Planificación previa al viaje

Preparativos para el viaje

Tanto en viajes domésticos como al extranjero, las preparaciones son similares:

• Reserva de billetes de avión
• Reserva de hoteles
• Herramientas necesarias (portátil, móvil…)

Concertación de visitas

• Visitas concertadas: Siempre mediante carta comercial, excepto cuando ya existe una relación fluida con el cliente.
• Visitas no concertadas: Si un representante nos informa de que el cliente tiene horarios de visitas, no serán necesarios más ajustes.

Tipos de visitas

Visitas de fidelización del cliente

Estas visitas no necesitan de presentación de la empresa, ya que el cliente nos conoce. Se trata de mostrarle las novedades y tratarle como él espera.

Fases previas a la visita:

• Concertación
• Preparación de la visita

Fases de la visita:

• Valoración de los productos de la última compra
• Oferta de productos que nos interesa especialmente vender y presentación de las novedades
• Cierre para intentar concretar un pedido
• Valoración de la visita

Visitas de captación de clientes potenciales

Fases previas a la visita:

• Estudio del cliente
• Concertación por carta

Fases de la visita:

• Presentación breve de la empresa
• Presentación del producto
• Información de las condiciones
• Cierre
• Valoración

Elementos ajenos en el desarrollo de las visitas

• El factor tiempo
• Elementos distorsionadores
• El factor cliente

Registro y valoración de la visita

• Debemos registrar la visita para saber cuánto ha pasado entre visita y visita a un mismo cliente. La ficha de valoración de visita se rellena con:

• Fecha, hora y persona que nos atendió
• Artículos solicitados
• Artículos por los que el cliente haya mostrado interés
• Condiciones pactadas
• Otros comentarios

Tipos de ruta

Ruta en círculos concéntricos o en espiral

Establecen un camino que dibuja círculos concéntricos con los lugares de origen (circunferencia) y destino (centro). Secuencializando las visitas por el centro, llegaremos al último punto más rápido.

• Ventajas: La ida es rápida y, a medida que hacemos visitas, volvemos al origen.
• Inconvenientes: Si se realizan visitas no concertadas, nos será difícil volver si el cliente no estaba.

Ruta en línea recta y zonas

Las visitas dibujan una línea, de manera que por ella volvemos al origen. Se pueden añadir otras visitas en forma de pequeños desvíos.

• Ventajas: En las visitas no concertadas, podemos ir a visitar clientes no incluidos en la ida.
• Desventajas: A la vuelta no podemos aprovechar para otras visitas, ya que se vuelve por el mismo camino.

Ruta en forma de trébol

Se realiza por periodos, se siguen unos bucles, de tal manera que se regresa por un camino diferente al de la ida para aprovechar la vuelta. Al día siguiente, se realiza otro bucle en otra dirección y así sucesivamente.

• Ventajas: Se abarca mucho terreno y funcionan muy bien con muchas visitas concertadas.
• Desventajas: Desaconsejable si hay muchas visitas no concertadas, ya que no se regresa por el mismo camino.

Ruta en zigzag

Utilizado si cada visita está muy alejada, buscando la manera más rápida, pero se estudia la manera de regresar también en zigzag.

• Ventajas: Es muy aconsejable si las visitas equidistan, más o menos, de un eje imaginario central. Se abarca bastante terreno.
• Desventajas: No se pueden repetir visitas no concertadas a clientes que no se encuentren en la ida.

Gestión del cobro

• El departamento de contabilidad no es el único encargado de llevar operaciones de cobro, el departamento de ventas es un elemento negociador vital en la gestión de cobros.

El cobro como elemento contable

• El departamento de contabilidad establece los plazos de cobro en función de las cantidades.
• La capacidad de liquidez es determinada por la relación entre el tiempo que tendrá la empresa en pagar sus obligaciones de pago y el tiempo que tendrá en cobrar sus derechos de cobro.
• El tiempo que tarda la empresa en pagar lo que debe y en que le paguen lo que le deben determina la capacidad de liquidez, llamado cash-flow.
• Mucha gente confunde términos relacionados con el cobro. Para esclarecer esta cuestión, estableceremos dos criterios de clasificación: según el momento de realizar el cobro y según la forma de realizar el pago.

Según el momento de realizar el cobro:

• Cobro al contado: Pagar en el momento de la venta.
• Cobro a plazos: Se cobra después de la venta. Se establece en periodos de tiempo iguales.
• Si el cobro se aplaza, se generan intereses.

Según la forma de realizar el pago:

• Cobro en efectivo: Se paga con billetes de uso legal.
• Otras formas de cobro: Cualquiera que no se realice en efectivo: tarjeta, transferencia bancaria, cheque.

El descuento

Se aplica en el momento de realizar el cobro, por lo que están directamente relacionados.

Descuento: La reducción que se efectúa a un precio de venta. Esta reducción es el resultado de aplicar un porcentaje al precio de la transacción y restarle el resultado.

Tipos de descuento:

• Descuentos por pronto pago: Aplicado en compraventas efectuadas al contado.
• Descuento por volumen o rappel: Se aplica cuando el cliente adquiere un volumen de ventas determinado. Se establece un precio por unidad que disminuye a medida que se solicitan más unidades.
• Descuentos por reclamaciones anteriores: Por errores de transporte.
• Descuentos con objetivos comerciales: Se aplican para atraer y fidelizar clientes.

Conviene recordar que al final siempre se aplica el IVA.

El orden de cálculo de una factura es:

1. Precio de las mercancías – descuentos más gastos = Base imponible
2. Base imponible más IVA = Total factura

El cobro como variable negociadora

El representante deberá conjugar con el cliente la forma de cobro con el importe total de la operación.

Tratamiento de la información de ventas

Una de las funciones del departamento de ventas es recopilar y evaluar datos.

De esto se encargan los representantes comerciales y el personal administrativo.

Procesamiento de datos relativos a las ventas

La ficha de valoración de visita, el pedido o la factura, entre otras, constituyen las fuentes de información internas.

Los datos relativos a las ventas son:

• Ficha de clientes: Informan de sus pedidos y visitas.
• Fichas de productos:

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