¿Qué es la Gestión en una Organización?

Se trata de la realización de acciones enfocadas a la obtención de una mejora (posición favorable frente al cumplimiento de un objetivo en comparación con la posición anterior, en términos de la eficiencia del cumplimiento del objetivo).

Lo anterior considerando recursos limitados en la organización para el logro de los objetivos.

Es la conducción del funcionamiento y desarrollo de un sistema, sea este una organización o parte de ella y los procesos que involucra.

Conjunto de actividades que involucra la movilización y transformación de recursos dentro de la organización, y que permite obtener una optimización en los resultados.

Realizar acciones que permitan de manera holística e integradora posicionar competitivamente a la organización dentro del mercado en el que se encuentra participando.

Tipos de Gestión

Gestión Estratégica

Implementa acciones que permiten lograr o alcanzar un posicionamiento organizacional, para la cual visualiza la organización como un todo unificado.

Gestión por Áreas Funcionales

El funcionamiento de las organizaciones se debe a sus áreas funcionales (Financiera, Comercial, Productiva y de Recursos Humanos) y son en base a estas que la organización establece objetivos y acciones para su cumplimiento.

Gestión de Recursos

Lo limitado de los recursos en cada una de las áreas funcionales de la organización obliga a mantener un rendimiento eficiente de los mismos.

Objetivos Organizacionales

• Objetivos Corporativos (Estratégicos)
• Objetivos Funcionales (Por Área Funcional)
• Objetivos Sociales (Responsabilidad Social Empresarial)
• Objetivos Personales

El Proceso de Gestión

El proceso de Gestión, también llamado de Administración, contiene las etapas de:

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Control

Planificación

Es determinar el curso de acción de manera anticipada, de las actividades y recursos involucrados para el cumplimiento de objetivos.

Intenta optimizar el logro de los objetivos (recursos escasos).

Trata de hacer coherente recursos v/s objetivos (rendimiento de recursos).

Es pensamiento presente de una idea o situación futura.

Incluye y considera a las personas como un recurso productivo el cual se debe monitorear.

Es un proceso general subdividido el cual debe de poder ser medido en términos al menos cuantitativos.

Es un instrumento de gestión y de control.

Organización

Determinar las estructuras que sustentarán el desarrollo de las actividades planificadas.

Agrupar actividades por objetivos.

Determinar los procesos que se llevan a cabo.

Crear unidades departamentales y jerarquizarlas (estructura organizacional).

Dirección

Guiar o conducir el desarrollo de las actividades planificadas y organizadas.

Motivar.

Generar y facilitar los procesos de comunicación.

Control

Medir el avance de los resultados obtenidos según estructura de planificación durante el desarrollo de las actividades, de manera de monitorear el grado de cumplimiento del objetivo.

Mapa Estratégico

Este Mapa Estratégico considera que la perspectiva base en el cumplimiento de los objetivos estratégicos es la de Aprendizaje, por consecuencia mejoras en la producción interna, llegando así con un mejor servicio al cliente y obteniendo con esto un impacto en lo financiero.

Sus Fortalezas

• Definición y clarificación de Estrategias Globales.
• Revisiones Periódicas según avances.
• Correcciones y cambios a tiempo.
• Mejora Continua.
• Darle más Eficiencia a los sistemas de Información.
• Mediciones de desempeño y rendimiento.
• Vinculación entre Unidades Operativas y Gerenciales en la concreción de Objetivos.
• Fortalecimiento del Recurso Humano debido a mejoras en aprendizajes y competencias.

Proceso Definición Estratégica

Análisis interno y externo (FODA estratégico).

Declaración de estrategia (visión/misión, valores).

Definición estrategia (objetivos de estrategia).

¿Qué es un CMI?

Creado por Robert Kaplan y David Norton.

Una Herramienta de Estrategia.

«Es un conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus objetivos de Posicionamiento y crecimiento.»

Es el Modelo de Gestión y Planificación más Utilizado.

Lo que permite desarrollar es: actividades de control de la gestión en donde se priorizan los procesos internos de la organización.

CMI = Balanced Scorecard

Es un modelo de Gestión que traduce la estrategia en Objetivos Relacionados entre sí

para el cumplimiento de su Fin Último (Visión/Misión).

