12 Oct
Administración Guía Examen II
Unidad 3: Planeación
Definición: Determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción, en base a la investigación y elaboración de esquemas.
Importancia: 1- Desarrollo 2- Reduce incertidumbre 3- Prepara para contingencias 4- Mentalidad futurista 5- Condiciona ambientalmente 6- Razona decisiones 7- Reduce riesgos 8- decisiones por hechos 9- Establece esquemas y modelos 10- Promueve eficiencia 11- Proporciona control 12- Disminuye problemas 13- Ofrece alternativas 14- Levanta la moral 15- Maximiza aprovechamiento del tiempo
Principios: Son verdades fundamentales de aplicación general como guías de conducta a observarse en la acción adm.
1. Factibilidad: planes realizables 2.Objetividad y cuantificación 3. Flexibilidad 4. Unidad:
plan general 5. Del cambio de estrategias: los planes pueden ser modificados
Planes: Resultados del proceso de planeación, también son diseños o esquemas de lo que se hará, con especificaciones.
Tipos: a) Corto plazo: inmediatos (menos 6 meses), mediatos (6-12 meses), b) Mediano plazo (1-3 años), c) Largo plazo (más de 3 años).
Tipos de planeación: a) Estratégica: base de las otras 2, determinación de medios (largo plazo y abarca toda la empresa)
, b) Táctica o funcional: planes departamentales (mediano-corto plazo), c) Operativa: de cada una de las unidades de áreas de actividades.
Elementos planeación:
1. Misión y Visión: misión es cuando se describe la actividad o función básica y que es la razón de su existencia, visión es lo que la empresa desea en un futuro. Contenidos de la misión: a) Productos y servicios b) Mercado c) Valores
2. Propósitos: aspiraciones cualitativas básicas morales que mueven a la empresa
Características: a) Orden moral b) Acciones socioeconómicas c) Son básicos d) Cualitativos e) Permanentes f) Semipermanentes
Importancia: a) Son cimiento b) Orientan c) Identifican la empresa d) Razón del grupo social e) Definen éxito o fracaso
Propósitos: a) Dirección sin contratiempos b) Darse a conocer los miembros de la empresa c) Evitar dogmas d) Acordes a los valores e) No intereses personales f) Deben implantarse g) Evitar frases ambiguas
3. Investigación: proceso para obtener información para explicar, describir y predecir situaciones administrativas benignas o perjudiciales
Etapas: 1. Reconocimiento de problema y autorización para estudio 2. Ubicación del área de problemas 3. Tipificación de los problemas 4. Recopilación de información (medios: a) Observación e inspección b) Documentos/archivos c) Cuestionario d) Entrevistas) 5. Interpretación de datos 6. Formulación de informe 7. Diseño del nuevo sistema administrativo 8. Programa de implantación 9. Ejecución del programa de implantación 10. Evaluación del nuevo sistema administrativo
4. Premisas: Suposiciones consideradas ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán en curso del plan a ejecutarse.
Clasificación: 1. Internas: Influyen en la misión 2. Externas: a) de carácter político b) de carácter legal (tendencias fiscales, de legislación y económicas) c) Sociales d) Técnicas e) Otros factores
Evaluación de amenazas y oportunidades: puntos fuertes y débiles de la empresa:
Oportunidades y amenazas: Condiciones del ambiente externo que ayude u obstaculice la competitividad de la empresa
Puntos fuertes y débiles: fuentes potenciales son los aspectos favorables y no favorables de acuerdo a la competitividad
Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera, son fines, 1. Establecidos cuantitativamente 2. Determinados para un tiempo dado
Clasificación: 1. Estratégicos o generales 2. Tácticos o departamentales 3. Operacionales o específicos ( a)seccionales, b) individuales)
Lineamientos para establecer los objetivos: 1. Asentarlos por escrito 2. No confundirlos con medios y estrategias 3. ¿Qué, cómo, dónde, quién, cuándo y por qué? 4. Conocidos y entendibles 5. Deben de ser estables
Estrategias: Son cursos de acción que muestran la dirección y empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr objetivos.
