PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Preparación De los documentos de trabajo

A)

Listas de verificación o Chequeo

B)

Planes de muestreo de la Auditoría

C)

Formularios para registrar la Información

LISTAS DE CHEQUEO

*¿Qué propósito tienen?
¿Qué información debe incluir?

Cuestiones para comprender Mejor lo siguiente:

*Procesos.

*Etapas de los procesos.

*Controles de los procesos.

Métodos para verificar Conformidad y eficacia:

*Preguntas.

*Registros a revisar.

*Actividades a observar.

Detalles de rutas de Auditoría.

PREPARACIÓN DE LAS LISTAS DE CHEQUEO

•Deberán tener espacio para el registro de la Información que identifique la evidencia detectada.

•Deberán proporcionar al auditor la Oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones encontradas para facilitar Conclusiones.

•Se identificarán de manera que se puedan Relacionar con la Auditoría en la cual se están utilizando.

•No deben  Limitar las actividades de  auditoría o las investigaciones.

•La forma y el contenido   dependen de las prácticas de  auditoría de cada organización en   particular.

LISTA DE CHEQUEO

•Ejemplos

•Área auditada: Procesamiento de órdenes De venta

•Procedimiento: SOP 92/17

•MIRAR:  Procedimiento de ingreso de órdenes.

•BUSCAR: Método para incluir Todos los productos en el sistema.
Verificación de las órdenes de trabajo Contra las órdenes del cliente.

•MIRAR: Ordenes de trabajo.

•BUSCAR: Códigos de números y Letras utilizados para identificar productos y categorías.

•MIRAR: Interfases con Planificación/Producción.

•BUSCAR: Acuerdo entre Ventas, Planificación y Producción respecto a la capacidad para manufacturar productos Conformes y en forma oportuna.

VENTAJAS DE PREPARAR LAS LISTAS DE CHEQUEO

•Mantienen la auditoría concentrada en sus Objetivos, el ritmo y continuidad de la misma.

•Constituyen evidencias de la planificación y Preparación del auditor.

•Constituyen una ayuda a la memoria.

•Mejoran la administración del   tiempo y la carga      del auditor.

•Despersonalizan la entrevista con el Auditado.

•Proporcionan uniformidad al proceso de Auditoría.

•Sirven como información a otros auditores.

•Registran la muestra de la auditoría Realizada, ayuda a la     buena redacción De las no conformidades y a la preparación del informe.

Realización DE LA AUDITORÍA

•Reuníón de Apertura.

•Comunicación durante la Auditoría.

•Papel y responsabilidad de los guías.

•Recopilación y verificación de la Información.

• Generalización de los hallazgos.

•Preparación de las conclusiones.

•Reuníón de Cierre.

ReuníÓN DE APERTURA

•Presentación de los participantes

•Confirmar Plan de la Auditoría.

• Confirmar calendario.

•Precisar necesidad de recursos.

•Precisar canales de comunicación.

 Aclarar dudas al auditado

üMUESTREO

Cómo seleccionar las muestras

1No Pida que le muestren documentos típicos: le darán lo mejor que tengan.

1Solicite Ver una lista, índice, registro, etc. Para seleccionar las muestras que desea Verificar  y escoja las muestras de la Parte inicial, la mitad y el final.

1Seleccione Muestras de diferentes partes del proceso.

1Cuando Encuentre una desviación, tome muestras adicionales del mismo tipo para Comprobar algo sistemático.

üRASTREO

PUNTO PROFUNDO

Ante un área o un proceso Aparentemente débil, efectúe una auditoría  Paso a paso y profundice en su investigación.

SEGUIMIENTO

•Comenzar desde el principio o desde el  final del proceso

•Haga un seguimiento desde un documento dado Hasta los documentos asociados de referencia

•Vaya de los procedimientos a los registros y De los registros a los procedimientos

•“Siga la cadena” de las transacciones hacia Atrás o hacia delante, a lo largo del proceso

üCOMPROBACIÓN

Revisión DE PROCESOS

•Verificar si se sigue la secuencia Especificada de operaciones

•Verificar el tratamiento del producto de Acuerdo con  las  especificaciones, procedimientos e instrucciones

üCOMPROBACIÓN

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

•Verificar que cada espacio es llenado, Firmado y fechado, si así se requiere.

•Verificar que los documentos en uso se Correspondan con la versión vigente.

•Verificar las correcciones hechas a mano y Los datos que se hayan borrado.

