1.Introducción

Es necesario que las operaciones que realice la empresa queden reflejadas en soportes materiales, para que quede constancia de los hechos y que las personas encargadas de su registro puedan demostrar las operaciones que se han realizado, bien por el requerimiento de un órgano interno o externo. Estos soportes materiales se llaman justificantes y son diferentes según el tipo de operaciones que se realice. Nosotros nos vamos a centrar en los documentos relacionados con el proceso comercial.
Pedido
Cliente Mercancía + Albarán Proveedor
Factura
Pago

Pasos

1.El cliente, por el medio que tenga establecido en la empresa: teléfono, fax, etc. Solicita bienes o servicios al proveedor mediante un documento llamado pedido.

2.La recepción del pedido, en este caso, el proveedor pondrá el producto a disposición del cliente y emitirá un documento en el que dejara constancia de esa entrega de bienes, llamado albarán o nota de pedido.
3.Según el acuerdo al que hayan llegado, el proveedor entregara al cliente un documento, ya más formal, que contendrá las cantidades y conceptos de los albaranes, con los precios convenidos y la forma de pago. Es la factura.
4.El pago, según la forma de pago pactada, el cliente hará efectivo el importe de la factura.
En este proceso se ha generado una cadena de documentos comerciales.

2.El pedido

Cuando una empresa necesita algún producto, tiene dos opciones:
1.Esperar la visita del representante del vendedor y realizar el pedido a través de él.
2.Solicitar el producto a su proveedor. En este caso nos encontramos en la 2ª opción.
Pedido: es la solicitud, en firme, de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.
Aunque lo más normal en pedidos vigentes en que se realicen por teléfono, la mayoría de las empresas exigen que para dejar constancia de la solicitud, se realice por faz, correo electrónico o carta.
El pedido puede ser firmado por el director comercial, pero no es imprescindible que figure en él la firma de las personas que autorizan la compra.
La numeración de los pedidos puede variar según las empresas. Lo más sencillo y normal es darles un número correlativo anual y por almacén.
Del pedido deben enviarse dos copias al proveedor, para que devuelva una firmada y sellada en señal de aceptación.

Tipos de pedido

1.Según el objeto: podemos hablar de:
a.Pedidos de materiales o productos independientemente de que estos sean para reposición o para consumo extraordinario.

B.Pedido de servicios:

son aquellos que solicitan alguna prestación o realización de un determinado trabajo.

2.Según el destino:

diferenciamos entre:

A.Pedidos para consumo extraordinario:

(materiales de pronto empleo) se trata de materiales que pueden existir en el almacén, pero que por tratarse de consumos extraordinarios hayan sido solicitados expresamente para este fin, procurando evitar aso alterar los consumos medios que inciden sobre los puntos de pedio con las implicaciones que esto tienen sobre el nivel de stocks.

B.Pedidos de reposición:

son aquellos pedidos por el almacén, se trata de materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.

3.Según la forma:

a.Pedidos normales: son aquellos en los que las cantidades solicitadas se han ajustado en función de la política de aprovisionamiento.

B.Pedidos programados:

abarcan uno o varios materiales, pero homogéneos. Se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta consumos históricos y previstos, stocks mínimos, existencias y cantidades pendientes de suministro. Este estudio se realiza para obtener el consumo previsto para un año generalmente.
Con este pedido se contratan unas cantidades fijas de cada material, a entregar en unas fechas previstas de antemano, y fijadas en el pedido o bien, comprometiéndose a un suministro fijo cada mes, trimestre, etc. El principal inconveniente es determinar la cantidad total a solicitar. Esta cantidad deberá ser inferior a la prevista para no exceder el stock. Habrá que tener cuidado con las fechas de entrega previstas para evitar la rotura de stocks.
Como ventaja tenemos la reducción de los costes de gestión y el precio de adquisición como consecuencia del volumen de compra.

C.Pedidos abiertos:

se trata de un grupo de materiales homogéneos por si mismos o por su procedencia.
Se analizan los consumos históricos y los previstos, los stocks mínimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. Una vez realizado el estudio se solicitan las diferentes ofertas, indicando las características de este tipo de pedido.
En cuanto a las cantidades solicitadas lo son a título indicativo y varían en función de cómo varían los consumos reales respecto a los consumos previstos.
No existe compromiso de compra, solo si se necesita.
En cuanto a los plazos de entrega suelen ser cortas, de 24h, 48h, una semana, etc.
La empresa, aunque es opcional, podría exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo de cada material.
En este tipo de pedidos, normalmente se reducen las formalidades a la hora de solicitar materiales, pudiendo realizarse este pedido por teléfono, fax, correo electrónico, etc.
También se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido o aceptar las subidas de precios de estos materiales.

Como ventajas:

1.Reduce el stock inmovilizado, por dos razones: por los cortos plazos de entrega y por asegurar el proveedor que tiene en exigencias el stock mínimo que necesita el comprador.
2.Permite también que las exigencias en el almacén sean baja.
3.Produce una mayor rotación de los materiales.
4.Reduce los precios de adquisición.
5.Se reducen los plazos de aprovisionamiento.
6.Se reducen el número de compras y de trabajo contable, así como el número de boletines.

Como inconvenientes:

1.Se elevan el número de recepciones.
2.Hay que realizar un estudio previo a la adquisición del pedido.
El control sobre los pedidos efectuados se realiza a través de un libro de registro que permite su seguimiento. Este libro de registro contendrá datos como el número de pedido, la fecha, el importe, el proveedor, la fecha prevista de recepción, la fecha de recepción, etc.…

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