Gestión y Organización de Talleres

Recursos Humanos del Taller

Son las personas que, de forma directa o indirecta, intervienen para que los vehículos que entran en el taller recobren su aspecto y funcionamiento original.

1. Personal Productivo Directo

Es el que influye directamente en la facturación de horas, puesto que se trabaja sobre los vehículos. Se incluyen a los mecánicos/electricistas, chapistas, pintores y aprendices.

• Mecánicos: realizan funciones de reparación y sustitución de elementos mecánicos o eléctricos. En un taller de chapa ejecutan funciones de apoyo, como desmontaje de elementos mecánicos, reposición o reparación de cableado y elementos eléctricos, alineaciones, etc.
• Chapistas: realizan todas las funciones relacionadas con el acondicionamiento, reparación y sustitución de elementos de la carrocería y sus accesorios, garantizando la operatividad del conjunto.
• Pintores: efectúan trabajos específicos de pintura, preparando y pintando las superficies dañadas o los elementos reparados o sustituidos.
• Aprendices: llevan a cabo trabajos de apoyo a los anteriores y labores de menos envergadura, como el desmontaje y montaje de accesorios, etc.

2. Personal Productivo Indirecto

Su trabajo no influye directamente en la producción del taller (no facturan horas), pero son los que hacen posible la labor del personal directo y se encargan de operaciones complementarias sin las cuales no sería posible el funcionamiento general del taller.

• Director/Gerente: siempre que el tamaño del taller lo permita, estará orientado única y exclusivamente a la gestión de este, de forma que este tipo de empresas pierdan el carácter familiar y ganen en profesionalización.
• Jefe de Taller: es la persona responsable del control, supervisión y autorización de cualquier operación que se lleve a cabo en una reparación en el taller, encargándose de su organización, dirección y control. Manda sobre todo el personal productivo.
• Recepcionista: tiene diferentes funciones en el taller:
  • Función Comercial: el taller necesita vender servicios y aumentar su facturación. No es suficiente con atender lo que reclama el cliente, sino que también hay que ofertarle todos aquellos servicios disponibles, en función del tipo de vehículo y del tipo de cliente.
  • Función Técnico-económica: las funciones técnica y comercial están íntimamente ligadas entre sí, siendo en la recepción donde se concretarán los términos técnicos y económicos del servicio que se va a prestar, quedando plasmado en un presupuesto.
  • Función Organizativa: la recepción ha de ser el instrumento que regule el equilibrio adecuado entre el tiempo del cliente y el tiempo del taller. Hay que disponer de un plan de carga de trabajo claro.
• Administrativo: realiza la administración del taller y lleva a cabo las tareas de facturación y contabilidad.
• Encargado de Recambios: gestiona la obtención del recambio para completar la reparación de un vehículo.

Planificación del Personal

• Taller Pequeño (aprox. 500 m² y 3 chapistas y 3 pintores): se cuenta con un administrativo y otra persona, que realiza funciones de recepcionista y gestor de vehículos.
• Taller Mediano (aprox. 1200 m² y 6 chapistas, 6 pintores y 1 mecánico): como empleados indirectos formada por: un recepcionista para la recepción, valoración de daños y entrega de vehículos; un recambista para gestionar el material de recambios; un administrativo para gestionar, tramitar y elaborar los documentos; un jefe de taller para controlar y supervisar los procesos de reparación; un director-gerente, dedicado a las labores de coordinación y gestión.
• Taller Grande (aprox. 2000 m² y 17 chapistas, 17 pintores y 2 mecánicos): en este tipo de taller se supone que trabajan en dos turnos de mañana y tarde. Por ello, la plantilla de personal indirecto será necesario duplicarla en número de trabajadores para que el taller funcione con fluidez y no se produzcan atrasos o paradas en los procesos.

Documentos para la Reparación

1. La Orden de Reparación

Es la documentación que acompaña, certifica y autoriza los diferentes procesos que experimenta el vehículo dentro del taller. Está compuesta por un conjunto de hojas, que constituyen la documentación de que debe disponer el taller para llevar el control de un proceso de reparación. Pasará por diferentes áreas en función de los daños presentes en el vehículo (mecánica, carrocería, pintura, etc.). El área de administración debe disponer de una copia de los documentos, para llevar el control económico de la reparación.

• Orden de Autorización de la Reparación: en ella se toman los datos del cliente, vehículo y circunstancias en las que se entrega: kms, nivel de combustible, objetos del interior, otros daños presentes y cualquier otro aspecto que refleje el estado del vehículo en el momento de recepcionar. Se solicitará la firma del cliente, firma de autorización de reparación y se ajustará la fecha de entrega del vehículo al taller y posterior devolución.

2. Hoja de Trabajo. Asignación del Trabajo

Forma parte de la O.R. e incluye los datos del vehículo, los recambios a sustituir y las piezas a reparar, desmontar y montar. Forman parte del documento los tiempos asignados a la reparación. Es entregado por el jefe de taller a los operarios o responsables de las diferentes áreas según corresponda.