•Revisar algunos documentos que no hayan sido Aún archivados.

•Revisar totalmente algunos documentos.

CLASE 9. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS

Técnicas De Auditoría

Son Los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para Lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión Profesional.

Procedimientos De Auditoría

Son El conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo De hechos o circunstancias relativas a los estados financieros, u operaciones Que realiza la empresa.

Es Decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinación que se hace de esas herramientas para un Estudio en particular.

Las Técnicas de Auditoría se pueden clasificar de la siguiente forma:

CONFIRMACIÓN

OBSERVACIÓN

INVESTIGACIÓN

DECLARACIONES Y CERTIFICACIONES

CÁLCULO

Gestión de la Información

La entrevista (investigación) es la técnica principal que Utilizará el auditor.

•La Recogida de datos comprende los métodos de interrogación, examen y Búsqueda  de los mismos e información Básica exigida por la clase de auditoría que se esté llevando a cabo.

•Las Habilidades de escucha son importantes para ello; el auditor sólo podrá obtener El máximo beneficio de la Auditoría si escucha y va ajustando las preguntas Según las respuestas que vaya obteniendo.

•El auditor Debe hablar sólo la 1/4 parte del tiempo.

Cómo Preguntar?

Preguntas cerradas: (Generan un “Sí” o “No”)

•¿Es Ud. El Responsable de firmar las solicitudes de compra?

•¿Entrega Esta solicitud a su director?

Preguntas abiertas: (Requieren que se ofrezca alguna                                  información)

•¿Qué Responsabilidades tiene respecto a las solicitudes de compra?

•¿Qué hace Ud. Con ese documento una vez que…?

Pregunte acerca de:    

•Procesos: Entradas / salidas

Preguntas de seguimiento:

•Muéstreme

•¿Y luego Qué ocurre?

•¿Qué pasaría si…?

PAPELES De Trabajo

Objetivos Y Carácterísticas

Los Papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

-Registrar de manera ordenada, Sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el Auditor.

-Documentar el trabajo efectuado para Futura consulta y referencia.

-Proporcionar la base para la Realización de los informes.

-Dejar constancia de que se Cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de Conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de control y demás Normativas aplicables.

-Estudiar modificaciones a los Procedimientos y al programa de auditorías para próximas revisiones.

-Entre otros.

Los Papeles de trabajo cumplen principalmente las siguientes carácterísticas:

-Estar fechados y firmados por el Personal que los haya preparado.

-Ser supervisados e incluir Constancia de ellos.

-Estar completamente llenos, a fin de Que muestran la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten Debidamente los resultados de recomendaciones que se presenten en el informe.

-Redactarse con concisión, pero con Tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales.

-Ser legibles, estar limpios y Ordenados y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los Papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la Claridad del trabajo realizado).

Examinar Todas las actividades del proceso de producción para detectar los puntos Débiles en él, y seguir métodos de cambio para mejorarla, logrando una mayor Eficiencia y mejora productiva.

Realizar Un Estudio y Evaluación de las políticas y procedimientos relacionados con la Administración y control del personal existente dentro de la firma

ESTUDIO INDEPENDIENTE

•1. Estudiar Técnicas de Auditoría.

•2. Auditoría a las Áreas Funcionales De la Empresa.

CLASE 10.INFORMACIÓN DE LOS RESULTADOS, SEGUIMIENTO  Y CIERRE DE LA AUDITORÍA

INFORMES DE LA AUDITORÍA

¿Por qué debemos hacer informes?

¿Quiénes leen los Informes?

1.                                            Proporcionar evidencias objetivas de la implantación Eficaz del procedimiento de auditoría.

2.                                            Asegurarse de que pueden ser identificadas las Razones para iniciar acciones correctivas.

3.                                            Asegurarse de que pueden establecerse e iniciarse Acciones de seguimiento.

Directrices Generales:

Informes claros y sin Ambigüedades.

Evaluación justa.

Informes precisos.

Buena presentación. Legibles.

Contenido:

–Objetivos, alcance y criterios.

–Identificación del Cliente.

–Equipo Auditor.

–Hallazgos.

–Conclusiones.

