Tipos de Instituciones Documentales

Archivos

Los archivos se componen de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material, producidos por cualquier persona física o jurídica o por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad. Estos documentos se conservan, bien por sus creadores o bien por sus sucesores, de forma organizada, respetando el orden de creación, para servir como fuente de información, investigación o difusión cultural. El archivo también se identifica como la institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. La incorporación de documentos no se realiza mediante selección, sino por recepción. Su organización y conservación física se rigen por el principio de procedencia (respetar el origen y clasificación propia de los fondos, manteniéndolos agrupados). Los archivos emplean instrumentos descriptivos y elaboran productos documentales diferentes al resto de las instituciones documentales; en ellos, la vocación conservadora es más determinante.

Centros de Documentación

Los centros de documentación facilitan a los usuarios la información referencial que necesitan, proporcionando en algunos casos información puramente formal y en otros, información sobre el contenido de los documentos. Su rasgo distintivo es que se centran en el análisis de la documentación, tanto en su identificación física como en su ordenación temática y en la descripción de su contenido. Se dedican, sobre todo, a proporcionar a los usuarios la información referencial pertinente que precisan. Muchos suelen poseer bibliotecas. Las bibliotecas también suelen tener libros de referencia y de consulta, así como fuentes de información bibliográficas, boletines de resúmenes o bases de datos, etc.

Definición de Archivo y Características

Un archivo es un conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. Estos documentos son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien, transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

Según la LPHE (1985), «los archivos son los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos».

Características del Archivo

• Compuesto por documentos (sin importar su fecha, forma o soporte material).
• Se distingue de otras instituciones documentales por el quién, el cómo y el para qué de su creación.

El Sistema Archivístico Español

El sistema archivístico español se conforma según la Constitución Española de 1978, presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las Comunidades Autónomas. El art. 149.1 28 a) establece las competencias exclusivas del Estado en cuanto a la «Defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental contra la exportación y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las CCAA». El art. 148.1 declara las materias sobre las que las CCAA pueden asumir competencias y las especifica en su apartado 15 a) «Los museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la CA». Si bien no se hace referencia explícita en el texto, todas las CCAA han incluido los archivos en sus respectivos Estatutos de Autonomía.

Sistema Archivístico Estatal

Órganos

• Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)
• Junta Superior de Archivos
• Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
• Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales
• Instituto de Patrimonio Histórico
• Junta de Calificación, Verificación y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español

Centros

Archivos Nacionales

• Archivo General de Simancas
• Archivo Histórico Nacional
• Archivo General de la Guerra Civil Española
• Archivo de la Corona de Aragón
• Archivo General de Indias
• Archivo General de la Administración

Archivos Regionales

• Archivo del Reino de Valencia
• Archivo del Reino de Mallorca
• Archivo del Reino de Galicia
• Archivos de las Chancillerías

Archivos Históricos Provinciales

(No se especifica información)

Los archivos del poder ejecutivo (ministerios, Presidencia del Gobierno, Consejo de Estado, organismos estatales, empresas públicas), los del poder legislativo (Congreso y Senado), los del poder judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, etc.), así como los del ejército, quedan fuera de este sistema archivístico dependiente de Cultura, puesto que su adscripción orgánica a sus respectivas instituciones los mantiene desvinculados.

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