8.2.5) Implementación
Principio 3: Implementación
Para una implementación efectiva, una organización debería desarrollar las capacidades y mecanismos de apoyo necesarios para alcanzar su política, objetivos y metas ambientales. Las capacidades y el apoyo que requiere la organización evolucionan constantemente en respuesta a los requisitos cambiantes de las partes interesadas, a la dinámica del ambiente comercial y al proceso de mejoramiento continuo. Para alcanzar sus objetivos ambientales, una organización debería enfocar y alinear su personal, sus sistemas, su estrategia, sus recursos y su estructura.
Para muchas organizaciones, la implementación de la gestión ambiental puede abordarse en etapas y se debería basar en el nivel de conocimiento de los requisitos, aspectos, expectativas y beneficios ambientales, y en la disponibilidad de recursos.

Recursos: Humanos, físicos y financieros

Se debería definir y poner a disposición los recursos humanos, físicos (ej.: instalaciones, equipos) y financieros apropiados, esenciales para la implementación de las políticas ambientales de una organización y el logro de sus objetivos. Al asignar los recursos, las organizaciones pueden desarrollar procedimientos para mantenerse al corriente de los beneficios, así como también de los costos de sus actividades ambientales o relacionadas. Se puede incluir materias tales como el costo del control de la contaminación, de los desechos y de la disposición final de residuos sólidos.
La base de los recursos y la estructura de la organización en las PyME pueden imponer ciertas limitaciones a la implementación. Para manejar estas limitaciones, las PyME deberían considerar estrategias de cooperación con:
Organizaciones de clientes más grandes para compartir la tecnología y los conocimientos prácticos.
Otras PyME en una cadena o en una base local de suministros para definir y tratar materias comunes, compartir el conocimiento práctico, facilitar el desarrollo técnico, usar instalaciones en forma conjunta, establecer una manera de estudiar el SGA, contratar consultores en forma colectiva.
Organizaciones de normalización, asociaciones de PyME, Cámaras de Comercio, para programas de capacitación y conocimiento.
Universidades y otros centros de investigación para respaldar la producción y la innovación.

Responsabilidades técnicas y personales

La responsabilidad por la efectividad global del SGA debería ser asignada a una o varias personas del más alto rango o función(es), dotadas con suficiente autoridad, competencia y recursos. Los gerentes de operaciones deberían definir claramente las responsabilidades del personal pertinente, y responsabilizarse por la implementación efectiva del SGA y del desempeño ambiental. Los empleados de todos los niveles deberían, dentro del alcance de sus responsabilidades, responder por el desempeño ambiental como una forma de respaldar al SGA general.

Conciencia y motivación ambiental

La alta gerencia tiene un papel clave en la construcción de la conciencia y motivación de los empleados, explicando los valores ambientales de la organización y comunicando su compromiso con la política ambiental. Es el compromiso de las personas individuales, en el contexto de los valores ambientales compartidos, lo que transforma un SGA de un documento de trabajo a un proceso efectivo.
Todos los miembros de la organización deberían comprender y ser estimulados, para que acepten la importancia de alcanzar los objetivos y metas ambientales por los cuales responden y son responsables. Ellos a su vez deberían estimular, cuando sea necesario, a los demás miembros de su organización para que respondan de una manera similar.
La motivación para un mejoramiento continuo puede promoverse reconociendo que los empleados han logrado los objetivos y metas ambientales, y estimulándolos para que hagan sugerencias conducentes a mejorar el desempeño ambiental.

Conocimiento, habilidades y capacitación

Se debería identificar el conocimiento y las habilidades necesarios para lograr los objetivos ambientales. Estos se deberían considerar al momento de seleccionar, contratar, capacitar, desarrollar habilidades y entregar educación permanente al personal.
Se debería proporcionar a todo el personal de la organización, una capacitación apropiada al logro de las políticas, objetivos y metas ambientales. Los empleados deberían tener una base de conocimientos apropiada, que incluya capacitación en los métodos y habilidades requeridos para ejecutar sus tareas en forma eficiente y competente, y conocimiento del impacto que sus actividades pueden tener sobre el ambiente, si las ejecutan en forma incorrecta.
La organización debería asegurar también que todos los contratistas que trabajan en terreno, demuestren que poseen el conocimiento y las habilidades requeridas para ejecutar el trabajo en forma ambientalmente responsable.