Aprobación y distribución:

Fechado revisado y aprobado según procedimiento

Es propiedad del Cliente

Distribuir y mantener según Cliente

Cuando sea apropiado:

Plan de Auditoría

Participantes del auditado

Resumen del proceso

Confirmación de que se han cumplido los objetivos y el Alcance

Áreas no cubiertas

Opiniones divergentes

Recomendaciones para la mejora

Planes de acción de seguimiento acordados

Confidencialidad de los resultados

Lista de distribución del Informe

Reportando los Hallazgos

¿No Conformidad? / ¿Observación?

No Conformidades:

Incumplimiento de un requisito de:

Sistema de Gestión de Calidad

ISO 9001

Especificación del Cliente

Legislación y normas técnicas

Organismos reguladores

Observación:

Hecho basado en evidencias objetivas. Ejemplo:

Aspectos de buenas prácticas

Problema insignificante

Dudas que requieren seguimiento

Retroalimentación al controlador de las auditorías

CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA

Corrección: Acción Inmediata

¿Cuál es la extensión del problema?

¿Cuán importante es esta actividad?

¿Cuándo esta deberá estar completada?

Acción Correctiva: Eliminar causa para prevenir la repetición de la No Conformidad

¿Por qué ocurríó?

¿Qué tiempo se requiere?

Seguimiento

Acción Preventiva: Eliminar causa de no conformidad potencial para prevenir su Ocurrencia

CATEGORIZACIÓN DE LAS NC

MUY GRAVES:

•No hay evidencia de respeto o cumplimiento de un Procedimiento o un elemento del Sistema.

•Implica un riesgo importante en la calidad final del Producto o servicio.

GRAVES:

•Evidencias limitadas del cumplimiento de un Procedimiento.

•No se aprecian riesgos en la calidad final del producto o Servicio.

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Finaliza cuando todas las actividades del Plan se Hayan realizado y el informe se haya distribuido.

Conservar registros y destruir el resto de los Documentos, de acuerdo con las partes, procedimientos y otros requisitos Aplicables.

Mantener confidencialidad de la información.

SEGUIMIENTO:

El auditado informa de las AC.

El Auditor verifica el cumplimiento y la eficacia.

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES DE  LA AUDITORÍA

El equipo auditor deberá Reunirse antes de la reuníón de clausura para:

Revisar los hallazgos de la Auditoría o cualquier otra información durante ésta.

 Acordar las conclusiones de la auditoría, Teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría.

 Preparar recomendaciones, si proceden.

 Comentar el seguimiento de la auditoría, De estar incluido en el plan de la misma.

ReuníÓN DE CLAUSURA

Objetivos

Presentar al auditado los Hallazgos y conclusiones de la auditoría y aclarar dudas.

 Agradecer al personal su colaboración y apoyo.

AGENDA DE LA

ReuníÓN DE CLAUSURA

Introducción.

 Agradecimiento del auditor líder.

 Propósito / Alcance.

 Recordar que es solamente una muestra.

 Resumen (declaración importante).

 Informe de no conformidades.

 Dar oportunidad para aclaraciones.

 Fecha de envío o entrega del informe de Auditoría.

 Presentación del plan de acciones correctivas.

 Declaración del representante del auditado.

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

1

Verificación de la eficacia de acciones correctivas en otra auditoría Posterior  con alcance limitado

2

Verificación a partir de una revisión de la documentación

3

Verificación de eficacia de las acciones correctivas en una próxima Auditoría programada

REGISTROS DE LAS AUDITORÍAS

Programa de auditorías.

Lista de auditores (y expertos): Requisitos de Selección, formación y evaluaciones