Relaciona las perspectivas más relevantes y establece una vinculación de progreso e impacto a través de relaciones de Causa/Efecto entre ellas, a los que denomina Mapa Estratégico.

FODA ESTRATÉGICO

OPORTUNIDADES

Potencialidades (FORTALEZA):

La combinación de fortalezas y oportunidades permite determinar las potencialidades y líneas de acción más relevantes que conduzcan a la organización a su crecimiento, posicionamiento y diferenciación.

DESAFÍOS (DEBILIDAD)

La combinación de debilidades y oportunidades exigirá al proyecto una cuidadosa evaluación y consideración a la hora de proyectar el futuro de la clínica en cuanto a sus servicios, variables diferenciadoras entre otros aspectos.

AMENAZAS

Riesgos (FORTALEZA):

La combinación de amenazas y fortalezas permiten evidenciar los potenciales riesgos a los cuales se expone el proyecto.

LIMITACIONES (DEBILIDAD)

La combinación de debilidades y amenazas permiten identificar las limitaciones, advertencias y alertas a las cuales se verá enfrentada la organización en el corto, mediano y largo plazo.

¿Qué es un CMI?

Creado por Robert Kaplan y David Norton.

Una Herramienta de Estrategia.

«Es un conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus objetivos de Posicionamiento y crecimiento.»

Es el Modelo de Gestión y Planificación más Utilizado.

Lo que permite desarrollar es: actividades de control de la gestión en donde se priorizan los procesos internos de la organización.

CMI = Balanced Scorecard

Es un modelo de Gestión que traduce la estrategia en Objetivos Relacionados entre sí

para el cumplimiento de su Fin Último (Visión/Misión).

Relaciona las perspectivas más relevantes y establece una vinculación de progreso e impacto a través de relaciones de Causa/Efecto entre ellas, a los que denomina Mapa Estratégico.

Importante:

No se deberían de contemplar gran cantidad de Metas, ya que eso pondrá el éxito del cumplimiento del Objetivo sobre muchas variables, al igual que indicadores pueden entorpecer resultados por mediciones innecesarias.

Perspectiva Financiera

¿Qué hacemos para cumplir con expectativas de inversionistas (privados) o de rendimiento de presupuestos (públicos)?

Objetivos Estratégicos

• Control sobre el Capital de Trabajo, Cobranzas y Abastecimiento.
• Control de Costos para ser Eficientes en el Servicio sin perder la calidad.
• Control de presupuestos y recursos autogestionados (servicios públicos).

Metas o Factores de Éxito

• Acortar plazos de recuperación de cuentas y controlar los plazos de pago y abastecimiento.
• Definir paquetizaciones y estándares de servicio mediante acuerdos con equipos médicos y aseguradoras.
• Establecer costo marginal del uso de presupuestos y aportes por recursos autogestionados.

Indicadores

• Rotación de Cuentas por Cobrar y de Cuentas por Pagar (Razones Financieras).
• Costo variable y fijos por servicios, control de costos marginales.
• Porcentaje de Utilización de Presupuesto y Cobertura, Porcentaje de Presupuesto Autogestionado.

Perspectiva del Cliente

¿Qué debemos hacer u ofrecer para satisfacer de mejor forma las necesidades de nuestros clientes?

Objetivos Estratégicos

• Diseños de un programa de fidelización de clientes que permita un aumento de x%.
• Redefinición de la cartera de productos y servicios ofrecidos.
• Focalización por programas y cobertura territorio (público).

Metas o Factores de Éxito

• Estructura de convenios con empresas e instituciones para entregar mejores atenciones.
• Tipos de productos según aumento en tasas de frecuencia de atención.
• Ampliar cobertura de atención y programas.

Indicadores

• Forma de convenios.
• Nuevos servicios de atención.
• Cobertura de programas.

Perspectiva Interna

¿En qué procesos debemos ser eficientes para satisfacer las necesidades identificadas?

Objetivos Estratégicos

• Mejora y desarrollo tecnológico.
• Formación de equipos médicos para mejoras en las prestaciones.
• Control sobre asistencia y tiempos de atención (público).