Etapas: 1. Determinación de cursos de acción o alternativas 2. Evaluación 3. Selección de alternativas
Importancia: 1. Su ausencia puede provocar falta de objetivos 2. Lineamientos generales 3. Bases para los objetivos 4. Facilitan tomas de decisiones 5. Establecen alternativas 6. Por la competencia 7. Desarrollan creatividad
Necesitan: 1. Consistentes 2. Claras 3. No confundirlas con tácticas 4. Considerar experiencia 5. Analiza consecuencias 6. Se auxilia de investigación/planeación
Características: 1. Considera la competencia 2. Vigencia por objetivos 3. Su utilidad varía con el medio 4. Una estrategia por área 5. Establecidas por alta jerarquía
Políticas: Son guías que orientan la acción, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, para los problemas presentes
Clasificación: 1. Estratégicas o generales 2. Tácticas o departamentales 3. Operativas o específicas
Por su origen son: 1. Externas 2. Consultadas 3. Formuladas 4. Implícitas
Importancia: 1. Facilitan delegación 2. Motivan 3. Evitan pérdidas de tiempo 4. Otorgan margen de libertad 5. Contribuyen a los objetivos 6. Proporcionan uniformidad y estabilidad 7. Indicar los procedimientos 8. Facilitan la capacitación
Lineamientos: a) Por escrito b) Clara y precisa c) Darse a conocer d) Coordinación e) Revisión periódica f) Razonables y prácticas g) Concordar con objetivos h) Estable i) Flexible
Programas: esquema en donde se establecen la secuencia de actividades y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
Procedimiento: 1. Identificar/determinar actividades 2. Ordenar cronológicamente 3. Interrelacionar actividades 4. Asignar tiempo a cada actividad
Clasificación: 1. Tácticos 2. Operativos
Importancia: 1. Suministran inf. Y avances 2. Ordenan actividades 3. Identifican responsabilidades 4. Determinan recursos 5. Disminuyen costos 6. Orientan actividades 7. Determinan tiempo de inicio y terminación 8. Sólo incluye actividades necesarias 9. Evitan duplicidad de esfuerzos
Lineamientos: 1. Participación del responsable y encargados 2. Determinación de recursos y tiempo 3. Aprobación de desarrollo y ejecución 4. Factibilidad 5. Evitar contraposiciones 6. Escrito, gráfico y preciso 7. Adaptabilidad
Presupuestos: Plan de actividades expresadas en términos económicos, y su comprobación de realización//Esquema escrito general y/o específico anticipado, y en términos cuantitativos. Requieren un periodo específico.
Características: 1. Esquema 2. Plan cuantitativo 3. General 4. Específico 5. Tiene un periodo determinado
Clasificación: 1. Estratégicos o corporativos 2.Tácticos o departamentales 3. Operativos
Por su forma de calcularse: 1. Fijos o rígidos 2. Flexibles 3. Por programas
Sistema presupuestal: 1. Presupuestos de operación 2. Presupuesto de capital 3. Presupuesto financiero
Importancia: 1. Mide desempeño 2. Estándar o patrón 3. Coordina actividades 4. Medio de control 5. Determina limites 6. Establece bases 7. Estipula responsabilidades 8. Mejor comprensión de metas 9. Anticipa gastos 10. Reduce costos
Procedimientos: Establecen orden cronológico y secuencia de actividades
Importancia: 1. Determinan orden 2. Eficiencia y especialización 3. Delimitan responsabilidades 4. Como, cuando y quien ejecutan actividades 5. Aplicables a actividades respectivas
Lineamientos: 1. Capacitación 2. Accesibles 3. Gráficos 4. Evitar automatización 5. Se adecúan 6. Revisión periódica 7. No rigidez 8. Estabilidad 9. Supervisión no rigurosa
Planes: 1. Autorización 2. Objetividad 3. Actualización 4. Confidencial 5. Sencillez 6. Adecuación 7. Completo 8. Ventajoso
Unidad 4: Organización
Concepto: “El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación, y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social”
Principios: 1-Del objetivo, 2-Especialización, 3-Jerarquia, 4-Paridad de Autoridad y Responsabilidad, 5-
Unidad de mando, 6-Difusion, 7-Amplitud o tramo de control, 8-De la coordinación, 9-Continuidad.
Etapas de la organización
División del trabajo: Es la separación y delimitación de las autoridades, con el fin de realizar una función con la mayor Precisión, Eficacia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Jerarquía: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: División y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Tipos de departamentalización: 1-Funcional, 2-Productos, 3-Geográfica o por territorios, 4-Clientes, 5-Por proceso o equipo, 6-Secuencia
Descripción de función, actividades y obligaciones
Coordinación: Sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Tipología de la organización
-Organización militar: la actividad decisional recae en una sola persona.
-Organización funcional o de Taylor: supervisión a cabo de 8 especialistas uno por cada actividad y autoridad en su área.
-Organización lineo-funcional: En esta se combinan los 2 tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada uno.
-Organización Staf: Surge por consecuencia de grandes empresas, se cuanta con ayuda de manera de detalles y especialistas capases de proporcionar información experta.
-Organización por Comités: Los asuntos administrativos se asignan a un grupo de personas: Tipos de comités {1-Direcivo, 2-Ejecutivo, 3- De vigilancia, 4-Consultivo
-Organización matricial: Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con las de funciones. Existen los gerentes funcional con una sobreposición de un grado de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos.
Técnicas de organización (“Graficas de organización”)
-Organigrama: 1-Por objetivo, 2-Por su área, 3-Por su contenido.
-Manuales: Documentos con información detallada acerca de la organización de la empresa.
-Diagramas de flujo: Representación gráfica de los pasos o procedimientos. Tipos de manuales -manuales de organización, manuales departamentales, manuales interdepartamentales.
-Costos de distribución del trabajo o de actividades: Se analizan los puestos que integran un departamento.
-Análisis de puesto: -Descripción del puesto (Información) –Especificación del puesto (Requisitos)
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