Plan de auditoría

Actas de las reuniones de apertura y clausura

Listas de chequeo

Registros de evidencias y hallazgos

Informe final de la auditoría

Guiá AUDITORIA ADMINISTRATIVA AUDITORIA. Proceso Sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la Extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Es un proceso en el que Se busca examinar detalladamente las actividades que realiza cada departamento Dentro de la organización, buscando mantener un control dentro de ella y Conocer la efectividad en la forma de operar. AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Una Auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una Organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar Oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva Sustentable, puede ser llevada a cabo por el profesional en administración de Empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador auditor Preparado en disciplinas administrativas o, respaldadas por otros Especialistas. El resultado es un informe sobre la eficiencia administrativa de Toda la empresa o parte de ella. OBJETIVO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. – Evaluar el nivel de desempeño de los recursos de la empresa y los niveles de Gestión funcional en la organización. – Examinar los métodos y procedimientos Utilizados en el control y operaciones de la empresa en las diversas áreas, Observando el grado de confiabilidad y eficacia. – Conocer el entorno o medio Ambiente de la empresa, su interrelación e interactuación con ésta. – Base para Buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura Organizacional. – Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa A fin de tomar medidas correctivas o tomar acciones que permitan elevar el Nivel de desempeño alcanzado. – Establecer planes empresariales adecuados. TIPOS DE AUDITORIAS Auditoria interna (1ª parte) Las realiza la propia Organización o en su nombre Auditoria externa (2ª parte) La segunda parte de la Relación contractual (clientes) (3ª parte) Se realizan por organizaciones auditoras Independientes • Auditoría combinada: Cuando dos o más sistemas de gestión de Disciplinas diferentes se auditan juntos. • Auditoría conjunta: Cuando dos o Más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado. EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra Información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es Verificable. CRITERIOS DE LA AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos o Requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia De la auditoría. GENERACIÓN DE HALLAZGOS EVIDENCIAS DE AUDITORIA – CRITERIO DE AUDITORIA Hallazgos = Conformidad = No Conformidad = Oportunidades de mejora HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría EVIDENCIA OBJETIVA Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Nota: Puede obtenerse Por medio de la observación, medición, ensayo, etc. CLIENTE DE LA AUDITORIA Organización o persona que solicita una auditoría AUDITADO Organización que es Auditada AUDITOR Persona que lleva a cabo una auditoría LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR Auditor designado como responsable de un equipo auditor para una Auditoría específica. EQUIPO AUDITOR Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría, con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos. EXPERTO TÉCNICO Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. PROGRAMA DE AUDITORIA Detalles acordados para un conjunto de una o más Auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia Un propósito específico PLAN DE AUDITORIA Descripción de las actividades y de Los detalles acordados de una auditoría ALCANCE DE LA AUDITORIA Extensión y Límites de una auditoría (ubicación física, unidades de organización, Actividades y procesos, así como del período de tiempo que abarca) COMPETENCIA Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados Pretendidos OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA • De control.- Destinados A orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento Organizacional en relación con estándares preestablecidos. • De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de Acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. • De Organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, Competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación De autoridad y el trabajo en equipo. • De servicio.- Representan la manera en Que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la Vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de Sus clientes. • De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de Actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que Produzca bienes y servicios altamente competitivos. • De cambio.- La Transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización. • De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje Institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las Capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. • De toma de Decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido Instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización. (NO) CONFORMIDAD: (In) cumplimiento de un requisito DEFECTO Incumplimiento de un Requisito asociado a un uso previsto o especificado Las No Conformidades deben Ser: • Afirmaciones basadas en evidencias objetivas • Información completa, es Decir, rastreable • Trazable al requisito incumplido • Breve Registro de No Conformidades • REDACCIÓN: Hechos encontrados, Relación con párrafos y Requisitos del documento de referencia (criterio de auditoría) • Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada • Acción CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra Situación indeseable PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o Que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PRODUCTO (resultado de un proceso) Categorías Genéricas: • Servicio, hardware, Material procesado, software. PERFIL DEL AUDITOR. 