La Gestión Presupuestaria en Editoriales

Elaboración de Presupuestos

Ingresos:

Todos los presupuestos se deben realizar considerando todos los ingresos obtenidos en base a:

• Venta neta de los libros.
• Venta de derechos.
• Subvenciones y CEDRO.
• Servicios y coediciones.
• Representación, actos y otros.

+/- Variación de Existencias en Inventario:

• Se suma el valor de los libros almacenados.
• Si los libros tienen más de 2 años, su valor es 0.
• Si los libros son actuales, hay que determinar su valor.

Gastos Generales:

• Sueldos y salarios.
• Servicios profesionales.
• Alquiler y comunidad.
• Teléfono, Internet, comunicación.
• Luz, agua.
• Limpieza y mantenimiento.
• Material de oficina y editorial.
• Informática, leasing y rentings, web.
• Seguros.
• Correos y mensajeros.
• Gastos de viaje.
• Publicidad.
• Comunicación y presentaciones.
• Ferias y atenciones protocolarias.
• Otros gastos.
• Total de gastos generales.

Gastos Directos:

• Maquetaciones y correcciones.
• Traducciones en su caso.
• Imprenta.
• Portadas, fotografías, ilustraciones y otros.
• Total de gastos directos.

Derechos de Autor:

• Derechos de autor liquidables años anteriores.
• Anticipos.
• Total derechos de autor.

Gastos Logísticos:

• Transporte.
• Almacén.
• Total de gastos logísticos.

Gastos Financieros.

Total de Gastos.

Control Presupuestario

Es una comparativa entre el presupuesto inicial de ingresos y los gastos presupuestados.

El ERP en Artes Gráficas

La palabra ERP viene de las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que se podría traducir como Planificación de los Recursos de la Empresa.

Un ERP es un sistema informático que abarca toda una empresa, utilizado para gestionar todos sus recursos y compartiendo la información necesaria entre los distintos departamentos de la misma en una única base de datos.

A diferencia de otros programas de gestión que pueden crearse ex profeso o a medida para una determinada empresa, este tipo de software de gestión, ERP, es un programa estándar que contiene las funciones más habituales en todo tipo de empresas y que permite ciertos niveles de configuración y personalización para adaptarlo a cada empresa en particular.

Otro de los principales objetivos de usar un ERP para la gestión económica de una empresa de Artes Gráficas es la de homogeneizar el formato en que cada empresa procesa la gestión de precios, costes, presupuestos, facturas y todos los datos concernientes a su gestión económica y de recursos humanos, lo que supone una importante ventaja, ya que cada entidad genera información en un formato distinto: Excel, Access, ASCII, etc., y cada entidad intenta “imponer” su propio formato porque es “el mejor”, todo lo cual suele desembocar en una gran confusión, fracaso del telepedido y una gran pérdida de horas de trabajo.

Principales Características de los Paquetes ERP:

Son Integrados:

En una misma base de datos guardan la información de diferentes departamentos de la empresa. El dato único permite ahorros en el mantenimiento del mismo, pero también que todas las áreas involucradas de la empresa dispongan del mismo dato.

Comparten la Información en Tiempo Real:

Una vez introducido un dato en un área, digamos por ejemplo la expedición de un producto terminado a un cliente introducida por el área de almacén, automáticamente el resto de las áreas tienen en tiempo real información sobre esa transacción. Así, el área de ventas podrá saber que ya no tiene disponible para la venta dicho producto, contabilidad podrá registrar dicha expedición y hacer una provisión del cobro de la misma, y así todas las áreas implicadas dependiendo de la empresa.

Permiten Cierta Personalización:

Un ERP está pensado para su aplicación en una empresa genérica. Para utilizar este sistema es necesario que la empresa personalice o parametrice el sistema a sus requerimientos. Este proceso se realiza durante la llamada Implantación del ERP.

La parametrización va desde datos básicos sobre la estructura de la empresa (número de almacenes, fábricas, máquinas…) hasta la forma de realizar los procesos, segmentación de tareas, tiempos, sus costes…

Cuando la complejidad de la empresa es grande, a veces no es suficiente con la parametrización que permite el ERP, y en este caso es necesario recurrir al desarrollo a medida, tanto dentro del mismo paquete como con elementos de software externos. Por ejemplo, realizando interfaces con otros sistemas.

Existen muchos ERP aplicados a las empresas de artes gráficas. La elección de la más adecuada es muy importante porque una mala programación puede conducir a errores de cálculos de consecuencias desastrosas para vuestra empresa y su futuro en el mercado.

Ejemplos de ellos son: SIGAR, LogicPrint (no compatible con Mac, estudiarlo en red), Gesgraf (no compatible con Mac)…, Arte ERP (uno de los pocos sistemas de gestión de presupuestos aplicado al diseño gráfico y las publicaciones que es compatible con sistema Mac).

Etiquetas: artes gráficas, control presupuestario, ERP, Gestión presupuestaria, SIGAR, software de gestión