Comunicación e informes

La comunicación incluye el establecimiento de procesos para informar internamente y, cuando se desee, externamente acerca de las actividades ambientales de la organización con el objeto de:
Demostrar el compromiso de la gerencia con el ambiente.
Responder a las preocupaciones sobre materias ambientales derivadas las actividades, productos o servicios de la organización.
Promover el conocimiento de las políticas, objetivos, metas y programas ambientales de la organización.
Informar a las partes internas y externas interesadas, sobre el sistema de gestión y el desempeño ambiental de la organización cuando sea apropiado.

Los resultados del monitoreo, auditoría y revisión de la gerencia del SGA deberían comunicarse a aquellas personas de la organización que son responsables del desempeño ambiental. La disposición relativa a informar apropiadamente a los empleados de la organización y a otras partes interesadas, sirve para motivar a los empleados y estimular la comprensión y aceptación pública de los esfuerzos de la organización, por mejorar su desempeño ambiental.
Es importante recordar para la comunicación y la información ambiental, tanto interna como externa, los siguientes aspectos:
Debe estimularse la comunicación en dos direcciones.
La información debería ser comprensible y estar explicada adecuadamente.
La información debería ser verificable.
La organización debería presentar una descripción exacta de su desempeño.
La información se debería presentar en forma consistente (ej.: unidades similares de medición para permitir la comparación entre un período y otro).

Una organización puede comunicar información ambiental de diversas formas:
Externamente, a través de un informe anual, emisiones reglamentarias, registros públicos, publicaciones de asociaciones industriales, prensa, y publicidad pagada.
Organización de días abiertos, la publicación de números telefónicos a los cuales se puede dirigir reclamos y preguntas.
Internamente, a través de avisos en las pizarras, periódicos internos, reuniones y mensajes a través del correo electrónico.

Documentación del SGA

Se debería definir y documentar apropiadamente los procesos y procedimientos operacionales, actualizándolos en caso necesario. La organización debería definir claramente los diversos tipos de documentos que establecen y especifican los procedimientos y controles operacionales efectivos.
La existencia de documentación del SGA sirve como respaldo para que el empleado conozca lo que requiere para alcanzar los objetivos ambientales de la organización, además de permitirle evaluar el sistema y el desempeño ambiental.
La naturaleza de la documentación puede variar dependiendo del tamaño y complejidad de la organización. Cuando los elementos del SGA se encuentran integrados al sistema de gestión general de una organización, la documentación ambiental debería integrarse a la documentación existente. Para facilidad de uso, la organización puede considerar la organización y mantención de un sumario de la documentación para:
Cotejar la política, los objetivos y las metas ambientales.
Describir los medios para alcanzar los objetivos y metas ambientales.
Documentar las funciones clave, las responsabilidades y los procedimientos.
Indicar la dirección hacia la documentación relacionada y, describir otros elementos del sistema de gestión de la organización, cuando sea apropiado.
Demostrar que se ha implementado los elementos del SGA que son apropiados para la organización.

Control operacional

La implementación se consigue mediante el establecimiento y mantención de procedimientos y controles operacionales para asegurar que la política, objetivos y metas ambientales de la organización puedan cumplirse.
La organización debería considerar las diferentes operaciones y actividades que contribuyen a sus impactos ambientales significativos, cuando esté desarrollando o modificando sus controles y procedimientos operacionales. Tales operaciones y actividades pueden incluir:
Diseño e ingeniería; investigación y desarrollo.
Adquisiciones y Contrataciones.
Manipulación y almacenamiento de materias primas.
Procesos de producción
Mantención.
Laboratorios.
Almacenamiento de productos.
Transporte.
Comercialización, publicidad.
Servicio al cliente.
Adquisiciones, construcción o modificación de propiedades e instalaciones.

Las actividades se pueden dividir en tres categorías:
Actividades para prevenir la contaminación y conservar recursos en nuevos proyectos de importancia, cambios en el proceso y gestión de recursos, propiedad (adquisiciones, cesión de activos y administración de la propiedad), y nuevos productos y envases;

Actividades diarias de la gerencia para asegurar la conformidad con los requisitos organizacionales internos y externos, y para asegurar su eficiencia y efectividad;
Actividades estratégicas de la gerencia para anticipar y responder a los requisitos ambientales cambiantes.

Preparación y Respuesta a Emergencias

Se debería establecer planes y procedimientos de emergencia para asegurar la existencia de una respuesta apropiada ante incidentes inesperados o accidentes.
La organización debería definir y mantener procedimientos para tratar incidentes ambientales y potenciales situaciones de emergencia. Los procedimientos y controles de operación deberían considerar, cuando sea apropiado:
Emisiones accidentales hacia la atmósfera.
Descargas accidentales al agua y tierra.
Efectos específicos en el ambiente y en el ecosistema como resultado de descargas accidentales.