1. Integridad: el fundamento De la profesionalidad • Desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia y Responsabilidad • Observar y cumplir los requisitos legales • Demostrar su Competencia • Desempeñarse imparcial, ecuánime y sin sesgo en sus acciones 2. Presentación imparcial – la obligación de informar con veracidad y exactitud • Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y Exactitud las actividades de la auditoría. • Comunicación veraz, exacta y Objetiva 3. Debido cuidado profesional – la aplicación de diligencia y juicio Al auditar. 4. Confidencialidad- seguridad de información. • Los auditores Deben proceder con discreción con la información. • La información de la Auditoría no debe usarse inapropiadamente para beneficio de ninguna parte. • Confidencialidad de la información. 5. Independencia – la base para la Imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría 6. Enfoque Basado en la evidencia – el método racional para alcanzar conclusiones de la Auditoría fiable y reproducible en un proceso de auditoría sistemático • La Evidencia de la auditoría es verificable. • Está basada en muestras de la Información disponible, una auditoría se lleva a cabo durante un período de Tiempo limitado y con recursos finitos. • Uso apropiado del muestreo, está Estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las Conclusiones de la auditoría. GESTIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA Actividades Coordinadas para dirigir y controlar los programas de auditorías en una Organización. ✓ La alta dirección de la organización debe definir el Responsable por la GPA. ✓ El programa puede Incluir auditorías que consideren una o más normas de sistemas de gestión. ✓ Estas auditorías Pueden tener diversos objetivos. ✓ Una organización puede establecer Más de un programa de auditoría. ✓ Puede incluir auditorías combinadas O conjuntas. PROGRAMA DE AUDITORIA Puede incluir: • Objetivos para el programa Y para las auditorías independientes. • Alcance, calendario, tipos, números, Etc. • Procedimientos del programa. • Criterios de auditoría. • Métodos. • Selección de auditores. • Recursos necesarios. El Responsable de gestionar el Programa de auditoría debería: a) Establecer el alcance del programa. B) Identificar y evaluar los riesgos para el programa. C) Establecer las Responsabilidades de la auditoría e identificar los recursos necesarios y Asegurarse de que se proporcionan. D) Gestionar y mantener los registros de las Auditorías. El procedimiento para el programa de auditoría debería tratar a) la Planificación y el calendario de las auditorías; b) el aseguramiento y Confidencialidad de la información; b) el aseguramiento de la competencia de Los auditores y de los auditores líderes; c) la selección de los equipos Auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades; d) La realización de las auditorías; e) la realización del seguimiento de la Auditoría, si es aplicable; f) comunicar a la alta dirección los logros Globales del programa de auditoría; el mantenimiento de los registros del Programa de auditoría; OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA v Determinar la conformidad o no del SG con los requisitos especificados. V Evaluar la eficacia del SG Establecido para el logro de la política de la calidad y el cumplimiento de los Objetivos. V Verificar el Cumplimiento del sistema de acuerdo con requisitos regulatorios. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS Estado e importancia de la Actividad Grado de implementación del SGC Resultados de auditorías anteriores. Acciones correctivas adoptadas Cambios en el SG. Cambios a los procedimientos y Procesos Introducción de nuevos métodos y tecnologías. Introducción de nuevos Productos y servicios. Cambios organizativos y de personal Registros de la Auditoría Programa de auditoría Plan de auditoría Lista de Verificación Acta de La reuníón de apertura Notas de no conformidades y acciones correctivas Propuestas por el auditado Acta de la reuníón de clausura Informe de la Auditoría Formación y calificación de los auditores Informe de la auditoría de Seguimiento BENEFICIOS Fomenta el desarrollo del SGC. Proporciona a la Dirección la información para la toma de decisiones más acertadas. Contribuye a La reducción de los costos. Permite la mejora continua de la calidad. Propicia El trabajo en equipos PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA IN SITU 1. Preparación del Plan de auditoría. 2. Asignación de tareas al equipo auditor. 