Metas o Factores de Éxito

• Realizar inversiones en tecnología e investigaciones.
• Generar instancias de fortalecimiento interno para potenciar competencias y destrezas clínicas.
• Generar bases de datos para control y mejora de la comunicación con pacientes.

Indicadores

• Número de nuevos equipamientos y aumento de la productividad.
• Número de jornadas de fortalecimiento.
• Registro de datos y mecanismos de comunicación.

Perspectiva del Aprendizaje

¿Qué aspectos de la formación, competencias, habilidades y de desarrollo interno del recurso humano son necesarias para mejorar internamente los procesos claves identificados?

Objetivos Estratégicos

• Generar un proceso de desarrollo del capital humano.
• Mejora de la motivación del personal, a través de acciones que mejoren desempeño operativo.
• Mejorar eficiencia y eficacia del personal de planta no médico (pública).

Metas o Factores de Éxito

• Definir un plan de capacitación anual con énfasis en la atención integral.
• Desarrollo de acciones incluidas en un plan motivacional que disminuya la rotación de personal.
• Mantener programas de desarrollo y habilidades respecto de cada área.

Indicadores

• Horas de capacitación real por trabajador.
• Indicadores de rotación de personal.
• Número de programas, control de habilidades.

Sistemas Administrativos v/s ERP

Los Sistemas Administrativos (como un programa de recepción o de almacenamiento como puede ser una planilla Excel) solo nos entrega información independiente y no vinculante sobre las demás actividades que desarrolla la empresa, sin una integración adecuada. SON BUENAS ALTERNATIVAS PARA IMPLEMENTAR.

Los ERP; Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning).

Son un grupo de programas integrados (software) que administra de manera conjunta e interrelacionada las principales operaciones de negocio de una organización.

Áreas Importantes a Medir

Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas etc, que permiten el funcionamiento de una organización. Las áreas Funcionales clásicas que podemos encontrar en cualquier organización son:

• Finanzas
• Adquisiciones
• Recursos Humanos
• Producción
• Marketing

Procesos Integrados en los ERP

• Materias primas
• Logística de entrada (cómo es el proceso de transporte y registro entrada de insumos)
• Almacenaje y depósito
• Estandarización de productos o servicios
• Almacenamiento de productos terminados
• Logística de salida
• Marketing y venta
• Servicio al cliente

Áreas Específicas (algunos ejemplos)

• General: Unificar Multiplataforma, Procesamiento General, Auditoría, Calidad Atención general, Eficiencia en Cobertura.
• Finanzas: Existencia de varias figuras, Estructura de Balance y cuentas contables (contabilidad), Cuentas por Pagar, Cuentas por cobrar, rendimiento presupuesto, Estados de Resultados.
• Adquisición: Abastecimiento, Materias primas, Compras.
• Marketing: Difusión, Estrategias de promoción, nuevos servicios.
• Producción: Estándares, rendimiento de materias primas y equipamiento, cumplimiento de procesos, Mantenimiento.
• Recursos Humanos: Productividad RR.HH, rotación de personal, asistencias, programas de desarrollo, rendimiento horas hombre.

Beneficios Generales

• Control de la empresa mediante información precisa en tiempo real en cualquier parte del mundo.
• Mejores prácticas de negocios mediante el uso de Internet: compras y ventas eficientes, mejor gestión de cobranza, pagos en forma fácil, optimización y automatización de inventarios, etc.
• Optimización de los procesos empresariales de todas las áreas.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Complejidades

Es difícil que se desarrollen ERP que precisen con exactitud cada una de las actividades particulares de las organizaciones, como por ejemplo los complejos procesos que se deben de desarrollar en el área de la Salud.

Lo anterior obliga a diseñar sistemas complejos y muy costosos, lo que significa que se deberá evaluar el beneficio real de la implementación de un sistema de información como este.

¿Cuál es la Vinculación con la Gestión?

Los ERP permiten a la organización monitorear los avances según los indicadores propuestos en cada objetivo estratégico, de manera que se cumplan según los niveles establecidos tanto en tiempo, recursos económicos, materiales y eficiencia en el proceso.

El no complimiento de lo anterior hará que el ERP informe que existen retrasos, errores e ineficiencias según lo inicialmente planificado.

Etiquetas: Balanced Scorecard, CMI, ERP, Gestión, Organizaciones, Planificacion