Proceso administrativo

Conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la  empresa, orientada al logro de sus fines y objetivos. 

Funciones de la administración: conjunto de responsabilidades pertenecientes al ejercicio de la  administración de una empresa. Estas funciones se pueden clasificar en cuatro grupos:  planificación, organización, gestión o dirección y control. Estas funciones se deben realizar de  forma correlativa. Este proceso se compone de dos fases: 

• La fase mecánica: la parte teórica de la administración, en la que se establece como debe  hacerse y se divide en dos subfases; planificación y organización. 

• La fase dinámica: se refiere a como poner en practica todo lo que se ha planeado y organizado  previamente, y se divide en gestión o dirección y control. 

2. FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Planificación: fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la  empresa y establecer criterios de decisión. Para llevar a cabo una buena planificación hay que  seguir estos pasos. 

I. Analizar la situación de partida  

II. Marcar el objectivo  

III. Analizar los puntos fuertes y débiles de cada una y escoger aquella que se adapte mejor  IV. Controlar y determinar las desviaciones  

Cuando se quieren establecer los objetivos, hay que tener en cuenta que: 

• Los objetivos tienen que ser realistas 

• Se pueden establecer prioridades 

• Los objetivos se deben alcanzar con el menor numero de consecuencias imprevistas sus costes  deben ser mínimos. 

2.1 Clasificación de los planes

• Según su alcance y amplitud

• Fin o propósito: fines fundamentales seguidos por la empresa 

• Objetivos: aquello que quiere conseguir la empresa durante un periodo concreto • Estrategias: acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos  marcados 

• Políticas: principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones especificas • Procedimientos: pasos a seguir para ejecutar una acción  

• Reglas: indican lo que se puede hacer y lo que no 

• Presupuestos: expresión numérica del plan escrito  

• Según su ámbito temporal  

• Planes a largo plazo: se contemplan en un periodo superior a 5 años 

• Planes a medio plazo: se han de conseguir en un periodo superior a 1 año e inferior a  5 

• Planes a corto plazo: tienen como limite el ejercicio económico, normalmente 1 año •

Según su funcionalidad

 

• Área comercial: hacen referencia a todo lo relacionado con las ventas, antes y después  de producir 

• Área de producción: se refieren al sistema productivo 

• Área de inversión y financiamiento: hacen referencia a los fondos necesarios para el  funcionamiento de la empresa 

• Área de recursos humanos: todos los que hacen referencia al factor humano de la  empresa

3. FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

Organización

Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden  definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa. La  organización pretende ordenar tareas teniendo en cuenta la división del trabajo. Para diseñar un  buen sistema de organización se deben considerar los siguientes aspectos: 

I. Hay que determinar los niveles de organización 

II. Las funciones o objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser  claros y concretos 

III. Cada persona debe saber a quien tiene que rendir cuentas 

IV. Deber haber vías de comunicación en todos los sentidos, es decir, entre departamentos, con  cargos de rango superior o inferior de la misma empresa y hacia el exterior.

3.1 La organización del trabajo:
Conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar  todos los medios a disposición de la empresa para que se obtengan los objetivos  previamente marcados. 

A.
Escuela de la organización científica del trabajo: El principal representante  de esta escuela fue Frederick W. Taylor, cuyas ideas constituyen la base del taylorismo y  se refieren a la producción industrial. Los principios fundamentales de esta escuela son: el  análisis y diseño de cargos y tareas, especialización de funciones, descentralización de  responsabilidades, racionalización del trabajo eliminando tiempos muertos e incentivos  salariales basados en la productividad.  

En sus inicios, el taylorismo fue bien acogido tanto por los empresarios como por los  trabajadores, ya que ambos obténían beneficios. Pero a medida que fue pasando el  tiempo, este sistema empezó a resentirse, sobre todo por el descontento de los  trabajadores, que protestaban por la monotonía del trabajo, que les producía cansancio y  fatiga. 

