paciente y por técnicas. Los formularios de petición se archivan cada día, según la modalidad de urgente o programado. Se evitan así errores, pérdidas y reiteraciones.
El archivo sólo lo podrán hacer los responsables, a quienes se les adjudica un código secreto de acceso.
El envío de informes de carácter urgente se puede hacer por tubo neumático. En caso contrario se entregan en mano.
En consultas externas suelen recibir el informe al día siguiente de su petición.
2.4. ASIGNACIÓN DE UNIDADES DE VALOR (URV)
Para cualquier institución es fundamental tener un conocimiento preciso de su nivel de eficiencia, así como disponer de información sobre los productos que elabora y su coste.
El laboratorio no puede gestionarse al margen y por eso se propuso la URV, como forma de medir su producto. La URV del laboratorio es equivalente a la unidad ponderada de asistencia empleada en la gestión sanitaria.
Para poder instaurar la asignación de URV es necesario disponer de elementos básicos e imprescindibles, que informen sobre los productos y su coste:
- Un sistema de información económica basado en la contabilidad analítica que permita saber el coste total de un servicio.
- Un catálogo de pruebas de laboratorio, una relación exhaustiva normalizada de las prestaciones suministradas.
- Una escala de factores de reparto que permita distribuir el coste total entre cada una de las pruebas analíticas.
Los catálogos de pruebas y de procedimientos diagnósticos y terapéuticos, son un instrumento de gestión de la producción y los costes, una herramienta asociada al sistema de contabilidad analítica cuyo objetivo es conocer los costes reales de cada prueba.
La utilización del sistema de URV como indicador de gestión, aporta muchas ventajas al laboratorio clínico. Se pueden destacar los siguientes:
- Permite realizar estudios estadísticos normalizados y extrapolables.
- Complementa los registros de actividad y económicos.
- Indica la complejidad del laboratorio.
- Informa sobre la productividad y los costes unitarios.
- Mejora la gestión del laboratorio al poder comparar y asignar recursos entre las diferentes unidades de actuación.
- Posibilita la comparación con otros laboratorios del mismo nivel.
- Los cálculos son fáciles.
La URV es un indicador de isoconsumo del laboratorio que refleja la casuística, la productividad, la complejidad y el coste unitario.
El coste de una URV dependerá de que en su cálculo se incluyan o no los costes generales del laboratorio. Por término medio el coste de una URV oscila entre 0,27 y 0,39 €.
3. GARANTÍA DE CALIDAD
La calidad de los resultados emitidos por un laboratorio comienza con el control sistemático del proceso y tratamiento de las muestras. Todo laboratorio debe disponer de un libro de control de muestras en el que reflejar las incidencias que hubiere, para después estudiarlas y subsanarlas de inmediato. El control de incidencias permite un proceso continuo de mejora.
4. FACTURACIÓN Y ESTADÍSTICA
- La emisión es obligatoria en el caso de particulares.
- En nominativa, por lo que en el caso de un cliente particular tiene un carácter individual.
- Indicar el importe a pagar.
- Cuando la empresa desea pagar a través de una entidad bancaria, es frecuente que el banco solicite al laboratorio que la emisión de recibos se efectúe en soporte informático, máxime si el número de recibos supera cierta cantidad.
- Empleo de programas informáticos de contabilidad.
- Llevar necesariamente un registro de facturas emitidas, adeudadas y cobradas.
En cuanto a la estadística, un sistema informático permite:
- Consumos mensuales y anuales por cada procedimiento.
- Consumos mensuales o anuales por mutuas o por empresas.
- Consumos mensuales o anuales por servicios, médicos y por centros de extracción.
- Costes de las técnicas del propio laboratorio.
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