3. Hoja de Control de Calidad

Es conveniente implantar un sistema eficaz que asegure una calidad final adecuada a través de la verificación individual de cada fase por las que atraviesa el vehículo en reparación. Es recomendable que en cada una de las áreas queden registradas, por escrito, las comprobaciones de unos parámetros básicos que certifiquen de manera efectiva la calidad de la intervención. Hay que evitar realizar trabajos adicionales para subsanar posibles operaciones defectuosas.

Secuencia de los Procesos de Reparación

1. Recepción del Vehículo

El recepcionista debe concretar con el cliente qué tipo de avería presenta el coche y qué clase de reparación es preciso realizar. Luego se abre la orden de reparación y se realiza el presupuesto. El siguiente paso es fijar la fecha para la reparación.

2. Área de Mecánica

Autorizada la reparación por el cliente, y disponiendo de las hojas de trabajo correspondientes, se abrirá una carpeta de reparación. Esta pasará al vehículo que queda esperando a ser asignado a un operario para que proceda al trabajo. En la hoja se llevará el registro de la mano de obra empleada y las piezas de repuestos asignadas.

3. Área de Carrocería

Estará dividida en dos zonas diferenciadas:

• Zona de Desmontaje y Reparación: realizados sobre los vehículos permitirán revisar y localizar los daños más amplios u ocultos que podrían modificar el presupuesto. Se pueden distinguir:
  • a) Vehículos con grandes daños: aquellos cuya reparación exige un banco de trabajo para medirlos o realizar estirajes sobre los elementos afectados. Se distinguen:
    • i. Reparación sin mecánica: en los vehículos en los que la reparación en bancada debe realizarse con mecánica desmontada.
    • ii. Reparación con mecánica: cuando no es necesario desmontarla.
  • b) Vehículos con daños leves: este tipo de daños no suele ser necesario el desmontaje de elementos mecánicos, se procede directamente a la reparación o sustitución de las partes y piezas afectadas. Se realiza fuera de la bancada. Una vez terminada:
    • i. Si el vehículo no precisa pintura, pasará directamente al área de montaje y control de calidad.
    • ii. Si el vehículo necesita pintura, pasará al área de pintura.
• Zona de Montaje y Daños Leves: se realizan los trabajos de montaje de los accesorios o piezas sustituidas o desmontadas después de la reparación del pintado.

4. Área de Pintura

Los vehículos que necesitan ser pintados, total o parcialmente, necesitan un tratamiento de fondos que incluye lijado, limpieza, enmasillado, aparejado y enmascarado de las partes afectadas. Todos estos trabajos se deberán realizar en los planos aspirantes o zonas preparadas. Una vez obtenido el color en la sala de mezclas, su aplicación y barniz se realizará en el interior de las cabinas de pintura.

5. Revisión de Preentrega

Una vez finalizada la reparación del vehículo, se debería realizar una revisión general de niveles, ruedas, elementos de accionamiento eléctrico, etc.

6. Entrega del Vehículo

Finalizado el proceso de reparación o mantenimiento y limpieza del vehículo, este pasará al aparcamiento, en espera de que el propietario lo retire en la fecha establecida.

Confección de un Plan de Producción

Se basa en ajustar esta a la demanda futura. Se trata de producir lo que se demandará durante el periodo estudiado, habilitando los recursos necesarios, de la manera más económica. En un taller de reparación, el primer problema de planificación surge al determinar la demanda de un periodo futuro. Para prever la carga de trabajo, hay que basarse en cálculos estadísticos, pero siempre considerando que todo pronóstico tiene un margen de error. La planificación requiere conocer la mano de obra y los recambios necesarios para hacer frente a la demanda. Cuando la capacidad productiva es insuficiente para despejar la carga de trabajo, se está ante una situación de cuello de botella o de sobrecarga. En el taller de reparación, la demanda está formada por todas las peticiones que llegan al sistema productivo, es decir, a las que habrá que sumar los trabajos de búsqueda del recambio. Para ajustar la producción a la demanda se pueden usar estas técnicas:

• Técnicas Activas:
  • Bajar los precios de mano de obra.
  • Promocionar productos.
  • Promocionar productos contraestacionales para aquellas épocas en las que no se venden los usuales.
• Técnicas Pasivas:
  • Flexibilizar la plantilla, actuando sobre el número de operarios o sobre la funcionalidad.
  • Aumentar o disminuir la duración de la jornada. Consiste en hacer horas extraordinarias.
  • Subcontratar: consiste en encargar a terceros aquellas operaciones que por falta de capacidad no se incorporan al proceso productivo.

También han de tenerse en cuenta en la planificación otros datos:

• Stock Inicial: cantidad de reparaciones previstas en el aparcamiento al principio del periodo de planificación.
• Stock de Seguridad: número mínimo de vehículos pendientes de reparación que se necesitan para evitar que la producción supere a la demanda.
• Stock Máximo: número de vehículos que es posible albergar en el aparcamiento.
• Capacidad de Producción Normal y Extraordinaria: número de reparaciones que se pueden realizar durante la jornada de horario normal.