Paralelamente, un autor francés, Fayol, creaba un sistema de organización del trabajo que  interrelacionaba en mayor medida el factor humano y la empresa en su totalidad, el  fayolismo. Los principios fundamentales de esta escuela son: la división del trabajo, una  jerarquía bien definida, unidad de mando y dirección, remuneración equitativa y  satisfactoria y el equilibrio entre autoridad y responsabilidad. Para Fayol, función mas  importante era la administrativa, ya que consideraba que de ella dependían todas las  demás funciones de la empresa. 

B.
Escuela de relaciones humanas: a partir de las criticas al taylorismo, se  intentaron buscar otros métodos para solucionar sus puntos débiles. Con el objetivo de  hacer un trabajo más humano, Elton Mayo fue la primera persona que demostró la  importancia de las relaciones humanas. 

Los autores de esta escuela creen que la motivación en la conducta humana es lo único  que hace aumentar la productividad del trabajo. Por lo tanto, la empresa debe motivar a la  plantilla. 

3.2 División del trabajo:

numero de tareas distintas en que se distribuye el trabajo  necesario par la producción de un bien o servicio.

3.3 La organización formal:

estructura intencional definida e identificada en la que la  empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura  a la cual se han de ajustar las personas. Para que la organización funciones es que cada  uno de los elementos sepa que papel ha de realizar. La autoridad debe estar claramente  delimitada, pero ha de haber flexibilidad y libertad de movimiento. 

A. Estructura organizativa .

Para estructurar la organización de la empresa es necesario conocer cuál es la división del trabajo, analizar cómo se coordina y cómo es la comunicación.

A.1 División por departamentos  

-Por funciones: el personal se organiza según su especialización y por tanto, su capacidad, dependiendo del trabajo que realiza. //-Por zonas geográficas: la plantilla se organiza de manera que conozca la zona a la que va destinada el producto. // -Por productos: agrupación del personal según el producto final.

-Por procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción. 

B. Modelos de estructura

  

B.1 Modelo lineal o jerárquico:
Se basa en el principio de mando. Es un      modelo válido para las empresas pequeñas y medianas (pymes)    

Ventajas

La simplicidad y la rapidez en la toma de decisiones ////-

Inconvenientes

Falta de especialización por parte de los directivos 

B.2 Modelo funcional:
Caracterizado por la existencia de especialistas.// Surge con la finalidad de superar las limitaciones de la estructura lineal.    

Ventajas

La empresa puede disponer de especialistas dentro y el personal se puede dedicar únicamente a sus especialidades. Las comunicaciones se efectúan directamente, sin intermediarios. La especialidad promueven las decisiones, no la jerarquía

Inconvenientes

Los empleados pueden recibir ordenes y directrices de más de un jefe y a veces contradictorias. Genera conflictos.

B.3 Modelo Staff:
Estructura central jerárquica que cuenta con el soporte por parte de los departamentos de asesoramientos, que sirven para ayudar y asesorar pero no tienen ningún tipo de autoridad.

Ventajas

Permite la intervención de especialistas y sigue la relación de mando en el sentido de que cada persona depende de otra, solamente recibe ordenes de un jefe. 

Inconvenientes

Decisiones lentas, puede haber conflictos de relaciones entre el personal, estos departamentos representan un coste adicional para la empresa. 

B.4 Modelo matricial:
Modelo propio d elas empresas industriales que consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas , como  funciones y proyectos, que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad.  

Ventajas

Organización flexible y es un método nuevo, pero al mismo tiempo mantiene una estructura habitual. 

Inconvenientes

Es necesario coordinar a todas las personas que  intervienen en un proyecto, y pueden surgir conflictos entre los distintos directores. 

C
.

Los organigramas

Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las carácterísticas principales de dicha estructura. Un organigrama debe  cumplir los siguientes requisitos. 

-Diferenciar los elementos que componen la empresa. //-Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad. 

-Ser de fácil comprensión. 

-Ser sencillo 

C.2 Clasificación según su finalidad  

-Organigramas informativos:
Dan una información global de la empresa, solo en grandes unidades. 

-Organigramas de análisis:
Prece la totalidade de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada.

