Equipos de Oficina: Mantenimiento y Funcionamiento

Para un buen funcionamiento y para obtener copias de alta calidad, debemos cuidar y conservar la máquina en buenas condiciones. Para ello, tendremos en cuenta todos los factores anteriormente citados, más los siguientes:

• Limpiar el vidrio de contacto con un paño humedecido en alcohol o detergente muy suave.
• Limpiar los revestimientos plásticos con un paño humedecido con un detergente suave.

En caso de que no se vaya a utilizar la fotocopiadora en un largo período de tiempo, desconectar el enchufe de la corriente eléctrica.

FAX

Es un medio de comunicación rápido por escrito. El canal mediante el que se realiza el envío de la información es la línea telefónica. El mecanismo para transmitir la información es el siguiente:

En la unidad emisora se coloca el documento que se quiere transmitir. Se llama telefónicamente, desde su mismo teclado, al número donde se encuentra la unidad receptora.

La unidad receptora recibe la llamada y se conecta para recibir la información. Durante el proceso, la unidad emisora lee el documento y lo transfiere a la unidad receptora vía telefónica para que esta lo imprima.

Finalizada la transmisión, la unidad emisora manda una señal de fin y la unidad receptora da por finalizado el proceso.

Encuadernadora

Se utiliza para ordenar y presentar adecuadamente los documentos, clasificándolos e incorporándoles portada.

Podemos encontrar encuadernadoras que taladran el papel mediante unos punzones que hacen orificios en los que se insertan posteriormente unos canutillos o espirales que mantienen las hojas unidas. También existen termoencuadernadoras, que incorporan al borde del papel una sustancia que calienta la misma máquina, y al enfriarse deja las hojas unidas.

Destructora

La función es la de destruir documentos que se consideran innecesarios dentro de la organización, de forma que queden absolutamente inservibles e ilegibles. Para ello, se coloca el documento en la boca de entrada y se pulsa la tecla de activación.

Impresoras

Son periféricos de ordenador que permiten producir una copia permanente de texto o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel. Utilizan cartuchos de tinta o tecnología láser.

Máquinas plastificadoras

Básicamente hay dos tipos de plastificadoras: las que plastifican por bobinas y las que plastifican en formatos precortados llamados carteritas. En ambos casos, el grosor del plástico se mide en micras. Las habituales en oficina son las de formatos precortados y su utilización es simple: conectamos la máquina a la corriente eléctrica y giramos el potenciómetro para que alcance la temperatura adecuada al grosor del plástico a utilizar. Una vez alcanzada la temperatura, se ilumina el indicador que nos indica que la máquina está lista para introducir la carpetilla de plastificar.

Las máquinas auxiliares que se suelen encontrar en oficinas son:

Fotocopiadoras

Es una máquina capaz de obtener copias exactas de un documento original mediante un proceso electroestático. A la vez, puede ampliar o reducir el documento, copiar por las dos caras y clasificar, encuadernar o grapar.

Las fotocopiadoras actuales han adoptado otras funciones como la de impresora, fax y escáner, y emplean diversos tamaños de papel.

La gama de fotocopiadoras más generalizada en el mercado son las de oficina, con gran variedad de ellas. Existen también fotocopiadoras personales con menos funciones y fotocopiadoras profesionales de alta producción.

Elementos básicos de una fotocopiadora:

• Bandeja de contacto: El documento original se coloca en el cristal de contacto y se cierra la cubierta para evitar molestias por la luz de exposición.
• Bandeja de papel: En ella se encuentra el papel que se va a utilizar para la reproducción.
• Cargador de transferencia del papel: También llamado «corona», impulsa el papel eléctricamente al pulsar la tecla de copiado, para que la máquina efectúe sobre él la reproducción.
• Tambor: Recibe la imagen del documento original, gracias a la lámpara de exposición, y reproduce la imagen que está en el vidrio de contacto.
• Lámpara de exposición: Mediante ella se transmite la imagen del documento original al tambor.
• Tóner: Está depositado cerca del tambor y, cuando el papel pasa junto a él, que mantiene reflejada la imagen del documento original, al estar cargado eléctricamente, atrae las partículas de tóner que van formando sobre él la reproducción del original.
• Rodillo de fusión: Actúa fijando mediante calor las partículas de tóner que se han adherido sobre el papel.
• Bandeja de recepción: Está situada en el exterior de la máquina y recibe el documento fotocopiado.

Funcionamiento de la fotocopiadora. Pasos a seguir para fotocopiar:

• Encendido: Para poner en marcha una fotocopiadora es necesario encender el interruptor ON/OFF, que indica encendido o apagado respectivamente.
• Calentamiento: Una vez encendida, comenzará el calentamiento de la máquina. Durante este período de tiempo no se podrán realizar fotocopias. Una luz en el panel frontal nos indica cuándo ha terminado el calentamiento.
• Comprobación: Antes de fotocopiar cualquier documento, hay que asegurarse de que no existe ningún impedimento para el correcto funcionamiento. Cualquier anomalía queda reflejada en el panel frontal.
• Fotocopiado: Una vez realizados los pasos anteriores, se procede al fotocopiado siguiendo los siguientes pasos:
  • Colocación del documento original sobre el vidrio de contacto.
  • En el teclado del panel frontal, indicar el número de copias a realizar, tamaños de las mismas y cualquier otra función que queramos realizar sobre la copia.
  • A continuación, pulsar la tecla de copiado y automáticamente procederá a realizar la fotocopia.

Cuando se quiera fotocopiar otro documento, se retira el original anterior del vidrio de contacto, lo cual se hará después de que la luz de exposición se apague.

Problemas habituales que se pueden dar en las fotocopiadoras:

• Parpadeo o destello del indicador de suministro de papel: Indica que no queda papel o que está colocado incorrectamente. En estos casos, se procederá a introducir papel en la bandeja de papel o a colocarlo correctamente.
• Encendido del indicador de reposición de tóner: Se abre la cubierta delantera, retiramos el cartucho de tóner agotado, se agita el nuevo cartucho para ablandarlo y se inserta en su posición. A continuación, cerrar la cubierta. Ya podemos hacer funcionar la máquina.
• Se enciende el indicador de atasco de papel: En estos casos, se deja encendido el interruptor y se saca el papel atascado con suavidad para no producir daños en el tambor o cualquier otro elemento. Si el atasco se produce en la bandeja de papel, habrá que sacarlo para eliminar el atasco. Si no se puede retirar, deberá abrirse el cuerpo principal para proceder a la retirada del papel atascado.
• La copia sale excesivamente clara: Lo normal será que falte tóner, para lo cual se procederá a cambiar el cartucho. También puede ser que el original sea demasiado claro. Para ello, pulsar la tecla de la densidad de la imagen para corregirlo.

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