1. Planificación del Personal

2. Planificación del Taller. Gráficos de Carga

En todos los departamentos de producción bien organizados se preparan programas y se planifican los trabajos. En los talleres de mantenimiento, se elaboran programas y gráficos de carga semanales.

• Planning o Gráfico de Carga
• Planning de Órdenes de Reparación (O.R.)
• Planning de Operarios
• Planificación Semanal
• Planificación Diaria

Plan de Mantenimiento

1. Tipos de Mantenimiento

Mantenimiento Predictivo

Está basado en la determinación del estado de la máquina en operación. Es un mantenimiento subordinado al análisis de unos parámetros significativos del deterioro del bien. Está destinado a:

• Evitar desmontajes del mantenimiento sistemático.
• Disminuir las intervenciones de urgencia, siguiendo la evolución de las anomalías, con el fin de intervenir en las condiciones más favorables.
• Intenta detectar un fallo antes de que suceda y así predecir cuándo una pieza va a necesitar ser sustituida. La mayoría de los componentes de la máquina darán algún tipo de aviso antes de fallar. Estos síntomas se detectan mediante pruebas.

Mantenimiento Correctivo

Es el conjunto de actividades realizadas tras el fallo de un bien o el deterioro de su funcionamiento para que vuelva a cumplir con su función. Se trata de reparar o corregir averías ya producidas por lo que es el tipo de mantenimiento que se debe evitar. Se centra en:

• Localizar y diagnosticar fallos.
• Reparar con o sin sustitución de piezas.
• Modificar o realizar mejoras que tengan por objeto suprimir fallos.

2. Objetivos del Mantenimiento. Control de Costes

Se derivan de los generales de cualquier empresa: rentabilidad, crecimiento, etc., siendo la mayor prioridad la rentabilidad. El mantenimiento debe estar enfocado a conseguir la mayor rentabilidad posible, considerando la seguridad de las personas y de los bienes como un componente esencial.

Control del Mantenimiento

El coste generado comprende:

• El coste directo de la mano de obra.
• El coste directo de los repuestos, materiales, equipos y herramientas necesarios.
• El coste de almacenamiento de repuestos, materiales consumibles, etc.

Parada Imprevista. Coste del Fallo de Mantenimiento

• Coste del paro de la producción.
• Costes derivados de la pérdida de calidad como resultado de defectos en máquinas y equipos.
• Costes del deterioro de equipos.
• Costes de redundancia por equipos.
• Costes derivados de un incremento en los accidentes de trabajo.

Periodicidad del Mantenimiento

La programación del mantenimiento adecua los trabajos a los recursos, asignándoles una secuencia para ser ejecutados en el tiempo. Se realiza estableciendo un sistema de prioridades, agrupándolas por niveles, dependiendo de su urgencia. Con el fin de minimizar los tiempos de parada y reducir costes, se debe intentar que la mayor parte de los trabajos de mantenimiento estén programados o tengan una prioridad normal. El objetivo final de la programación es diseñar un cuadro, gráfica o cualquier otro sistema en el que se indique el momento de inicio y terminación de cada trabajo. Una de las primeras herramientas y de las más utilizadas es la gráfica de Gantt, que especifica el momento de inicio y terminación de cada actividad en una escala de tiempo.

Incidencias en el Proceso Productivo

Las consecuencias de un mantenimiento inadecuado son diversas, pero la que puede ocasionar mayores problemas y costes asociados es la derivada del paro de la producción. Al coste directo, fácil de cuantificar, se le añadirán otros difíciles de cuantificar pero también importantes. El fallo de un equipo se producirá durante su funcionamiento y en momentos asociados a una producción máxima. Si los tiempos de parada se demoran en exceso, surgirán importantes problemas asociados, como:

• Retrasos en las reparaciones de vehículos.
• Reorganización de todo el planning de carga del taller.
• Insatisfacción de los clientes.

Funciones Más Significativas en la Planificación del Taller

El objetivo principal es acortar el periodo medio para la entrega del vehículo reparado, aumentando el flujo de reparaciones mediante la eliminación de cuellos de botella y aprovechando el tiempo disponible de todo el personal.

1. Valoración de Daños y Elaboración de Presupuestos

El proceso comienza en la recepción, donde la función de valoración de daños es vital para completar una reparación de calidad y con rendimiento económico.

2. Relación con Compañías de Seguros

En los talleres de reparación de carrocería, el 80% de las reparaciones son sufragadas por las compañías aseguradoras, convirtiéndose en clientes casi exclusivos. Lo ideal es que se mantengan acuerdos con las compañías con las que más se trabaje para facilitar el servicio en primer lugar al usuario y al mismo tiempo al taller. Estos acuerdos pueden ser muy variados, siendo lo óptimo una integración total…

6. Control General de las Reparaciones

• Lista de espera de los clientes.
• Tiempo medio de reparación.
• Tiempo medio de cobro.

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