Pasos para conducir con éxito una reunión

Preparación:

• Definir los objetivos.
• Concretar los temas a desarrollar.
• Seleccionar a las personas que asistirán.
• Elaborar la convocatoria (orden del día, lugar y hora, persona o entidad que la convoca y el último apartado será ruegos y preguntas).
• Asegurarse de que todos los asistentes son convocados. También se deberán preparar los medios audiovisuales.

Desarrollo:

• Saludar a los participantes de manera informal a medida que van llegando.
• Al comienzo se recordará el objetivo de la reunión y se informará sobre la duración de la misma.
• Estimular la participación.
• Intervenir cuando el grupo se bloquea.
• Llevar al grupo hacia los objetivos propuestos.

Conclusión:

• Cuando se alcancen los objetivos se cerrará la reunión con expresiones como «si no hay nada más que añadir vamos a cerrar la reunión».

Una secuencia válida sería:

• Recordar el objetivo de la reunión.
• Sintetizar los temas de discusión y revisar los asuntos más importantes.
• Formular los acuerdos alcanzados y los que quedan por alcanzar.

Finalmente se agradecerá la asistencia y se concluirá la reunión. Realizaremos un informe o acta.

Pasos para la resolución de un conflicto

Los conflictos son situaciones en las que dos o más personas entran en oposición o desacuerdo a causa de la incompatibilidad entre sus intereses, necesidades, deseos o valores. El primer paso para solucionar un conflicto es reconocer su existencia así como la necesidad de solucionarlo. También resulta imprescindible que cada una de las partes defina el conflicto y delimite las diferentes posiciones e intereses hasta llegar al consenso sobre la importancia o magnitud del problema a través del diálogo.

• Definir el problema.
• Analizar las posibles causas.
• Definir claramente los objetivos (qué se desea conseguir, por qué, orden de prioridades).
• Buscar alternativas posibles (qué se puede hacer para conseguir los objetivos previstos, lista de posibles soluciones con beneficios mutuos).
• Elegir la mejor solución (a qué se está dispuesto a ceder y a qué no).

Negociación

La negociación es una técnica en la que aunque las partes implicadas difieran en sus intereses, comparten un interés común que se tiene que encontrar a través del intercambio y el acuerdo.

Pasos:

• Describir lo que cada parte quiere.
• Describir lo que cada parte siente.
• Intercambiar las razones de cada posición (deben enfocar el conflicto como un problema a resolver, se hace necesario que se comuniquen las verdaderas razones de sus posiciones).
• Comprender el punto de vista de la parte contraria.
• Buscar opciones en las que ambos se beneficien.
• Llegar a un acuerdo equilibrado.
• Finalización o cierre (formalización o compromiso del acuerdo por ambas partes).

Habilidades y técnicas de negociación:

• Ceder (flexibilidad).
• Crear o idear alternativas (lista de varias maneras de solucionar el asunto).
• Propuestas condicionales (si tú cedes en… yo cedo en…).
• Escuchar activamente.
• Preguntar.
• Preguntas para desbloquear (¿Qué deberíamos hacer para que lo aceptases?).
• Preguntas sugerentes (imaginemos que…).
• Evitar usar el «pero».
• Consejos ante situaciones tensas (hacer una pequeña pausa o aplazar la reunión).

Lo que se debe evitar en las negociaciones:

• No facilitar concesiones a la otra parte, cada uno se debe ganar su objetivo.
• No comprometerse a nada concreto desde el principio.
• No dejar los asuntos de mayor importancia para el final.
• No terminar dando la sensación de haberse salido con la suya.

Mediación

La mediación es un proceso que se caracteriza por la presencia de una tercera parte neutral que actúa como facilitadora de la comunicación y que ayuda a canalizar los intereses de las partes en conflicto para alcanzar acuerdos.

Proceso de mediación:

• Preparación de la negociación: Antes de iniciar el mediador deberá dedicar un tiempo a recabar toda la información posible sobre cada una de las partes y sobre el conflicto; también debe buscar hipotéticas vías de solución.
• Inicio de mediación. Presentación de las normas:
  1. Constatación por ambas partes de la existencia del conflicto.
  2. Voluntad de solucionarlo.
  3. Exigencia a las partes de que priorice el respeto y la buena fe.
  4. Conocimiento de las partes de que el mediador está para alcanzar un acuerdo.

  El mediador marcará las normas que hay que cumplir.

• Primeros pasos. Posicionamiento de las partes: Cada parte explicará su versión y el mediador podrá unificar diferentes versiones y localizar los aspectos más significativos del conflicto.
• El proceso de negociación: el mediador:
  1. Buscará acuerdos.
  2. Detectará los verdaderos intereses de cada parte y su prioridad y encontrará zonas de posible acuerdo.
  3. Planteará nuevas alternativas.
  4. Ayudará a las partes a proponer posibilidades de acuerdo.

  Generará posibles espacios de entendimiento donde los acuerdos parciales sean posibles.

• Finalización de la negociación:
  1. El conflicto se resuelve positivamente (se redactará un documento con los acuerdos alcanzados).
  2. El conflicto no se resuelve pues no se han alcanzado los acuerdos.

Pasos para la toma de decisiones

• Definición del problema.
• Buscar alternativas.
• Valorar las consecuencias de cada alternativa.
• Elegir la mejor alternativa posible.
• Aplicar la alternativa y comprobar resultados.

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