Los procedimientos deberían tener en cuenta los incidentes que surgen, o tienen probabilidades de surgir, como consecuencia de:
Condiciones de operación anormales.
Accidentes y situaciones potenciales de emergencia.

Verificación

8.2.6) Medición y Evaluación
Principio 4: Seguimiento, Medición y Evaluación
Una organización debería medir, monitorear y evaluar su desempeño ambiental. La medición, el monitoreo y la evaluación son actividades claves de un SGA, las cuales aseguran que la organización está actuando en conformidad con el programa de gestión ambiental establecido.

Medición y monitoreo

Debería haber un sistema en acción para medir y monitorear el desempeño real, comparándolo con los objetivos y metas ambientales de la organización en las áreas de sistemas de gestión y procesos operacionales. Esto incluye la evaluación del cumplimiento con la legislación y los reglamentos ambientales pertinentes. Los resultados se deberían utilizar para determinar las áreas de éxito e identificar las actividades que requieren acciones correctivas y mejoramiento.
Deberían existir procesos apropiados para asegurar la confiabilidad de los datos, tales como: calibración de instrumentos, equipos de ensayo y muestreo de software y hardware.
La identificación de los indicadores de desempeño ambiental apropiados para la organización, debería ser un proceso continuo. Tales indicadores deberían ser objetivos verificables y reproducibles. Ellos deberían ser pertinentes a las actividades de la organización, consistentes con su política ambiental, prácticos, y factibles técnica y económicamente.

Acción correctiva y preventiva

Se debería documentar los hallazgos, conclusiones, y recomendaciones obtenidos como resultado de la medición, monitoreo, auditorías y otros exámenes del SGA, e identificar las acciones correctivas y preventivas necesarias. La gerencia debería asegurar la implementación de estas
acciones correctivas y preventivas, y la existencia de un procedimiento de seguimiento sistemático para garantizar su efectividad.

4.5.2 Evaluación de Cumplimiento Legal

– Procedimiento (s) para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables u otros requisitos que suscriba.
– Los procedimientos pueden ser combinados o individuales.
– Mantener registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

4.5.3 No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva

– Procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y preventivas.
– El (los) procedimiento (s) deben definir requisitos para:
Identificar y corregir las no conformidades y tomar acciones para mitigar los impactos ambientales;
Investigar las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir:
La revisión de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas.
– Las acciones deben ser apropiadas a la magnitud de los problemas e impactos ambientales.
– Cualquier cambio se debe incorporar a la documentación del S.G.A.

4.5.4 Control de Registros

Registros para:
Demostrar la conformidad con los requisitos del S.G.A.;
Demostrar la conformidad con ésta Norma Internacional; y
Demostrar los resultados logrados.
– Procedimiento (s) para establecer la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.
– Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

8.2.7) Revisión y Mejoramiento
Principio 5: Revisión y mejoramiento
Una organización debería revisar y modificar continuamente su SGA, con el objeto de mejorar su desempeño ambiental global.

Revisión del SGA

A intervalos apropiados, la gerencia de la organización debería revisar el SGA para asegurarse si continúa siendo adecuado y efectivo. La revisión del SGA debería tener un alcance bastante amplio para tratar las dimensiones ambientales de todas las actividades, productos o servicios de la organización, incluyendo su impacto en el desempeño financiero, y posible posición competitiva.
La revisión del SGA debería incluir:
Una revisión de los objetivos y metas ambientales, y del desempeño ambiental.
Hallazgos de las auditorías del SGA.
Una evaluación de su efectividad.
Una evaluación de la adecuación de la política ambiental y de la necesidad de cambios a la luz

8.2.8) Mejoramiento Continuo

El concepto de mejoramiento continuo es un componente clave del SGA. Este se alcanza evaluando continuamente el desempeño ambiental del SGA, en comparación con sus políticas, objetivos y metas ambientales, con el propósito de identificar oportunidades para el mejoramiento.
El proceso de mejoramiento continuo debería:
Identificar áreas de oportunidad para el mejoramiento del SGA conducentes a un mejor desempeño ambiental.
Determinar la causa o las causas que originan las no conformidades o deficiencias.
Desarrollar e implementar un plan de acciones correctivas y preventivas para tratar las causas que originaron el problema.
Verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas.
Documentar cualquier cambio en los procedimientos, derivados del mejoramiento del proceso.
Hacer comparaciones con los objetivos y metas.

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