3. Preparación de los documentos de trabajo. El Plan de Auditoría debe incluir • los objetivos, los criterios y el alcance de la auditoría; • las fechas, Actividades y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría In situ; • la hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoría In situ, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones Del equipo auditor, • las funciones y responsabilidades de los miembros del Equipo auditor; • la asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas De la auditoría. • la identificación del representante del auditado en la Auditoría; • preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles in situ, Etc.); • asuntos relacionados con la confidencialidad; • cualquier acción de Seguimiento de la auditoría. Documentos de Trabajo • Formatos de soporte para La documentación de las evidencias y los hallazgos de auditoría • Listas de Chequeo • Procedimientos de auditoría • Registros de reuniones INICIO DE LA AUDITORIA • Designación del Auditor Líder (Gestor del PA). • Definición del ámbito: – Objetivos: Qué se va a lograr (Conformidad, áreas de mejora, Eficacia, etc.). – Alcance: Extensión y limites (áreas, procesos). – Criterios: Referencia para definir conformidad (Doc.). • Determinación de la viabilidad: – Información disponible. – Tiempo y recursos. – Cooperación del auditado. • Selección del equipo auditor (competencia). • Contacto inicial con el auditado: – Establecer canales de comunicación. Revisión DE LA DOCUMENTACIÓN Objetivo: Determinar conformidad del Sistema con los criterios de Auditoría. Documentos Del Sistema. Registros. Informes de Auditorías. Si la documentación es Inadecuada se informa de inmediato al Cliente para decidir si continuar o no. Preparación DE LA AUDITORÍA • Asignación de tareas al equipo auditor. • Preparación de los documentos de trabajo. – Listas de chequeo, formularios, Planes de muestreo, etc. • Plan de Auditoría (Líder del Equipo). – Objetivos, Alcance y criterios. – Fecha, lugar, hora y duración de las actividades. – Recursos necesarios. – Funciones y responsabilidades de los auditores. El Plan De la Auditoría debe acordarse con el Cliente y presentarse al auditado previo Al inicio de la Auditoría. Preparación de los documentos de trabajo a) Listas De verificación o chequeo. B) Planes de muestreo de la auditoría. C) Formularios para registrar la información. Listas de Chequeo Cuestiones para Comprender mejor lo siguiente: * Procesos. Etapas de los procesos. Controles de Los procesos. Métodos para verificar conformidad y eficacia: * Preguntas. Registros a revisar. Actividades a observar. Detalles de rutas de Auditoría. Preparación de las Listas de chequeo • Deberán tener espacio para el registro De la información que identifique la evidencia detectada. • Deberán Proporcionar al auditor la oportunidad de resumir y sintetizar las Observaciones encontradas para facilitar conclusiones. • Se identificarán de Manera que se puedan relacionar con la Auditoría en la cual se están Utilizando. VENTAJAS DE PREPARAR LAS LISTAS DE CHEQUEO • Mantienen la auditoría Concentrada en sus objetivos, el ritmo y continuidad de la misma. • Constituyen Evidencias de la planificación y preparación del auditor. • Constituyen una Ayuda a la memoria. • Mejoran la administración del tiempo y la carga del Auditor. • Despersonalizan la entrevista con el auditado. • Proporcionan Uniformidad al proceso de auditoría. REALIZACIÓN DE AUDITORIA • Reuníón de Apertura. • Comunicación durante la Auditoría. • Papel y responsabilidad de los Guías. • Recopilación y verificación de la información. • Generalización de los Hallazgos. • Preparación de las conclusiones. • Reuníón de Cierre. ReuníÓN DE APERTURA • Presentación de los participantes • Confirmar Plan de la Auditoría. • Confirmar calendario. • Precisar necesidad de recursos. • Precisar canales de Comunicación. • Aclarar dudas al auditado. COMUNICACIÓN • Entre los auditores: (consultas e intercambios periódicos). • Auditores – Auditados: (Inquietudes, Progreso, etc). • NC que riesgos, problemas con el desarrollo de la Auditoría. LOS GUIAS • No forman parte del Equipo Auditor. • Actúan cuando lo solicite el Líder. • Establecen contactos y horarios. • Sirven de testigos. • Proporcionan Aclaraciones. • Aseguran que los auditores respetan las reglas de seguridad. FUENTES DE INFORMACIÓN Muestreo apropiado; Entrevistas. Revisión de Documentos. Observación de actividades. REALIZACIÓN DE LAS ENTREVISTAS Con las personas Adecuadas. • En el lugar y horario de trabajo. • Crear clima agradable. • Evitar preguntas inductivas. • Explicar la razón de la entrevista. • Revisar y Resumir los resultados. • Agradecer al entrevistado. MUESTREO ¿Cómo seleccionar Las muestras? 1No pida que Le muestren documentos típicos: le darán lo mejor que tengan. 1Solicite ver una lista, índice, Registro, etc. Para seleccionar las muestras que desea verificar y escoja las Muestras de la parte inicial, la mitad y el final. 1Seleccione muestras de diferentes Partes del proceso. 1Cuando Encuentre una desviación, tome muestras adicionales del mismo tipo para Comprobar algo sistemático. RASTREO PUNTO PROFUNDO Ante un área o un proceso Aparentemente débil, efectúe una auditoría paso a paso y profundice en su Investigación. SEGUIMIENTO • Comenzar desde el principio o desde el final del Proceso • Haga un seguimiento desde un documento dado hasta los documentos Asociados • Vaya de los procedimientos a los registros y de los registros a los Procedimientos • “Siga la cadena” de las transacciones hacia atrás o hacia Delante, a lo largo del proceso COMPROBACIÓN Revisión DE PROCESOS • Verificar Si se sigue la secuencia especificada de operaciones • Verificar el tratamiento Del producto de acuerdo con las especificaciones, procedimientos e Instrucciones REVISIÓN DE DOCUMENTOS • Verificar que cada espacio es llenado, Firmado y fechado, si así se requiere. • Verificar que los documentos en uso se Correspondan con la versión vigente. • Verificar las correcciones hechas a mano Y los datos que se hayan borrado. • Revisar algunos documentos que no hayan Sido aún archivados. • Revisar totalmente algunos documentos.

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