C.3 Clasificación según su extensión  

-Organigramas generales: reflejan la estructura general de la empresa, es decir, todos los departamentos. 

-Organigramas detallados: informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa. 

C.4 Clasificación según su contenido  

-Organigramas estructurales: solo se presentan las unidades que forman la empresa y sus relaciones. 

-Organigramas de personal: solo se representan las personas que ocupan las diferentes unidades. 

-Organigramas funcionales: reflejan como esta formada cada una de las unidades. 

4. FUNCIÓN DE GESTIÓN O DIRECCIÓN

Gestionar

Intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para  conseguir los objetivos marcados. Hay varios niveles de dirección, que son responsables de  tareas diferentes. 

4.1 Funciones de la dirección: el liderazgo

Liderazgo

Habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a  llevar a cabo determinados objetivos por voluntad propia. Este consiste en:

• Elegir las tareas que se han de realizar 

• Transmitir dichas tareas al personal 

• Dar instrucciones a la plantilla 

• Crear situaciones de trabajos favorables  

• Tener capacidad de liderazgo 

Existen varios tipos de liderazgo, pero básicamente los podemos centrar en 3:  autoritario, democrático y liberal. Según se dirija se puede aumentar o disminuir el el  rendimiento de las personas. 

• Liderazgo autoritario:
Basado en un estilo dominante. No necesita participación de sus  subordinados 

• Liderazgo democrático:
El líder busca ser un miembro más del grupo. Promueve la  participación. 

• Liderazgo liberal:
Basado en una participación mínima del líder.  

A. Teorías sobre el liderazgo:

las teorías X e Y(Douglas McGregor)  

TEORÍA X (estilo de liderazgo: autoritario): 

• Tienen aversión al trabajo, trabajan lo mínimo posible 

• No tienen ambición, no quieren responsabilidades 

• Prefieren que les manden 

• No quieren cambios 

TEORÍA Y (estilo de liderazgo: democrático): 

• Quieren trabajar 

• Energía que desprenden tan natural como la que se desprende con el deporte o  juegos 

• Tienen ambición, imaginación y creatividad 

• Quieren responsabilidades 

B. Teoría Z (estilo de liderazgo: trabajo conjunto entre empresas y plantilla. Cultura participativa): La empresa es parte de su vida, ya que dedica a una gran porción de su tiempo a ella y esta le proporciona el dinero necesario para vivir. 

• Todos los trabajadores son importantes en la empresa 

• Se reconocen sus aportaciones 

• Conciliación entre los intereses de la plantilla y los de la organización 

• No quieren estimulan la comunicación y el respeto 

• Busca mejorar la productividad 

4.2 Toma de decisiones

Las decisiones se toman basándose bien en la intuición, en la experiencia o en procesos  racionales que utilicen métodos científicos. Para poder tomar decisiones de forma  correcta se han de seguir los siguientes pasos: 

• Definir el objetivo 

• Conseguir toda la información importante para lograr el objetivo 

• Establecer hipótesis sobre el comportamiento de variables que se tengan • Diseñar alternativas 

• Evaluar cada uno de los caminos a tomar 

• Tomar la decisión 

• Realizar las actuaciones previstas 

• Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones

5. FUNCIÓN DE CONTROL

Controlar

Verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los  objetivos generales como en los subobjetivos más concretos. Existen diferentes técnicas de  control. 

• Auditoría:
Verifica la planificación tanto en relación con la contabilidad como con la rentabilidad  de los recursos o la gestión global de la empresa. 

Según quién la lleve a cabo:  

• Interna: tiene lugar dentro de la empresa com mecanismo propio de control. • Externa:la realizan personas ajenas a la empresa. 

Según cuál sea el motivo de control:  

• Auditoria de cuentas: se analizan los estados financieros en la empresa.

• Auditoria operativa:se analiza la estructura global de la empresa con respecto a los objetivos,  políticas o planificaciones. 

• Ecoauditoría: controla el impacto medioambiental de las empresas 

• El control del presupuesto: controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla. • La estadística: permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar  pronósticos.